Сегодня всё чаще требуется нотариально заверенная копия трудовой книжки – при приёме на новую работу, оформлении пенсии, получении социальных выплат или в судебных спорах. Однако бывают ситуации, когда нотариус отказывает в совершении нотариального действия. В данной статье подробно рассмотрим, почему нотариус может отказать в заверении копии трудовой книжки, какие нормативные акты регулируют этот вопрос и какие шаги следует предпринять заявителю.

Нормативная база, регулирующая заверение копий трудовой книжки

• Основы законодательства РФ о нотариате (ФЗ № 4462‑1 от ) – устанавливает общие требования к документам, принимаемым нотариусом для совершения нотариальных действий.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения записей, исправлений и хранения трудовых книжек.
• ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» и другие отраслевые нормативные акты, где может потребоваться заверенная копия трудовой книжки.

Согласно источникам ^[1] и ^[2], специальных требований к заверению копий «закрытых» трудовых книжек нотариусами законодательство не содержит. Однако нотариус обязан проверять документ на соответствие требованиям, предусмотренным Основаниями законодательства о нотариате и Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Основные причины отказа нотариуса в заверении копии трудовой книжки

Из анализа судебной практики, разъяснений органов прокуратуры и обсуждений на юридических форумах (^[4]) можно выделить следующие типичные основания отказа:

1. Наличие исправлений, подчисток, зачёркнутых слов или иных неоговоренных изменений в трудовой книжке.
   Согласно п. 2 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус не принимает документы, имеющие такие дефекты.
   Порядок исправления записей в трудовой книжке регламентирован Постановлением № 225: исправления должны вноситься работодателем (или его правопреемником) на основании официального документа, а не произвольно сотрудником.
2. Отсутствие обязательных реквизитов (печати организации, подписи уполномоченного лица) в разделе о приёме на работу, перемещении или увольнении.
   Некоторые нотариусы требуют наличия записи об увольнении, однако прямая норма, обязывающая её наличие для заверения копии, отсутствует (^[4]). Тем не менее, если запись отсутствует, а документ выглядит «незавершённым», нотариус может усомниться в его достоверности.
3. Несоответствие формы трудовой книжки установленному образцу (например, использование нестандартного бланка, отсутствие необходимых разделов).
4. Подозрение в подделке документа (например, различия в шрифте, несоответствие дат, отсутствие последовательности записей).

Важно понимать, что отказ нотариуса должен быть мотивирован и основан на конкретных нарушениях, а не на субъективном желании «усложнить» процедуру.

Что делать, если нотариус отказал в заверении копии трудовой книжки

Если вы столкнулись с отказом, действуйте последовательно:

1. Получите письменный мотивированный отказ. Нотариус обязан указать причины отказа в письменной форме (обычно в виде акта или справки).
2. Проверьте обоснованность отказа:
   • Сравните указанные причины с требованиями Основ законодательства о нотариате и Постановления № 225.
   • Если причина – наличие исправлений, уточните, были ли они внесены в соответствии с установленным порядком (по месту работы или работодателем‑правопреемником).
3. Устраните недостатки трудовой книжки (если они действительно):
   • Обратитесь к текущему или предыдущему работодатору с запросом о выдаче справки о правильности записей или о внесении исправлений в соответствии с п. 4 Постановления № 225.
   • В случае ликвидации организации – получите справку от правопреемника или от нового работодателя, подтверждающую отсутствие изменений в трудовой книжке на определенную дату.
4. Повторно обратитесь к нотариусу с исправленным документом и приложенными справками.
5. Если отказ сохраняется и считается неправомерным:
   • Подайте жалобу в нотариальную палату субъекта РФ (по месту регистрации нотариуса).
   • При необходимости – обратитесь в суд с иском о признании действий нотариуса незаконными и о compelled выполнении нотариального действия.

На практике многие споры решаются на этапе предоставления справки от работодателя о том, что в трудовой книжке нет неправильных записей на текущую дату (^[4]); Такая справка, заверенная печатью организации и подписью уполномоченного лица, обычно снимаету нотариуса о достоверности документа.

Примерный запрос справки от работодателя

[Наименование организации]
[Юридический адрес]
[ИНН/КПП]


Справка

Выдана [ФИО сотрудника], родившегося [ДД.ММ.ГГГГ],
работавшего в организации с [ДД.ММ.ГГГГ] по [ДД.ММ.ГГГГ] (или по настоящее время),
в том, что в трудовой книжке № [номер] отсутствуют неправильные или неточные записи
на дату [ДД.ММ.ГГГГ].

Справка выдана для подачи в нотариальную контору в целях заверения копии трудовой книжки.

Подпись: ___________________ [ФИО руководителя]
М.П. (печать организации)

Данный шаблон можно адаптировать под конкретную ситуацию (например, указать, что исправления были внесены работодателем в соответствии с п. 4 Постановления № 225).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять копию трудовой книжки без записи об увольнении?

Да. Нормативные акты не требуют наличия записи об увольнении для заверения копии. Однако некоторые нотариусы могут запрашивать такую запись из‑за внутренней практики; в этом случае следует предоставить справку от последнего места работы о отсутствии изменений в трудовой книжке.

Что делать, если в трудовой книжке есть исправления, сделанные сотрудником самостоятельно?

Такие исправления считаются неправильными согласно Постановлению № 225. Необходимо обратиться к работодателю (или его правопреемнику) для официального исправления записи. После получения корректного документа нотариус обязан принять его к заверению.

Можно ли обойти нотариуса и получить заверенную копию в отделе кадров?

Ранее отделы кадров действительно заверяли копии трудовых книжек. Сейчас такая практика сохраняется только в некоторых организациях и не имеет нотариальной силы. Для официальных целей (суд, госорганы) требуется именно нотариальное заверение.

Каков срок рассмотрения жалобы на действия нотариуса?

Жалоба в нотариальную палату рассматривается в течение 30 дней с момента её получения. При необходимости можно подать иск в суд – срок исковой давности составляет три года с момента нарушения права.

Отказ нотариуса в заверении копии трудовой книжки возможен, но только при наличии конкретных нарушений документа, предусмотренных Основаниями законодательства о нотариате и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Заявитель должен:

• Требовать письменное обоснование отказа;
• Проверить его законность;
• При необходимости устранить недостатки трудовой книжки (получить справку от работодателя, внести исправления в установленном порядке);
• Повторно обратиться к нотариусу или защитить свои права в нотариальной палате и суде.

Соблюдение указанных шагов позволит минимизировать риски отказа и получить необходимую нотариально заверенную копию трудовой книжки в shortest possible срок.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года.