Дата публикации: 22 мая 2026 г., 16:48
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, которая стала официальным документом, фиксирующим сведения о трудовой деятельности работника. Однако в практике часто встречаются ситуации, когда сотрудник приносит на работу две трудовые книжки. Эта статья разбирает, почему так происходит, какие правила действуют и как правильно оформить такие случаи.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о:
- местах и периодах работы;
- заработной плате;
- выплатах, премиях и надбавках;
- трудовом стаже;
- сведениях о профсоюзных и иных организационных отношениях.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, форма трудовой книжки определена и обязательна для всех работников, принимаемых по трудовому договору.
Бумажная vs электронная
С 1 января 2020 года в РФ допускается использование электронной формы трудовых книжек. При этом:
- Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа.
- Работник может выбрать любой из двух форматов: бумажный или электронный.
- Электронный документ хранится в единой государственной системе и имеет юридическую силу.
Почему работник может принести две трудовые книжки?
Существует несколько типичных ситуаций, когда в руки сотрудника попадает более одной книжки:
Переход из одной организации в другую
Если работник увольняется из одной компании и сразу же поступает в другую, у него могут оставаться:
- бумажная книжка от предыдущего работодателя;
- электронная книжка, оформленная в новой организации.
Ошибка оформления или дублирование данных
Иногда в результате технических сбоев или человеческого фактора в системе могут появиться дублирующие записи. В таком случае работник получает две книжки, содержащие схожие, но несовпадающие сведения.
Переход на новую форму электронной книжки
С 2020 года введена новая форма электронной трудовой книжки. Работники, оформленные до этого в старой электронной форме, могут иметь две записи: старую (устаревшую) и новую (актуальную).
Правовые основания
Согласно действующему законодательству:
- Ст. 66 ТК РФ предписывает, что трудовая книжка должна вестись в установленной форме.
- С 1 января 2020 года допускается электронный формат, но при этом сохраняется обязательность ведения документа.
- Работодатель обязан обеспечить работнику возможность выбора формы (бумажная или электронная).
Как правильно оформить две книжки?
Если в результате возникла ситуация с двумя книжками, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Проверка данных. Сравнить сведения в обеих книжках, выявить расхождения.
- Уточнение у предыдущего работодателя. Попросить предоставить официальное подтверждение (выписку из трудовой деятельности).
- Обновление информации. При необходимости внести корректировки в одну из книжек или объединить данные.
- Подтверждение в СФР. При подаче сведений в Пенсионный фонд убедиться, что они согласованы с официальными записями.
Что делать работодателю?
Работодателю, получившему на руки две трудовые книжки, следует:
- Ознакомиться с содержимым каждой из них.
- Спросить у сотрудника, какая из книжек является основной (актуальной).
- При необходимости запросить у предыдущего работодателя подтверждающие документы.
- Внести корректировки в кадровую систему и обновить сведения в электронной базе.
Примеры из практики
Пример 1. Иван Иванов работал в компании «А» до 30 июня 2025 г., где использовал бумажную трудовую книжку. С 1 июля 2025 г. он перешел в компанию «Б», где оформление происходит только в электронном виде. В результате у Ивана осталась старая бумажная книжка и появилась новая электронная. Работодатель «Б» запросил у Ивана подтверждение данных из прежней книжки, после чего внес их в электронную форму.
Пример 2. Мария Петрова, принятая на работу в 2026 году, получила две электронные книжки из-за технической ошибки в системе СФР. Оба документа содержали одинаковые сведения, но разные даты начала работы. После проверки выяснилось, что одна из записей была дублирующей. Марии пришлось подать запрос на удаление дублирующей записи.
Ситуация с двумя трудовыми книжками может возникнуть по разным причинам: переход между работодателями, ошибки в оформлении или переход на новую форму электронного документа. Главное – соблюдать требования Трудового кодекса и правильно оформить сведения о трудовой деятельности. При возникновении такой ситуации рекомендуется:
- Тщательно проверить данные;
- Обратиться к предыдущему работодателю за подтверждением;
- Внести необходимые уточнения в текущую форму;
- Сохранить все подтверждающие документы.
Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать проблем с пенсионным расчетом, оформлением отпусков и другими социальными выплатами.
Автор: кадровый департамент, 2026 г.