Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в трудовом законодательстве за последние годы. Однако этот процесс не означает полной и безвозвратной отмены бумажного формата. Многие работники‚ оценив все риски и преимущества‚ приняли решение сохранить традиционный документ. Если ваши сотрудники подали заявления на ведение бумажных трудовых книжек‚ работодателю необходимо четко понимать алгоритм действий и свои обязанности. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить такие заявления‚ что делать с бумажным бланком дальше и как совмещать ведение двух форматов.
Зачем сотрудники подают заявления на бумажную трудовую книжку?
До конца 2020 года все работники должны были определиться с выбором: перейти полностью на электронный формат или сохранить бумажную трудовую книжку. Те‚ кто выбрал бумажный вариант‚ руководствовались разными причинами:
- Недоверие к цифровым технологиям — опасения‚ что данные могут быть утеряны из-за технических сбоев или взлома.
- Проблемы с подтверждением стажа, сложности с получением сведений из СФР (ранее ПФР) при выходе на пенсию‚ особенно если часть стажа была приобретена до 1998 года.
- Привычка и консерватизм, желание иметь физический документ на руках‚ который можно показать при необходимости.
- Требования некоторых банков, при оформлении крупных кредитов или ипотеки некоторые финансовые организации до сих пор запрашивают оригинал бумажной трудовой.
Как правильно оформить заявление?
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления‚ поэтому оно пишется в произвольной форме. Тем не менее‚ чтобы документ имел юридическую силу‚ в нем обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Шапка: наименование организации‚ ФИО и должность руководителя‚ ФИО и должность сотрудника.
- Название документа: «Заявление о сохранении ведения трудовой книжки в бумажном виде».
- Суть просьбы: прямая формулировка о том‚ что работник просит продолжать вести его трудовую книжку на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
- Дата и подпись работника.
Важно помнить‚ что подать такое заявление могут только те сотрудники‚ которые уже работали в организации до 1 января 2021 года. Если сотрудник впервые устроился на работу после этой даты‚ бумажная трудовая книжка на него не заводится вообще — для него ведется только ЭТК.
Действия работодателя после получения заявления
Получив от работника заявление о выборе бумажного формата‚ отдел кадров и бухгалтерия должны выполнить четкий ряд действий:
Регистрация заявления
Заявление необходимо зарегистрировать в специальном журнале входящей корреспонденции. Это послужит доказательством своевременного реагирования работодателя в случае проверок.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Если сотрудник до этого не увольнялся и продолжал работать‚ работодатель просто продолжает вносить записи о приеме‚ переводах‚ повышениях и увольнениях в его бумажный бланк по общим правилам (в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225).
Подача отчетов в СФР
Это самое главное! Выбор сотрудником бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от сдачи электронной отчетности. На каждого работника‚ независимо от его выбора‚ необходимо подавать форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности). В этой форме обязательно нужно проставлять соответствующий код‚ указывающий на то‚ что сотрудник выбрал бумажный формат.
Особенности совмещения бумажного и электронного форматов
Если сотрудник подал заявление на бумажную трудовую‚ работодатель берет на себя двойную нагрузку:
- Ведение бумажного бланка: своевременное и безошибочное заполнение разделов о работе‚ награждениях‚ заверение записей подписью и печатью (при наличии).
- Сдача электронной отчетности: передача данных в Социальный фонд России в установленные сроки (при приеме/увольнении — не позднее следующего рабочего дня‚ при переводах — ежемесячно к 25 числу).
Таким образом‚ работодатель дублирует информацию. Это необходимо для того‚ чтобы электронная база данных формировалась корректно и была полноценной.
Что делать‚ если сотрудник передумал?
Трудовое законодательство дает работникам право изменить свое решение. Если сотрудник‚ ранее выбравший бумажную трудовую книжку‚ решит отказаться от нее‚ он должен подать новое заявление — о переходе на электронную трудовую книжку.
В этом случае алгоритм действий работодателя таков:
- Принять и зарегистрировать заявление.
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том‚ что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- С момента выдачи бумажного бланка работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Все последующие сведения подаются только в электронном виде через СФР.
Ответственность работодателя
Несоблюдение правил ведения бумажных трудовых книжек при наличии заявлений от сотрудников влечет за собой серьезные последствия:
- Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы за нарушение трудового законодательства. Для должностных лиц штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей‚ для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Материальная ответственность: если по вине работодателя в бумажную трудовую не была внесена запись‚ и это помешало работнику устроиться на новую работу или получить пенсию‚ работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок.
- Штрафы от СФР: несвоевременная или неверная подача электронных отчетов по таким сотрудникам также карается штрафами.
Хранение бумажных трудовых книжек
Трудовые книжки сотрудников‚ выбравших бумажный формат‚ должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу в отделе кадров. Выдача их на руки допускаеться только в двух случаях:
- При увольнении сотрудника (выдается в день увольнения).
- По письменному заявлению работника для предоставления в органы социального страхования‚ ПФР или другие государственные структуры (на руки выдается под роспись‚ после чего работник обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней).
Получение заявлений от сотрудников на ведение бумажных трудовых книжек — это не просто формальность‚ а сигнал для работодателя о необходимости вести двойной учет. Самое главное в этом процессе — не забывать‚ что бумажный документ не отменяет электронного. Своевременное внесение записей в бланк и корректная подача отчетности в СФР помогут избежать штрафов и трудовых споров. Четко выстроенный регламент работы с такими сотрудниками станет залогом спокойствия отдела кадров и безопасности всего бизнеса.