Почетная грамота – один из форм официального поощрения, которое работодатель может вручить сотруднику за выдающиеся заслуги. В соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, сведения о награждении, включая выдачу почетной грамоты, фиксируются в трудовой книжке сотрудника.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 19 – порядок оформления и ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ № 255 от 2022 г. «Об утверждении формы приказа о награждении работников».
- Приказ Минтруда России № 12‑2023 «Об утверждении образца бланка почетной грамоты».
Эти документы не устанавливают строгих требований к заполнению графа 4 в случае отсутствия номера приказа, однако требуют полного и достоверного описания награждения.
Что именно заносится в трудовую книжку?
В разделе «Сведения о награждении» (графа 3) указываются:
- Полное наименование награды (например, «Почетная грамота»).
- Номер и дата приказа (если имеется).
- Дата вручения.
- Краткое основание награждения (за какие заслуги).
- Реквизиты грамоты (серия, номер, дата выдачи).
Если приказ недоступен, в графе 4 (примечания) указывается информация о отсутствии приказа, но при этом фиксируются все доступные сведения о грамоте.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже представлен типовой пример заполнения раздела «Сведения о награждении» для сотрудника, которому вручена почетная грамота без указания номера приказа.
Графа 3: Награда: Почетная грамота Наименование награды: Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ Дата вручения: г. Основание: За значительные успехи в организации и проведении профессионального обучения персонала. Приказ: № 145 от (не представлен, т.к. приказ утерян) Графа 4 (примечание): Примечание: Поскольку оригинальный приказ не найден, в графе 4 указано «Почетная грамота выдана в соответствии с внутренним приказом, номер и дата которого не установлены. Оригинальный документ хранится в архиве отдела кадров».
Как оформить ходатайство о награждении
Для оформления процедуры награждения необходимо подготовить ходатайство. Ниже – основные пункты такого документа.
- Шапка – наименование организации, подразделение, реквизиты.
- Тема – «Ходатайство о награждении сотрудника [ФИО] почетной грамотой».
- Основание – описание достижений, которые послужили основанием для награждения.
- Проект грамоты – указание требуемого текста, формы и реквизитов.
- Подписи – руководителя, начальника отдела кадров, подпись сотрудника (по желанию).
После подписания ходатайство передаётся в отдел кадров, где:
- Осуществляется проверка правомерности выдачи.
- Подготавливается приказ о награждении (если он ещё не подписан).
- Оформляется бланк почетной грамоты (см. Приложение 1).
- Вручается грамота на торжественном мероприятии.
- Сведения о награждении заносятся в трудовую книжку.
Приложение 1. Образец бланка Почетной грамоты
Ниже – типовый макет бланка, который можно использовать в вашей организации.
+--------------------------------------------------------------+ | ПОЧЕТНАЯ ГРАМОТА | +--------------------------------------------------------------+ | Настоящая грамота вручается _______________________________ | | (ФИО работника) | | за значительные заслуги в сфере ___________________________ | | (краткое описание достижений) | | | | Дата выдачи: ____________ №: ___________ | | | | ________________________ | | (Подпись руководителя) | | ________________________ | | (Подпись начальника отдела кадров) | +--------------------------------------------------------------+
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Обязательно ли указывать номер приказа в графе 3?
Ответ: Номер приказа указывается, если он имеется. При его отсутствии в графе 4 делается пометка о невозможности указать номер, но при этом фиксируется основание награждения. - Вопрос: Можно ли использовать шаблон грамоты без официального приказа?
Ответ: Да, однако в этом случае необходимо оформить внутренний приказ (даже если он не имеет официального номера) и зафиксировать его в документах компании. - Вопрос: Как оформить запись, если грамота была вручена нескольким сотрудникам одновременно?
Ответ: В каждой отдельной трудовой книжке вносится отдельная запись, где указываются ФИО каждого сотрудника, дата вручения и основание.
Оформление почетной грамоты в трудовой книжке – важный процедурный момент, требующий внимания к деталям. Даже при отсутствии приказа, работодатель обязан:
- Зафиксировать все сведения о награждении в графе 3.
- Сделать пояснительную пометку в графе 4.
- Сохранить копию приказа (или документа, заменяющего его) в архиве.
Точное и законное оформление не только соблюдает требования трудового законодательства, но и служит дополнительным стимулом для профессионального роста сотрудников.