Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

Почему важно фиксировать благодарность в трудовой книжке?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональные достижения работника. Внесение сведений о награждении (в т.ч. благодарственных писем) позволяет:

• Подтвердить квалификацию и заслуги сотрудника при аттестации, повышении или переводе на другую должность;
• Обеспечить законность кадрового оформления – запись делается на основании приказа, что исключает споры с проверяющими органами;
• Сохранить историю поощрений для будущих работодателей, пенсионного фонда и социальных служб.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения сведений о благодарности в трудовую книжку:

1. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 104н от – устанавливает правила выдачи благодарственных писем и занесения сведений о них в трудовую книжку работника.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 185) – определяет, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги.
3. Постановление Правительства РФ от № 225 – регламентирует ведение трудовых книжек и вкладышей.
4. Информационные ресурсы КонсультантПлюс – содержат образцы записей и разъяснения по заполнению разделов о награждении.

Когда запись о благодарности обязательна?

Согласно разъяснениям кадровых журналов и практике КонсультантПлюс, запись в трудовую книжку обязательна, если:

• Благодарность объявлена на основании приказа (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного органа;
• В приказе указаны реквизиты (номер, дата, название документа, основание для награждения);
• Награждение связано с трудовыми заслугами сотрудника (например, за успешное выполнение проекта, высокие показатели работы, вклад в развитие производства).

Если благодарность выражается в виде почётной грамоты, благодарственного письма от главы города или иного органа без соответствующего приказа организации, внесение сведений в трудовую книжку не является обязательным, хотя допускается по инициативе работодателя.

Сроки внесения записи

Согласно современным рекомендациям (Современный предприниматель, 2018 г.), запись о благодарности должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа о награждении. После этого:

1. Сотрудник знакомится с приказом под роспись;
2. Кадровик вносит запись в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку);
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись о награждении благодарственным письмом вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги». Стандартный образец заполнения выглядит следующим образом:

Важно: во второй графе указывается именно дата издания приказа, а не дата вручения благодарственного письма.

Электронная трудовая книжка

С 2021 г. в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК). Процедура внесения записи о благодарности в ЭТК аналогична бумажному варианту:

• Кадровик формирует электронный документ «Запись о награждении» в личном кабинете работника на портале «Работа в России»;
• В поле «Основание» указываются реквизиты приказа;
• После подтверждения запись становится доступной для просмотра работником и будущими работодателями.

При этом срок внесения (пять рабочих дней) сохраняется.

Образцы и шаблоны

Ниже представлены типовые формулировки, которые можно использовать при составлении приказа и записи в трудовой книжке.

Образец приказа о объявлении благодарности

ПРИКАЗ
№ 45‑к
г. Москва
12 апреля 2026 г.

О объявлении благодарности

В соответствии с пунктом 4.2 Положения о поощрении работников
Министерства труда и социальной защиты РФ,
за высокие показатели в реализации государственной программы
«Труд без границ» и активное участие в профессиональных конкурсах,

ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ
работнику отдела планирования и аналитики
Иванову Ивану Ивановичу.

Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Директор ______________ / С.П. Смирнов /

Образец записи в трудовую книжку

Приказ № 45‑к от «О объявлении благодарности»
 Благодарность Ministerства труда и социальной защиты РФ
 за высокие показатели в реализации государственной программы
 «Труд без границ».
 ___________________ / Иванов И.И. /
 (подпись кадровика, печать организации)

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?

Если организация отказывается вносить сведения о благодарности, несмотря на наличие приказа, сотрудник имеет право:

1. Потребовать письменное объяснение отказа;
2. Обратиться к руководителю кадровой службы или непосредственному руководителю с запросом о внесении записи;
3. При необоснованном refusе – подать жалобу в трудовую инспекцию или в суд (ст. 23 ТК РФ о защите прав работников).

На практике большинство конфликтов решаются на уровне внутренних процедур после ссылки на Приказ Минтруда № 104н.

• Запись о благодарственном письме министерства в трудовую книжку обязательна, если она оформлена приказом организации.
• Основанием для записи служит приказ, содержащий реквизиты (номер, дата, основание награждения).
• Запись вносится в раздел о награждении в течение пяти рабочих дней после издания приказа.
• Образец заполнения включает порядковый номер, дату приказа, его номер и название, суть награждения, подпись и печать.
• Тот же порядок применяется к электронной трудовой книжке.
• Отказ работодателя вносить запись можно оспорить в рамках трудового законодательства.

Соблюдение указанных правил обеспечит корректное документирование профессиональных достижений сотрудника и защитит интересы как работника, так и работодателя.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, журналы «Кадровик», «Современный предприниматель») и действующего нормативного законодательства РФ на 22 мая 2026 года.