Дата актуализации: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для руководителя организации (генерального директора) запись о назначении имеет особое значение:

• подтверждает факт официального трудоустройства в качестве руководителя;
• служит основанием для начисления страховых взносов, отпусков и больничных;
• может потребоваться при получении кредита, оформлении визы или при трудоустройстве в другую организацию;
• является доказательством соблюдения требований трудового законодательства при проверках государственных инспекций труда.

Нормативная база

Оформление записи в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – оформление трудовой книжки);
2. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
3. Письмо Роструда от № 1143‑ТЗ о подписании трудового договора с директором от имени работодателя;
4. Внутренние локальные нормативные акты организации (устав, положение о генеральном директоре, приказ о назначении).

Какие документы необходимы для внесения записи?

Для корректного оформления записи о назначении генерального директора потребуется:

• Приказ о назначении на должность генерального директора (или протокол общего собрания участников, если назначение осуществляется учредителями);
• Трудовой договор с генеральным директором (подписан от имени работодателя одним из учредителей по поручению);
• Личная карточка работника (форма Т-2) – для сверки данных;
• Сама трудовая книжка работника (если она уже ведется).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка приказа. Приказ должен содержать:
   • наименование организации;
   • номер и дата приказа;
   • ФИО назначаемого;
   • должность – «Генеральный директор»;
   • дата вступления в должность (обычно совпадает с датой приказа);
   • основание (протокол собрания участников, решение учредителя и т.д.).
2. Оформление трудового договора. Договор подписывается от имени работодателя одним из учредителей (по доверенности или решению собрания). В договоре указываются те же данные, что и в приказе.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о работе» (раздел С). Заполняются графы:
1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дата приема на работу (дата вступления в должность);
3. Графа 3 – наименование организации (полное, как в учредительных документах);
4. Графа 4 – должность («Генеральный директор») и основание (номер и дата приказа, либо протокол собрания).
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя отдела кадров) и печатью организации.
5. Выдача справки. По требованию работника выдается справка о трудовой деятельности (форма Т-2) с указанием сделанной записи.

Что указывать в графе 4: «основание»?

В практике возникает дискуссия, какое именно documento указывать в графе 4 при назначении генерального директора. Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № 1143‑ТЗ) и судебной практике, допустимы оба варианта:

• Указание на приказ о приеме на работу. Если организация оформляет отдельный приказ о приеме генерального директора на работу (в дополнение к приказу о назначении), в графе 4 указывают номер и дату этого приказа.
• Указание на протокол собрания участников (или решение учредителя). Если назначение осуществляется напрямую учредителями без отдельного приема на работу, в графе 4 прописывают номер и дату протокола общего собрания участников (или решения единственного учредителя).

Наиболее корректно – отразить оба документа: сначала указать основание назначения (протокол/решение), а в скобках – номер и дату приказа о приеме на работу, если такой приказ издан.

Пример записи:

Генеральный директор ООО «Ромашка» с г. по приказу № 128 от г. (протокол внеочередного общего собрания участников от г. № 128).

Типичные ошибки при оформлении записи

• Отсутствие ссылки на основание (графа 4 пустая или содержит только ФИО).
• Указание неверной даты (например, дата подписания трудового договора вместо даты вступления в должность).
• Несоответствие наименования организации в трудовой книжке и в учредительных документах (например, использование сокращённого названия без указания организационно‑правовой формы).
• Отсутствие печати организации или подписи ответственного лица.
• Смешивание записей о разных должностях в одной строке (каждая должность – отдельная запись).

Особенности оформления при совмещении должностей

Если генеральный директор одновременно занимает другую должность в той же организации (например, главный бухгалтер), каждая должность оформляется отдельной записью в трудовой книжке с указанием соответствующих оснований и дат.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери трудовой книжки генерального директора следует:

1. Составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (форма Т-2).
2. Предоставить копии всех приказов, трудовых договоров и протоколов, подтверждающих трудовую деятельность.
3. Кадровик организации заполняет дубликат на основании предоставленных документов, ставит отметку «Дубликат» и заверяет его подписью и печатью.

Проверка корректности записи перед сдачей в архив

Перед тем как передать трудовую книжку на хранение в архив организации или выдать сотруднику, рекомендуется выполнить следующую проверку:

• Сверка ФИО, даты рождения и паспортных данных с личной карточкой сотрудника.
• Проверка последовательности номеров записей (не должно быть пропусков или дубликатов).
• Убедиться, что каждая запись содержит заполненные все четыре графы.
• Проверить наличие подписи и печати у последней записи.
• Сверить даты в трудовой книжке с датами в приказах и трудовых договорах.

Правильное оформление записи в трудовой книжке генерального директора – важный элемент кадрового документооборота, который защищает права как самого руководителя, так и организации. Соблюдение установленного порядка, использование правильных оснований в графе 4 и внимание к деталям позволяют избежать споров при проверках государственных инспекций и обеспечить прозрачность трудовой истории.

Если у вас остались вопросы по оформлению записи или необходима помощь в подготовке приказов и трудовых договоров, обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу компании – они помогут избежать типичных ошибок и обеспечат полное соответствие требованиям трудового законодательства.