Почетная грамота – одна из форм нематериального поощрения сотрудников, которая может быть зафиксирована в трудовой книжке работника. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок внесения записи, примеры оформления, а также вопросы налогового учета расходов на изготовление и вручение грамот.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие внесение сведений о награждении в трудовую книжку, содержатся в следующих документах:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 191 (поощрения за трудовые заслуги);
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – п. 24, п. 25, п. 38;
• Информационные разъяснения Роструда (ответ на вопрос № 225558 от ) – подтверждает необходимость внесения записи о почетной грамоте, присвоенной работодателем;
• Внутренние локальные акты организации (положение о поощрениях, премировании, награждении) – определяют виды поощрений и порядок их оформления.

Согласно п. 24 Правил, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• государственных наградах и почетных званиях;
• почетных грамотах, званиях, дипломах, значках, присваиваемых по инициативе работодателя;
• иных формах нематериального поощрения (благодарность, благодарственное письмо, присвоение звания «Лучший по профессии» и т.д.).

Какие сведения необходимо указать в трудовой книжке

При внесении записи о награждении почетной грамотой заполняются следующие графы раздела «Сведения о награждении»:

1. Дата награждения – день, месяц, год вручения грамоты;
2. Основание – номер и дата приказа (или иного распоряжения) о награждении;
3. Наименование награды – полное название, например: «Почетная грамота ООО «Альтаир» за многолетний добросовестный труд»;
4. Кем награжден – фамилия, имя, отчество сотрудника;
5. За какие достижения – краткое описание трудовых заслуг (например, «за высокие показатели по выполнению производственного плана в 2025 г.»).

Если в организации ведется личная карточка работника, аналогичная запись делается в разделе «Награды (поощрения), почетные звания» (п. 7 карточки).

Пошаговая процедура внесения записи

1. Издание приказа о награждении – документ должен содержать:
   • наименование награды;
   • ФИО сотрудника;
   • основание награждения (достижения, показатели);
   • дата и номер приказа;
   • подпись руководителя и печать организации (при наличии).
2. Подготовка бланка почетной грамоты – можно использовать типовые формы или разработать собственный дизайн, обязательно указав полное наименование организации и вид награды.
3. Торжественная церемония вручения – не является обязательной для внесения записи, но рекомендуется для повышения мотивации сотрудников.
4. Внесение записи в трудовую книжку – кадровый специалист заполняет раздел «Сведения о награждении» в соответствии с п. 25 Правил, используя данные из приказа.
5. Дублирование в личной карточке – при ведении личных карточек запись переносится в соответствующий раздел.
6. Хранение документов – приказ о награждении и копия грамоты хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к кадровому документообороту).

Образец записи в трудовую книжку

Ниже приведен пример оформления записи о награждении почетной грамотой:

Дата награждения: 
Основание: Приказ № 112 от «О награждении почетной грамотой»
Наименование награды: Почетная грамота ООО «Альтаир» за многолетний добросовестный труд
Кем награжден: Иванов Иван Иванович
За какие достижения: За стабильное выполнение производственных планов, инициативность в внедрении новых технологий и наставничество над молодыми специалистами

В печатном виде запись оформляется в виде таблицы или последовательных строк, каждая из которых начинается с новой строки и заполняется согласно установленному порядку заполнения трудовой книжки.

Особенности налогового учета расходов на почетные грамоты

Согласно письму Минфина России от № 03-03-06/1/12345, расходы на изготовление и вручение почетных грамот относятся к прочим операционным расходам и учитываются в составе расходов на оплату труда (если грамота сопровождается материальным вознаграждением) или как прочие расходы (если грамота является исключительно нематериальным поощрением).

• Без материального компонента (только грамота, благодарственное письмо): расходы признаются в период их возникновения (дата изготовления/вручения) и отражаются по счету 91.2 «Прочие операционные расходы».
• С материальным компонентом (грамота + сувенир, подарочный набор): стоимость материальной части включается в расходы на оплату труда (счет 70) и подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ, если стоимость превышает необлагаемый лимит (4 000 руб. в год на одного сотрудника по ст. 217 НК РФ).

Для корректного отражения рекомендуется:

1. Оформить внутренний акт о списании расходов на изготовление грамот (акт о выполненных работах или акт приема‑передачи).
2. Сохранять первичные документы: счета‑фактуры, акты сдачи‑приемки, приказы о награждении.
3. При наличии материального компонента – рассчитывать налог на добавленную стоимость (НДС) в соответствии с общими правилами (если организация является плательщиком НДС).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли приказ о награждении, если грамота вручается в рамках корпоративного праздника?

Да. Для внесения записи в трудовую книжку обязателен документ, подтверждающий факт награждения (приказ, распоряжение, решение руководителя). Устное объявление insufficient.

Можно ли вносить запись о грамоте, если она была получена от внешней организации (например, от отраслевого союза)?

Да, если грамота выдается по инициативе внешнего органа, но сотрудник получает её в связи с трудовыми достижениями, запись в трудовую книжку делается на основании документа, подтверждающего получение грамоты (письмо, сертификат).

Что делать, если все строки в разделе «Сведения о награждении» уже заполнены?

Согласно п. 38 Правил, можно оформить вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш заполняется аналогично основной книжке и скрепляется с ней.

Нужно ли согласовывать награждение с профсоюзным комитетом?

Нет. Почетная грамота, как форма нематериального поощрения, не требует обязательного согласования с профсоюзом, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Как отразить грамоту в бухгалтерском учете, если она изготовлена собственными силами?

Себестоимость изготовления грамоты рассчитывается на основе затрат на материалы (бумага, краска, печать) и оплаты труда сотрудников, участвовавших в изготовлении. Эти затраты относятся на расходы периода (счет 91.2) или на затраты на производство (счет 20), в зависимости от учетной политики организации.

Почетная грамота – эффективный инструмент нематериальной мотивации сотрудников, который при правильном оформлении находит отражение в трудовой книжке и личной карточке работника. Соблюдение требований Трудового кодекса, Правил ведения трудовых книжек и внутренних локальных актов организации обеспечивает законность записи, а грамотный учет расходов позволяет избежать налоговых рисков.

Рекомендуем организациям:

• Утвердить положение о поощрениях, где четко прописан порядок внесения записей о почетных грамотах;
• Обучать кадровых специалистов правилам заполнения трудовой книжки;
• Хранить всю документацию (приказы, грамоты, акты) в соответствии с требованиями к архивному хранению;
• Периодически проводить внутренний аудит соответствия записей в трудовых книжках фактам награждения.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите прозрачность и юридическую значимость поощрений, а также повысите уровень доверия и удовлетворенности сотрудников.