С 2020 года работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности своих сотрудников. Эти данные используются для формирования электронных трудовых книжек. В 2026 году порядок подачи почти не изменился, но важно знать все нюансы, чтобы избежать ошибок и задержек.
Какие сведения требуется подать?
В ПФР необходимо передать форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица). В неё включаются:
- ФИО работника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о местах работы и периодах занятости;
- Сведения о выплатах, сделанных в рамках страховых отношений;
- Выбор формы ведения трудовой книжки (бумажная / электронная).
Эти данные позволяют ПФР сформировать электронную запись о стаже работы каждого сотрудника.
Формы и документы
- СЗВ‑ТД – основная форма, утверждённая Постановлением Правления ПФР от № 730‑п.
- Заявление работника о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).
- Подтверждающие документы (трудовой договор, приказ о приёме на работу и т.д.).
Как правильно оформить заявление работника?
Заявление может быть оформлено в любой форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Выбор способа ведения трудовой книжки (бумажная / электронная);
- Дата подачи заявления.
Заявление подаётся в ПФР по основному месту работы. При трудоустройстве оно может быть включено в пакет документов, передаваемых работодателем.
Образцы заявлений
На официальных сайтах (например, nalog-nalog.ru) доступны готовые образцы, которые можно использовать как шаблон.
Как подать сведения в ПФР?
Существует несколько способов подачи:
- Через личный кабинет работодателя на портале ПФР – самый быстрый способ. Требуется авторизация по сертификату или логин/пароль.
- Через МФЦ (Многофункциональный центр) – можно лично передать бумажные документы или загрузить их в электронном виде.
- Через электронную почту – если у организации есть подпись в электронном виде, документы можно отправить на официальный адрес ПФР.
- Через бумажную форму – в исключительных случаях, когда требуется подпись оригинального документа.
Сроки подачи
Для 2026 года обязательный срок подачи сведений – до 31 декабря 2026 года (для расчёта за 2025 год). Если вы подаёте сведения о выборе формы трудовой книжки, срок не позднее 31 октября 2020 года уже прошёл; сейчас важно соблюдать новый срок для ежегодных обновлений.
Что делать, если нужно получить выписку из электронной трудовой книжки?
Работник может запросить выписку о своей трудовой деятельности следующим образом:
- Войти в Личный кабинет гражданина на сайте ПФР;
- Перейти в раздел Электронная трудовая книжка;
- Выбрать пункт Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности;
- Нажать кнопку Запросить.
Выписка приходит в электронном виде и может быть использована для подтверждения стажа, подачи в другие организации и т.д.
Частые вопросы и ответы
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Нет. Выбор делается один раз – либо полностью бумажная, либо полностью электронная. После выбора изменить форму нельзя, пока не будет подан новое заявление.
Что делать, если работник не подаёт заявление о выборе формы?
По умолчанию считается, что ведётся бумажная трудовая книжка. Однако с 2020 года рекомендуется поощрять переход на электронный формат, так как он упрощает работу с ПФР.
Как проверить, что сведения приняты ПФР?
После отправки формы в личном кабинете появится статус «Принято». Также можно запросить подтверждение по электронной почте или получить бумажное подтверждение в МФЦ.
Краткое резюме действий
- Сформировать СЗВ‑ТД для каждого сотрудника.
- Получить от работников заявления о выборе формы трудовой книжки.
- Подать документы в ПФР одним из доступных способов (онлайн‑кабинет, МФЦ, электронная почта).
- Убедиться в статусе «Принято» и при необходимости запросить выписку из электронной трудовой книжки.
Соблюдая эти шаги, вы гарантируете своевременное пополнение электронных трудовых книжек и избежите штрафов за несвоевременную подачу сведений.