Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы‚ сведения о местах трудоустройства и начисленных заработных платах. В ряде ситуаций (оформление кредита‚ поступление на новую работу‚ получение социальных выплат и т.п.) требуется предоставить заверенную копию трудовой книжки.

Почему требуется заверенная копия?

• Банки используют её для подтверждения официального дохода и финансовой состоятельности заемщика.
• Госорганы – при получении пенсии‚ пособий‚ субсидий.
• Работодатели – при приёме на работу‚ когда оригинал находится у предыдущего работодателя.
• Визовые и паспортные центры – при оформлении заграничных документов.

Правовая база

С 1 июля 2018 года действие регулирует ГОСТ Р 7097‑2016 «Удостоверение подлинности документов». Согласно этому стандарту‚ отметка о заверении копии должна содержать:

1. Слово «Верно» (или «Подлинник документа находится в …»);
2. Наименование должности лица‚ заверяющего копию;
3. Подпись и её расшифровку (инициалы‚ фамилия);
4. Дата заверения;
5. При необходимости – печать организации (может быть заменена штампом).

Трудовой кодекс РФ (ст. 165) и Трудовой закон «О трудовых книжках» (ст. 30) обязывают работодателя выдавать копию трудовой книжки бесплатно в течение трёх дней после письменного обращения работника.

Кому и когда можно запросить заверенную копию?

• Сотруднику‚ который находится в отпуске или находится в командировке‚ но нужен документ в другой город.
• Гражданину‚ который уже не работает в организации‚ но требуется подтверждение стажа.
• При оформлении кредита‚ ипотеки‚ автокредита.
• При подаче заявления в Пенсионный фонд‚ Фонд социального страхования.

Пошаговая инструкция: как получить и заверить копию трудовой книжки

1. Подготовьте письменное заявление. В заявлении укажите:
   • ФИО заявителя;
   • Трудовой номер (если есть);
   • Цель получения копии (например‚ «для предоставления в банк»);
   • Контактные данные.
2. Подайте заявление в отдел кадров. По закону работодатель обязан рассмотреть его в течение трёх дней.
3. Получите копию. Копию делают на принтере или копировальном аппарате. Важно‚ чтобы все страницы были полностью читаемы.
4. Заверьте копию. На копию ставится отметка согласно ГОСТ Р 7097‑2016:

   Верно
   (должность лица‚ заверяющего копию)
   Подпись ______________________
   (расшифровка подписи)
   «____» __________ 2025 г.
    

   Если в организации есть штамп‚ его тоже ставят рядом с подписью.

5. Проверьте срок действия. В большинстве банков копия считается действительной в течение 6‑12 месяцев с даты заверения. Точный срок указывается в требованиях конкретного банка.
6. Передайте копию получателю. Сохраняйте оригинал трудовой книжки у себя.

Образец заверения копии трудовой книжки

Ниже – типовой шаблон‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.

Верно
Должность: Главный бухгалтер
Подпись: ______________________
(И. И. Иванов)
«15» апреля 2025 г.

Если требуется указать место хранения оригинала‚ добавляют строку:

Подлинник документа находится в Отделе кадров ООО «Ромашка» в деле № 12345 за 2025 год.

Срок действия копии

Согласно практике банков‚ заверенная копия трудовой книжки считается действительной:

• Для кредитных договоров – не более 6 месяцев с даты заверения;
• Для оформления пенсии – 12 месяцев (иногда требуется более свежий документ‚ уточняйте в ПФР);
• Для трудоустройства – 3‑6 месяцев‚ в зависимости от требований работодателя.

Типичные ошибки при заверении

1. Отсутствие слова «Верно» или «Подлинник документа находится в …».
2. Неполные реквизиты: забывают указать должность‚ дату‚ расшифровку подписи.
3. Использование нештампованного документа в организациях‚ где требуется печать.
4. Копия сделана не полностью (пропущены страницы‚ подписи в оригинале).
5. Срок действия копии превышает установленный банком период.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужна ли печать организации?

По ГОСТ Р 7097‑2016 печать не являеться обязательной‚ если отметка заверена подписью уполномоченного лица и указана его должность. Однако многие банки и госорганы требуют печать для дополнительной уверенности.

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да. Нотариальное заверение считается более надёжным‚ но в большинстве случаев достаточно заверения работодателем (штамп/подпись). Нотариус ставит свою печать и подпись‚ указывая «Копия верна»‚ что может потребоваться при международных операциях.

Что делать‚ если оригинал трудовой книжки утерян?

Необходимо обратиться в отдел кадров последнего места работы с заявлением о выдаче справки о трудовой деятельности (форма 2‑НДФЛ‚ справка о стаже). При необходимости в суде можно получить восстановление трудовой книжки.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК)?

ЭТК (форма СТД‑Р) выдаётся в двух случаях: при работе в организации‚ использующей электронный документооборот‚ и при переводе бумажной книжки в электронный вид. Для банков обычно принимают распечатанную и заверенную копию ЭТК‚ если в ней указаны все необходимые реквизиты.

Сколько стоит заверение копии?

Заверение работодателем – бесплатно (ст. 30 ТК РФ). Нотариальное заверение – от 300 рублей‚ в зависимости от региона и количества страниц.

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ‚ который подтверждает ваш трудовой стаж и доход. Чтобы копия была принята в банке или госоргане‚ необходимо строго соблюдать требования ГОСТ Р 7097‑2016‚ правильно оформить отметку о заверении и учитывать срок её действия. При правильном подходе процесс занимает не более трёх рабочих дней‚ а полученный документ будет надёжным подтверждением вашей трудовой истории.

Статья подготовлена на основе актуальной информации (по состоянию на ) и официальных нормативных актов РФ.