В современной практике кадрового делопроизводства иногда можно услышать от сотрудника странную на первый взгляд фразу: «Прошу не делать запись в трудовой книжке». Причины для такого заявления могут быть самыми разными: от нежелания афишировать место работы до банальной забывчивости самого работника. Но как реагировать на такую просьбу работодателю, и законно ли вообще оставлять человека без официального следа его трудовой деятельности?

Почему работник может просить об этом?

Мотивы сотрудника, просящего не вносить запись, обычно сводятся к следующим ситуациям:

• Совместительство: это самая частая и абсолютно законная причина. Если сотрудник устраивается на работу по совместительству, он имеет право выбрать, где будет храниться его трудовая книжка — по основному месту работы или по совместительству.
• Страх перед проверками или налоговыми органами: некоторые работники ошибочно полагают, что отсутствие записи убережет их от каких-либо проблем, хотя страховые взносы и НДФЛ с их зарплаты все равно уплачиваются.
• Сокрытие факта трудоустройства: например, от текущего работодателя (если это не официальное совместительство) или от иных третьих лиц.
• Нежелание портить «чистую» историю: иногда работники боятся, что запись о работе в небольшой или сомнительной компании помешает им в будущем устроиться в престижную корпорацию.

Что говорит закон? Обязанность работодателя

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это означает, что если сотрудник устраивается к вам на основную работу (а не по совместительству), у работодателя нет права удовлетворять его просьбу об отказе от внесения записи. Игнорирование этого требования является прямым нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Исключение: работа по совместительству

Единственный случай, когда просьба работника «прошу не делать запись в трудовой книжке» полностью законна и обоснована — это работа по совместительству. В таком случае запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника и только по месту его основной работы. Для этого совместитель должен предоставить справку с места дополнительной работы или заверенную копию приказа.

Исключение: работа по гражданско-правовому договору (ГПХ)

Если человек выполняет работу по договору гражданско-правового характера (договор подряда, оказания услуг), то трудовые отношения не возникают. Следовательно, запись в трудовую книжку не вносится в принципе. Однако подмена трудового договора договором ГПХ строго преследуется надзорными органами.

Чем грозит отсутствие записи для работника?

Даже если работодатель пойдет навстречу и «забудет» внести запись, для самого сотрудника это чревато серьезными негативными последствиями:

1. Проблемы с подтверждением стажа: при оформлении пенсии или социальных выплат отсутствие записи может стать причиной долгих споров с фондами, даже если отчисления производились.
2. Невозможность доказать опыт работы: при устройстве на новую работу будет сложно подтвердить свой профессиональный путь.
3. Риск незаконного увольнения: если нет записи о приеме, недобросовестный работодатель может попытаться отрицать факт трудовых отношений, чтобы не выплачивать компенсации при увольнении.
4. Потеря непрерывного стажа: хотя в настоящее время понятие непрерывного стажа применяется редко, в некоторых отраслях оно все еще имеет значение для надбавок и льгот.

Как правильно оформить отказ от внесения записи?

Если работник настаивает, а работодатель не хочет нарушать закон, кадровику следует действовать по следующему алгоритму:

1. Разъяснение: письменно или устно объяснить сотруднику положения статьи 66 ТК РФ и его права.
2. Получение заявления: если сотрудник категорически отказывается сдавать трудовую книжку, необходимо взять с него письменное заявление с указанием причины (например, «трудовую книжку предоставить не могу по личным обстоятельствам»).
3. Издание приказа: прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя независимо от того, сдана трудовая книжка или нет.
4. Ведение личной карточки: даже без трудовой книжки на сотрудника заводится личная карточка формы Т-2 (или иной утвержденный учетный документ).

Электронные трудовые книжки (ЕФС-1): новый этап

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (сейчас данные передаются в форме ЕФС-1). Теперь работодатель ежемесячно сдает отчет в Социальный фонд России, где фиксируются все периоды работы, должности и переводы сотрудника.

Это означает, что даже если бумажная трудовая книжка не сдана работодателю, а сам работник просит ничего не писать, информация о его работе все равно попадет в государственную базу данных. Скрыть факт официального трудоустройства в современных реалиях практически невозможно.

Фраза «Прошу не делать запись в трудовой книжке» не имеет юридической силы, если речь идет об основной работе. Работодатель обязан внести запись, а уклонение от этой обязанности — нарушение закона. Для самого работника отсутствие записи несет больше рисков, чем пользы. Единственное законное основание не вносить запись — это работа по совместительству или гражданско-правовому договору. Во всех остальных случаях честное и открытое ведение кадрового учета — залог безопасности как для сотрудника, так и для компании.