Декларация СОУТ (специальной оценки условий труда) – это обязательный документ, который подтверждает, что условия труда на предприятии соответствуют установленным государственными нормативными актам требованиям охраны труда. Подача декларации осуществляется в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) – государственная инспекция труда (ГИТ) субъекта Российской Федерации.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 406н – утверждает форму декларации и порядок её заполнения (приложение N 1).
• Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» – регулирует проведение СОУТ и оформление результатов.
• Постановление Правительства РФ от № 56 – определяет требования к электронному взаимодействию с Рострудом.

Подготовка документов перед подачей

Перед тем как направить декларацию в ГИТ, необходимо собрать следующий пакет:

1. Сопроводительное письмо на фирменном бланке организации (или ИП) с указанием реквизитов заявителя, цели подачи и списка прилагаемых документов.
2. Декларация СОУТ – заполненная по форме приложения N 1 к Приказу № 406н (2 экземпляра, подлинные).
3. Заверенная копия заключения эксперта по результатам специальной оценки условий труда (1 экземпляр). В декларации должны быть указаны реквизиты этого заключения.
4. Идентификационные данные организации/ИП: ИНН, ОГРН (или ОГРНИП), полное наименование, место нахождения и место осуществления деятельности.
5. Документ, подтверждающий полномочия представителя (доверенность, если декларацию подаёт не руководитель).

Все бумажные документы должны быть подшиты, пронумерованы и сопровождаться описью вложения. При почтовой отправке обязательно использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.

Способы подачи декларации

Законодательство допускает три основных способа подачи:

Личная подача в территориальный орган ГИТ

Декларация и сопроводительные документы передаются непосредственно в приёмную инспекции. После принятия документов выдаётся расписка о получении.

Подача почтовым отправлением

Документы направляются заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес получателя – территориальный орган ГИТ по месту нахождения организации (или её филиала/представительства).

Электронная подача через официальный портал Роструда

Согласно пункту 2.1 Приказа № 406н, декларация может быть подана в электронном виде на сайте https://declaration.rostrud.gov.ru/declaration/choice. При этом:

• Требуется наличие квалифицированной электронной цифровой подписи (КЭП) у заявителя или его уполномоченного представителя.
• После заполнения формы и прикрепления сканов необходимых документов (сопроводительное письмо, декларация, заключение эксперта) заявление отправляется в электронный реестр.
• При успешной электронной подаче подача бумажного варианта не требуется.

Особенности подачи для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Требования к составу пакета документов одинаковы для обоих категорий заявителей. Однако есть нюансы:

• Юридические лица указывают в сопроводительном письме полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес местонахождения и, при наличии, адрес филиала/представительства, если декларация относится к нему.
• Индивидуальные предприниматели вместо ОГРН указывают ОГРНИП, а в поле «наименование организации» пишут ФИО ИП.
• Если деятельность ведётся по нескольким адресам (например, сеть розничных точек), декларация подаётся отдельно по каждому месту осуществления деятельности, либо в одной декларации указываются все адреса с соответствующими пояснениями.

Примеры адресов и графиков приема территориальных органов ГИТ

Ниже приведены сведения о некоторых региональных инспекциях (данные актуальны на май 2026 года).

Северо-Западная межрегиональная территориальная ГИТ (Санкт‑Петербург)

Адрес: г. Санкт‑Петербург, пер. Виленский, д. 15, лит. Б (ст. м. Чернышевская).

График приема: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выдача зарегистрированных деклараций – рабочие дни с 08:00 до 13:00.

Государственная инспекция труда в Калужской области

Адрес: г. Калуга, ул. Ленина, д. 25.

График: пн‑чт 08:30‑17:30, пт 08:30‑16:00.

Государственная инспекция труда в Ленинградской области

Адрес: г. Гатчина, ул. Советская, д. 10.

График: пн‑пт 09:00‑18:00.

Государственная инспекция труда в Ставропольском крае (электронный приём)

Подача осуществляется исключительно в электронном виде через портал https://declaration.rostrud.gov.ru/declaration/choice. Приём бумажных документов не требуется.

Для остальных регионов рекомендуется уточнять актуальные адреса и часы работы на официальных сайтах территориальных органов ГИТ или через горячую линию Роструда (8‑800‑200‑00‑00).

Пошаговая инструкция подачи декларации

1. Провести специальную оценку условий труда (СОУТ) аккредитованной организацией.
2. Получить заключение эксперта и убедиться, что в нём указаны все необходимые реквизиты (номер протокола, дата, данные экспертной организации).
3. Заполнить форму декларации согласно приложению N 1 к Приказу № 406н.
4. Подготовить сопроводительное письмо на фирменном бланке.
5. Сформировать пакет документов (см. раздел «Подготовка документов»).
6. Выбрать способ подачи:
• Лично – посетить приёмную ГИТ в часы работы.
• Почтой – отправить заказным письмом с описью и уведомлением.
• Электронно – зайти на портал declaration.rostrud.gov.ru, пройти авторизацию с КЭП, загрузить сканы документов и отправить заявление.
7. Получить подтверждение приёма (расписка, уведомление о вручении или электронное подтверждение).
8. Ожидать регистрации декларации в реестре (обычно до 10 рабочих дней). При необходимости проверить статус через личный кабинет на сайте Роструда.
9. При получении отказа – устранить замечания и повторно подать скорректированный пакет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять копию заключения эксперта нотариусом?

Достаточно заверенной копии, подписанной уполномоченным представителем экспертной организации (печать и подпись). Нотариальное заверение не требуется.

Можно ли подать декларацию без электронной подписи?

Да, если подача осуществляется в бумажном виде или почтовым отправлением. Для электронной подачи КЭП обязательна.

Срок действия декларации?

Декларация считается бессрочной, однако при изменении условий труда (перепланировка, введение нового оборудования, изменение технологического процесса) необходимо провести новую СОУТ и подать обновлённую декларацию.

Где можно посмотреть образец заполнения декларации?

Образец и инструкция по заполнению доступны на сайте Роструда в разделе «Специальная оценка условий труда» → «Декларация СОУТ» → «Образец заполнения».

Что делать, если декларация потеряна?

В случае утери можно запросить дубликат в территориальном органе ГИТ, предоставив заявление и копию пакета документов, ранее поданных.

Подача декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда – важный этап обеспечения безопасности на производстве. Соблюдение установленного порядка подготовки документов, выбор удобного способа подачи (лично, почтой или электронно) и внимание к деталям (сопроводительное письмо, заверенное заключение эксперта, точные реквизиты) позволяют избежать задержек и отказа в регистрации. Регулярное обновление СОУТ и своевременная подача декларации помогут организации не только выполнить законодательные требования, но и создать безопасные и здоровые условия труда для сотрудников.

Для получения актуальной информации рекомендуется периодически проверять официальные ресурсы Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и сайты территориальных органов государственной инспекции труда.