Ситуация‚ когда нотариус отказывается заверить копию трудовой книжки‚ встречается довольно часто и вызывает много вопросов. Чтобы понять‚ почему возникает отказ и что можно сделать‚ необходимо разобраться в двух ключевых аспектах: правилах хранения оригинала трудовой книжки и полномочиях нотариуса по заверению документов.

Ключевое правило: кто и когда должен хранить трудовую книжку?

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ № 225)‚ действует чёткое правило:

• Работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя на протяжении всего периода трудоустройства сотрудника.
• Выдать трудовую книжку на руки работнику работодатель может только при увольнении.
• В всех остальных случаях (например‚ для подачи в ПФР‚ банк‚ визовый центр) работодатель обязан выдать сотруднику заверенную выписку из трудовой книжки или копию.

Полномочия нотариуса: что он может и должен сделать?

Нотариус удостоверяет верность копии с оригинала документа. В случае с трудовой книжкой это создаёт основную проблему.

Обязательное условие: оригинал должен быть в наличии

Нотариус вправе делать копии только с оригинала. Если вы приносите заранее изготовленную копию‚ нотариус её не заверит. Он должен лично сверить копию с оригиналом‚ проверить все записи‚ отсутствие исправлений и лишь затем приложить свою подпись и печать.

Разные ситуации для разных категорий граждан

• Для безработных (состоящих на учёте в ЦЗН): Оригинал трудовой книжки находится у них. Они могут спокойно прийти к нотариусу с оригиналом‚ и тот заверит копию без проблем.
• Для уволенных работников: После увольнения они получают оригинал трудовой книжки на руки. Соответственно‚ могут также обратиться к нотариусу.
• Для действующих (работающих) сотрудников: Вот здесь и возникает основная сложность. У них оригинала нет. Они могут прийти к нотариусу только с копией‚ которую им выдал работодатель. Нотариус‚ не увидев оригинала‚ не имеет права заверить такую копию‚ так как не может подтвердить её полное соответствие оригиналу.

Почему нотариус отказал? Основные причины

Исходя из собранной информации‚ можно выделить следующие частые причины отказа:

1. Отсутствие оригинала документа. Самая распространённая причина для работающего гражданина.
2. Попытка заверить копию‚ сделанную не у нотариуса. Нотариус должен сделать копию сам‚ под вашим контролем.
3. Статус «закрытой» трудовой книжки у работающего. Законодательство не предусматривает специального порядка заверения копий для таких случаев. Нотариус может усмотреть риски‚ так как не может быть уверен в актуальности записей на момент заверения.
4. Некорректное оформление. Например‚ если копия не соответствует требованиям ГОСТ (не все страницы‚ нечитаемые записи и т.д.).

Что делать‚ если нотариус отказал? Пошаговый алгоритм

Если вам нужна заверенная копия для предъявления в ПФР‚ банк или другое учреждение‚ действуйте по схеме:

Шаг 1: Определите свой статус

Вы безработный или уволены? У вас должен быть оригинал. Если он у вас‚ но нотариус всё равно отказал — уточните причину. Возможно‚ проблема в оформлении.

Вы работаете? Оригинал у работодателя. Значит‚ идти к нотариусу с копией — бесполезно.

Шаг 2: Обратитесь к работодателю (для работающих)

Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать вам заверенную выписку из трудовой книжки или копию трудовой книжки. Согласно закону‚ работодатель обязан это сделать. Заверять копию должен уполномоченный представитель работодателя (чаще всего кадровик) с указанием должности‚ подписи‚ расшифровки подписи и печати организации.

Шаг 3: Уточните требования принимающей стороны

Свяжитесь с тем учреждением‚ куда вы будете представлять документ (ПФР‚ банк и т.д.)‚ и выясните:

• Достаточно ли им копии‚ заверённой работодателем?
• Или им требуется нотариально заверенная копия?

Важно: Многие инстанции (включая ПФР) принимают копии‚ заверённые работодателем‚ если они соответствуют требованиям. Требование нотариального заверения для действующих сотрудников часто является избыточным.

Шаг 4: Если нотариальное заверение всё же обязательно

В этом случае вам необходимо получить оригинал трудовой книжки от работодателя. Это возможно только при увольнении. Если вы планируете увольняться‚ после получения оригинала вы можете сразу заверить его копию у нотариуса.

Важные нюансы и частые ошибки

• Перевод трудовой книжки. Если требуется перевод‚ его не пришивают к оригиналу (это может быть расценено как порча документа). Перевод пришивают к нотариально заверенной копии.
• Стоимость услуги. Она не фиксирована и зависит от нотариальной конторы и количества страниц. Нужно уточнять в конкретной конторе.
• Для безработных. Если вы состоите на учёте в ЦЗН и у вас есть оригинал‚ нотариус должен заверить копию. Отказ в этом случае неправомерен.

Отказ нотариуса заверить копию трудовой книжки работающего гражданина — это‚ как правило‚ законное и обоснованное действие‚ основанное на отсутствии у заявителя оригинала документа. Решение проблемы лежит не в нотариальной конторе‚ а в кадровом отделе вашего работодателя. Требуйте от работодателя выдачи правильно заверённой копии или выписки‚ что является его прямой обязанностью по закону.

Краткая памятка:

1. Работаю? Оригинал у работодателя -> Заверение у работодателя (не у нотариуса).
2. Уволен/безработный? Оригинал у меня -> Могу обратиться к нотариусу с оригиналом.
3. Нужен перевод? Переводим и заверяем копию‚ а не оригинал.
4. Всегда уточняйте требования организации-приёмника!