Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Пенсионный фонд России (ПФР) использует сведения из трудовой книжки для расчёта пенсионного стажа. На основании этих данных формируются:

• пенсионные выплаты;
• страховые взносы;
• социальные выплаты.

Если у работника нет возможности предоставить оригинал трудовой книжки, ПФР может запросить её у работодателя.

1.1 Кратко о законодательных изменениях

С 2015 г. обязанность выдавать трудовую книжку работнику, который оформляет пенсию, закреплена за работодателем (см. ФЗ «О страховых пенсиях», ФЗ «О накопительной пенсии»). До 2015 г. работодатель мог отказать в выдаче без объяснения причин.

Как правильно оформить передачу трудовой книжки работнику?

2.1 Шаги работодателя

1. Получение заявления от работника о необходимости выдачи книжки для ПФР.
2. Подписание и резолюция руководителя о выдаче документа.
3. Выдача книги под расписку о её получении.
4. Хранение расписки до возврата книги.

2.2 Содержание заявления

Заявление может быть составлено в свободной форме, однако рекомендуется включить:

• просьбу выдать трудовую книжку для предоставления в ПФР;
• ссылку на соответствующие нормативные акты;
• сроки, необходимые для процедуры;
• указание, что работник берёт на себя ответственность за сохранность книги.

После подписания заявления руководителем оформляется резолюция «Разрешить выдачу трудовой книжки». На основании этой резолюции документ передаётся работнику.

2.3 Расписка о получении

В расписке указываются:

• серия и номер трудовой книжки;
• дата получения;
• обязательство работника вернуть книжку в установленный срок.

После возврата книги расписка передаётся работодателю.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за:

• задержку выдачи трудовой книжки;
• неправильное оформление записи о причине увольнения;
• предоставление неполных или недостоверных сведений в ПФР.

При нарушении сроков или ошибок возможны штрафы и административные меры.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка. Её особенности:

• Хранится только в цифровом виде, без физического носителя.
• Доступ к сведениям возможен через личный кабинет на портале Социального фонда России или через мобильные приложения.
• Переход к электронному формату добровольный; бумажная книжка сохраняет юридическую силу.
• Для новых сотрудников (с 2021 г.) сведения фиксируются только в электронном виде.

Если работник выбрал электронный вариант, работодатель:

1. выдаёт бумажную книжку с отметкой о выборе электронного формата;
2. снимает ответственность за её хранение;
3. вносит запись о подаче заявления в электронную систему.

Работнику необходимо хранить бумажную копию, так как в электронной версии фиксируются только данные с 2020 г.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки? – С 2015 г. отказ без законного основания считается нарушением трудового законодательства.
• Нужна ли книжка для расчёта пенсии? – Да, сведения из неё обязательны для исчисления страхового стажа.
• Что делать, если работник потерял книжку? – Необходимо оформить заявление о восстановлении и предоставить копию в ПФР.
• Как оформить заявление о переходе на электронную форму? – Письменное заявление в свободной форме, подписанное работником и одобренное руководителем.

Рекомендации работодателям

Для минимизации рисков следует:

1. Вести журнал выдачи и возврата трудовой книжки.
2. Хранить копии всех заявлений и резолюций минимум 5 лет.
3. Обучать HR‑персонал новых требованиям ПФР.
4. Регулярно проверять соответствие внутренних процедур законодательным актам.

Передача трудовой книжки в ПФР – обязательный этап при оформлении пенсии. Правильное оформление заявления, подпись руководителя и составление расписки позволяют работодателю законно переложить ответственность за хранение документа на работника и избежать административных штрафов. При переходе на электронный формат важно помнить о сохранении бумажной копии и правильной передаче данных в ПФР.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.