Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж, профессии, должности и периоды работы․ Законодательство чётко регламентирует, что у каждого работающего человека должна быть только одна трудовая книжка․ В данной статье подробно рассмотрим, почему это так, какие нормативные акты устанавливают данное требование, какие последствия могут возникнуть при наличии нескольких книжек и как правильно действовать в случае утери или необходимости перехода на электронный формат․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка содержит:

• сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
• информацию о профессии, специальности, квалификации;
• записи о приёме на работу, переводах, увольнениях;
• сведения о наградах и поощрениях;
• данные о периодах работы, необходимые для расчёта трудового стажа и назначения пенсии․

Она служит подтверждением трудового стажа при:

• назначении государственной пенсии;
• получении социальных выплат;
• устройстве на новую работу (особенно при подтверждении опыта);
• разрешении трудовых споров․

Нормативная база, устанавливающая принцип «одна трудовая книжка»

Трудовой кодекс Российской Федерации

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа у данного работодателя является основной для сотрудника․ В законе прямо указано, что у работника может быть только одна трудовая книжка, которую он передаёт основному работодателю․

Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»

Закон устанавливает, что для расчёта трудового пенсионного стажа учитываются только записи, внесённые в единую трудовую книжку․ Наличие нескольких книжек усложняет подтверждение стажа и может привести к отказу в назначении пенсии․

Постановление Правительства РФ от № 225

В данном нормативном акте прямо прописано: «Трудовая книжка должна быть одна»․ В случае её утери предусмотрен механизм выдачи дубликата, а не создания новой параллельной книжки․

Почему допускается только одна трудовая книжка

1. Единообразие учёта стажа․ Пенсионный фонд и другие государственные органы используют одну книгу как источник достоверных данных о трудовой деятельности․
2. Исключение дублирования и противоречий․ При наличии нескольких книжек возможны расхождения в датах, должностях и периодах работы, что приводит к спорам и необходимости дополнительной проверки․
3. Защита от мошенничества․ Ограничение одной книжки снижает риск подделки трудовых записей и незаконного получения льгот․
4. Упрощение взаимодействия с работодателями․ Новый работник получает одну книгу от предыдущего места работы, что упрощает оформление приёма․

Последствия наличия нескольких трудовых книжек

Если у работника оказывается две или более трудовых книжек, могут возникнуть следующие проблемы:

• Отказ в назначении пенсии․ ПФР может потребовать уточнения стажа и, при невозможности определить достоверные периоды, отказать в выплате․
• Трудовые споры․ При конфликте с работодателем наличие нескольких книжек усложняет доказательство факта работы и стажа․
• Административные санкции для работодателя․ Если работодатель ведёт две книжки на одного сотрудника, это рассматривается как нарушение ст․ 66 ТК РФ и может повлечь штраф․
• Сложности при устройстве на новую работу․ Новый работодатель может потребовать объяснений и дополнительных документов, увеличивая сроки оформления․

В случае обнаружения дублирующихся записей необходимо:

1. Обратиться к последнему работодателю, который вёл основную трудовую книжку, с запросом о выдаче дубликата;
2. Сдать все лишние книжки в отдел кадров последнего места работы для их аннулирования;
3. Получить подтверждение от ПФР, что стаж учтён корректно․

Что делать при утере, повреждении или необходимости завести новую книжку

Утеря или повреждение

Согласно ст․ 65 ТК РФ и Постановлению № 225, работник имеет право получить дубликат трудовой книжки․ Процедура выглядит так:

1. Составить заявление об утере (или повреждении) трудовой книжки;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, приказы о приёме/увольнении);
3. Работодатель, у которого работник последним был трудоустроен, выдаёт дубликат, внося в него все сведения на основании предоставленных документов;
4. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал․

Первое трудоустройство после

С 1 января 2026 года при первом трудоустройстве работник может выбрать:

• бумажную трудовую книжку (ведётся работодателем);
• электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе ПФР․

Независимо от выбранного формата, принцип «одна трудовая книжка» сохраняется: либо одна бумажная, либо одна электронная․

Переход с бумажной на электронную форму

Для перехода на ЭТК достаточно подать заявление работодателю (или непосредственно в ПФР через личный кабинет)․ После этого все дальнейшие записи будут вноситься исключительно в электронный вид, а бумажная книжка считается архивной и больше не ведётся․

Электронная трудовая книжка и принцип «одна книжка»

Электронная трудовая книжка (ЭТК) реализована в рамках проекта «Госуслуги» и хранится в личном кабинете гражданина на портале ПФР․ Её основные преимущества:

• Мгновенный доступ к выписке и подтверждению стажа;
• Исключение риска потери или повреждения документа;
• Автоматическое внесение данных работодателем через СМЭВ;
• Возможность получения выписки в любое время и в любом месте․

Важно: даже при использовании ЭТК сохраняется правило, что у гражданина может быть только одна активная трудовая книжка․ Если работник решает вернуться к бумажному формату, он должен сначала аннулировать электронную версию (через заявление в ПФР) и получить бумажную книжку от работодателя․

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Храните трудовую книжку в безопасном месте (лучше – в огнеупорном сейфе или у надёжного родственника)․
• При смене работы обязательно получайте книжку от предыдущего работодателя перед увольнением․
• При утере немедленно обращайтесь к последнему работодателю для оформления дубликата․
• Рассмотрите переход на ЭТК, если планируете часто менять работу или проживаете в удалённом регионе․

Для работодателей

• Ведите трудовую книжку строго в соответствии со ст․ 66 ТК РФ – одна книжка на каждого работника с основным местом работы․
• При обнаружении у сотрудника двух книжек немедленно проводите внутреннюю проверку и принимайте меры по аннулированию лишней․
• Обеспечьте своевременное внесение записей (приём, перевод, увольнение) и их заверение подписью и печатью․
• Обучайте кадровый персонал правилам работы с ЭТК и бумажными книжками, включая процедуру выдачи дубликатов․

Принцип «одна трудовая книжка» закреплён в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах․ Он направлен на обеспечение достоверности учёта трудового стажа, защиту прав работников и предотвращение мошеннических действий․ Наличие нескольких трудовых книжек создаёт риски отказа в пенсии, трудовых споров и административных санкций для работодателей․ В случае утери или повреждения документа предусмотрена процедура выдачи дубликата, а не создания новой параллельной книжки․ Переход на электронную форму трудовой книжки не отменяет данного правила – у гражданина должна быть либо одна бумажная, либо одна электронная трудовая книжка․

Соблюдение требования о единой трудовой книжке упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом, будущими работодателями и судебными органами, а также гарантирует корректное формирование трудового стажа, необходимого для назначения пенсии и получения социальных гарантий․