Многие работники сталкиваются с ситуацией, когда у них в руках несколько трудовых книжек․ Это может быть как бумажная, так и электронная, а иногда – обе одновременно․ В статье мы разберём, почему так происходит, как правильно вести учёт, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие шаги необходимо предпринять, чтобы избежать конфликтов и ошибок․
Почему у нас может быть несколько трудовых книжек?
- Разные места работы – каждый новый работодатель обязан вести свою запись в трудовой книжке․
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – с 1 января 2023 года большинство работодателей ведут сведения в электронном виде, но при этом сохраняют бумажную копию․
- Смена формата – работник, который начал трудоустройство до 1 января 2021 года, может иметь как бумажную, так и электронную книгу․
- Неправильное оформление – иногда работодатель не выдал книгу в срок, а работник самостоятельно оформил новую․
- Переход на другую систему – при смене работодателя в другой отрасли могут возникнуть требования к отдельной книге․
Нормативные акты, регулирующие трудовые книжки
Основные положения закреплены в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ):
- Статья 66 – Трудовая книжка․ Здесь описывается, что такое трудовая книжка, как она должна вестися и какие записи в неё вносятся․
- Статья 84․1 – Обязанность работодателя выдавать трудовую книжку в день прекращения трудового договора․
- Статья 65 – Права работника на получение новой трудовой книжки в случае отсутствия старой․
Дополнительно:
- Формы ЕФС‑1 (Санкт-Петербург, 2023) – обязательные для подачи заявлений о трудовых книжках․
- Положения о работе с электронными трудовыми книжками (СФР, Госуслуги)․
Как вести учёт нескольких трудовых книжек?
Ниже приведены рекомендации, которые помогут вам систематизировать информацию и избежать конфликтов․
Составьте инвентаризацию
- Соберите все бумажные и электронные книги․
- Запишите дату начала работы, название работодателя, должность, и период работы․
- Определите, какие книги являются «рабочими» (содержат актуальные записи), а какие – «архивными»․
Создайте единый реестр
Можно использовать таблицу Excel, Google Sheets или любой удобный инструмент․ В таблице укажите:
- № книги
- Тип (бумажная/электронная)
- Работодатель
- Период работы
- Статус (активна/завершена)
- Ссылка на электронную книгу (если есть)
- Комментарии (например, «не выдана в срок»)
Синхронизация бумажной и электронной информации
При переходе на ЭТК работодатель обязан в течение пяти дней внести изменения в систему и сделать запись в бумажной книге о переходе․ После этого обе версии считаются эквивалентными․
Если у вас осталась бумажная книга без записи о переходе, её необходимо обновить:
- Обратитесь к работодателю с просьбой внести запись «Переход на электронную трудовую книжку»․
- Сохраните копию обновлённой страницы для личного архива․
Как проверить наличие ЭТК у кандидата
При приёме на работу работодатели могут запросить подтверждение наличия электронного баланса․ Для этого:
- Попросите работника открыть портал Госуслуги․
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»․
- Скопируйте ссылку на страницу или сделайте скриншот․
- Проверьте, что в таблице «Сведения о трудовой деятельности» есть записи за все периоды․
Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Шаги, которые необходимо выполнить:
- Обратитесь к работодателю с заявлением о переходе на ЭТК․
- Работодатель подает заявление в систему через форму ЕФС‑1․
- Через 5 дней работодатель вносит запись в бумажную книгу о переходе․
- ЭТК появляется в персональном кабинете на портале Госуслуги․
Важно: если вы уже имеете бумажную книгу, но не получили запись о переходе, попросите работодателя внести её․ Без этой записи электронная книга не будет считаться официальной․
Что делать, если трудовая книжка не выдана в срок?
Согласно статье 84․1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать книгу․ Если этого не произошло:
- Обратитесь в отдел кадров с письменным заявлением․
- Если работодатель отказывается, подайте жалобу в профсоюз или в инспекцию труда․
- В случае отказа от выдачи вы можете обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за нарушение трудовых прав․
Как объединить несколько трудовых книжек в одну?
В большинстве случаев объединение невозможно, так как каждая книга хранит уникальные сведения о конкретном работодателе․ Однако можно создать сводную запись в новой книге:
- Оформите новую трудовую книжку (статья 65 ТК РФ)․
- Внесите в неё сведения о всех предыдущих местах работы, указав даты и работодателей․
- Сохраните копии старых книг в личном архиве․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать только бумажную книгу, если у меня есть ЭТК? – Да, обе версии считаются официальными․ Однако электронная книга удобнее для проверки и использования в госуслугах․
- Что делать, если я потерял бумажную книгу? – Подайте заявление о восстановлении (статья 65 ТК РФ) и получите новую книгу․
- Как проверить, что в ЭТК все записи корректны? – Откройте портал Госуслуги, перейдите в раздел «Трудовая книжка» и сравните данные с бумажной копией․
- Можно ли использовать электронную книгу для получения справок? – Да, в большинстве случаев достаточно скриншота или ссылки на страницу․
Практический чек‑лист
- Соберите все книги и проверьте их тип;
- Создайте реестр в таблице․
- Обновите бумажную книгу записью о переходе на ЭТК․
- Проверьте наличие ЭТК в Госуслугах․
- Если книга не выдана – подайте заявление и, при необходимости, обращайтесь в суд․
- Сохраняйте копии всех документов в безопасном месте․
Наличие нескольких трудовых книжек – не редкость, но правильное ведение учёта и соблюдение нормативных требований позволяют избежать конфликтов и потери данных․ Следуйте рекомендациям, держите реестр в актуальном состоянии и не забывайте о возможности перехода на электронную трудовую книжку․ Это обеспечит вам доступ к информации в любой момент и упростит взаимодействие с работодателями и государственными органами․
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров, профсоюз или в инспекцию труда․ Ваши трудовые права – это ваша защита и ваш актив․