Дата актуализации: г.
- Удобство. Сведения о трудовой деятельности хранятся в единой государственной системе «Электронный трудовой документ» (ЭТД)‚ доступ к которым есть у работника‚ работодателя и государственных органов.
- Сокращение бумажной волокиты. Нет необходимости вести и хранить бумажные книжки‚ а также оформлять их копии.
- Повышенная защита. Электронные записи подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и защищены от подделки.
- Автоматическое обновление. При изменении условий труда (перевод‚ повышение‚ увольнение) запись в системе происходит мгновенно.
Краткая справка о правовом основании
Переход на электронную трудовую книжку регулируется:
- Федеральным законом «О трудовых книжках» от № 197‑ФЗ (с изменениями).
- Постановлением Правительства РФ № 1265 от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде».
- Приказом Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5052‚ в котором уточнены требования к оформлению записей о переходе.
Кто может перейти на электронную трудовую книжку?
Согласно актуальному порядку‚ в 2023 году сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде для:
- Сотрудников‚ впервые поступающих на работу;
- Тех‚ кто подал заявление о выборе формата электронного документа.
Если работник не подал заявление‚ он может продолжать пользоваться бумажной книжкой‚ но в любой момент вправе изменить решение и перейти на ЭТК.
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Подготовка документов
- Убедиться‚ что у работника есть заявление о переходе на электронный формат (образец ниже).
- Сформировать приказ о приёме на работу с указанием основания (статья Трудового кодекса РФ) и номера приказа.
- Подготовить форму ЕФС‑1 (раздел 1.1) для подачи в Пенсионный фонд РФ.
Шаг 2. Подача данных в Пенсионный фонд
Работодатель через личный кабинет в системе «Госуслуги» или через специализированную программу отправляет форму ЕФС‑1. После обработки ПФР создаёт электронную трудовую книжку (ЭТК) для нового сотрудника.
Шаг 3. Оформление записи о переходе в ЭТК
Запись в электронную трудовую книжку делается автоматически системой‚ однако в приказе о приёме необходимо указать:
- Дата и номер приказа;
- Ссылка на заявление работника о переходе;
- Основание (статья 65 ТК РФ – «приём на работу»).
Шаг 4. Информирование работника
Работнику отправляется уведомление (по электронной почте или через личный кабинет «Госуслуги») с указанием:
- Номера и даты создания ЭТК;
- Инструкций по доступу к электронному документу (логин‚ пароль‚ QR‑код).
Шаг 5. Хранение и контроль
Работодатель обязан вести реестр сотрудников‚ которые перешли на электронный формат‚ и хранить копию приказа о приёме (в бумажном или электронном виде) в течение 5 лет.
Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление «О переходе на электронный формат трудовой книжки» Я‚ ___________ (Ф.И.О.)‚ паспорт: ___________‚ трудовой кодекс РФ‚ прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат (ЭТК) в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде (Постановление Правительства РФ № 1265 от ). Подпись: ___________
Образец записи в электронную трудовую книжку о переходе
Запись в ЭТК формируется автоматически‚ но в приказе о приёме она выглядит так:
| № п/п | Дата | Основание | Сведения о работе | Номер приказа |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ст. 65 ТК РФ – Приём на работу | ООО «ТехИнновации»‚ г. Москва‚ должность – инженер‑программист | Приказ № 12/2026 от | |
| 2 | Ст. 71 ТК РФ – Перевод на электронный формат трудовой книжки | Перевод сведений из бумажной трудовой книжки в электронный вид | Приказ № 13/2026 от |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от электронного формата после подачи заявления?
Нет. После того как работник подписал заявление о переходе‚ изменить решение нельзя. Однако если заявление ещё не подано‚ работник свободно выбирает формат.
Как проверить‚ что запись в ЭТК корректна?
Работник входит в личный кабинет «Госуслуги»‚ выбирает сервис «Электронная трудовая книжка» и просматривает все записи. При обнаружении ошибок необходимо подать заявление о корректировке в отдел кадров.
Что делать‚ если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?
Работодатель оформляет приказ о переводе (ст. 71 ТК РФ) и вносит запись о переходе в электронный реестр. После этого бумажная книжка аннулируется (помечается как «переведена в электронный формат»).
Плюсы и минусы перехода (таблица)
| Плюсы | Минусы / Риски |
|---|---|
|
|
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Для доступа к ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться в системе Госуслуги (если ещё нет аккаунта).
- Подтвердить личность (по СНИЛС и/или паспорту).
- В личном кабинете выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
- Ввести QR‑код‚ полученный от работодателя‚ либо воспользоваться функцией «Поиск по ФИО и СНИЛС».
Переход на электронную трудовую книжку при приёме на работу – процесс‚ требующий от работодателя точного соблюдения нормативных актов и от работника готовности работать в цифровой среде. При правильном оформлении запись в ЭТК будет надёжной‚ а все последующие изменения (переводы‚ повышения‚ увольнения) будут вноситься автоматически‚ экономя время и устраняя бумажную волокиту.
Помните: после подачи заявления о переходе изменить решение нельзя‚ поэтому убедитесь‚ что работник полностью информирован о преимуществах и особенностях электронного формата.
Статья подготовлена в соответствии с информацией‚ доступной на официальных ресурсах Министерства труда и социальной защиты РФ‚ а также в базе КонсультантПлюс (обновления 2025‑2026 годы).