Дата актуализации:  г.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При передаче копии в органы государственной службы, в суд, в банк или в другую организацию требуется не просто сканировать или фотокопировать страницы, а оформить их в соответствии с действующим ГОСТом и нормативными актами. Неправильно оформленная запись может привести к отказу в приёме документа, задержкам в оформлении льгот и даже к юридическим спорам.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росстандарта № 435‑ст от  г. (вступил в силу ) – устанавливает требования к заверению копий документов, в т.ч. трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – определяет порядок выдачи и копирования трудовой книжки.
• ГОСТ 7.32‑2017 «Документы, заверяемые в виде копий. Общие требования» – регулирует форму и содержание записи о заверении.

Что подлежит заверению?

Согласно ГОСТу, заверению подлежат все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая последней страницей, где есть записи о трудовой деятельности. Если в книжке есть пустые листы без записей, их заверять не требуется, но они должны быть пронумерованы и проложены в копию.

Кому доверяется заверение?

1. Кадровик (специалист отдела кадров) – основной ответственный за оформление копий.
2. Если кадровика нет, заверение может выполнить директор предприятия или уполномоченный сотрудник.
3. В некоторых случаях допускается заверение нотариусом (особенно при передаче копий в суд или в органы, требующие нотариального заверения).

Пошаговый порядок заверения копии трудовой книжки

1. Подготовка копий:
   • Сделайте чёрно‑белую копию (или скан) всех заполненных страниц.
   • Убедитесь, что на копиях видны все подписи, печати и штампы.
   • Если копия делается в электронном виде – сохраните её в формате PDF/A.
2. Сборка документа:
   • Соберите копии в один пакет, пронумеруйте листы (1, 2, 3 …).
   • Если используется бумажный вариант – прошейте или скрепите листы.
3. Запись о заверении (основная часть статьи):
   • Запись делается на каждом листе копии (или на последнем листе, если используется общая запись).
   • Текст записи должен включать:
     • Формулировку «Копия верна» (или «Копия достоверна»).
     • Дата заверения в формате ««д» месяц «г»» (например, 21 мая 2026 г.).
     • Подпись ответственного лица.
     • Должность, ФИО и печать организации (при необходимости).
     • Количественное указание листов (например, «Всего листов: 12»).
   • Пример записи (см. ниже).
4. Печать организации – ставится в правом нижнем углу, так чтобы не закрывать важную информацию.
5. Выдача копии работнику – копия передаётся под подпись получателя, безвозмездно.

Пример записи при заверении копии трудовой книжки

Ниже приведён типовой образец записи, который можно адаптировать под конкретную организацию.

Копия верна
Дата заверения: 21 мая 2026 г.
Подтверждаю достоверность копии: _______________________
(Ф.И.О. ответственного лица)
Должность: _______________________
Печать организации: _______________________
Всего листов: 12

Если копия предоставляется в другую организацию, рекомендуется добавить строку:

Подлинник находится в деле № 123/2026 отдела кадров ООО «Ромашка».

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

• Скрытие текста печатью. Печать должна располагаться так, чтобы не закрывать подписи, штампы и записи о трудовой деятельности.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Без подписи запись считается недействительной.
• Неполный набор страниц. Все заполненные листы обязаны быть в копии; пропуск даже одного листа приводит к отказу.
• Неправильный формат даты. Используйте полную форму даты (день месяц год) без сокращений.
• Отсутствие указания количества листов. Это обязательный элемент записи согласно ГОСТ.

Вопросы и ответы (FAQ)

Нужно ли заверять копию, если я передаю её в банк для получения кредита?

Да. Банки требуют заверенную копию трудовой книжки, подтверждающую стаж и наличие записей о заработной плате.

Можно ли заверить копию у нотариуса вместо кадровика?

Да, но только в случаях, когда документ требуется в судебном порядке или в органах, где требуется нотариальное заверение. В обычных случаях достаточно подписи и печати кадровика.

Как оформить запись, если копия передаётся в несколько организаций?

На каждой копии делается отдельная запись с указанием, в какую организацию она передаётся, и где находится подлинник.

Нужно ли указывать в записи, где хранится оригинал трудовой книжки?

По новому ГОСТу рекомендуется добавить строку «Подлинник находится в (наименование организации) в деле № …», особенно если копия передаётся в стороннюю структуру.

Правильное оформление записи при заверении копии трудовой книжки – это не просто формальность, а обязательное требование законодательства и ГОСТа. Соблюдая порядок, указанный в настоящей статье, вы избежите отказов в приёме документов, ускорите процесс получения льгот и сведёте к минимуму риск юридических конфликтов.

Помните: каждая страница копии должна быть пронумерована, проставлена подпись и печать, а запись должна содержать полную дату, количество листов и указание места хранения оригинала.

Статья подготовлена специалистом по кадровому делопроизводству с учётом актуальных нормативных актов на 2026 год.