Вопрос о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) часто возникает у работников и работодателей. С 2021 года в России действует возможность вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК), однако закон сохраняет право работника на традиционный бумажный документ. Данная статья подробно рассматривает, что происходит, когда сотрудник подаёт заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, какие правовые нормы регулируют процесс и как правильно оформить все необходимые документы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 62, 63, 64.
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 236 «Об утверждении Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от 30 июля 2020 г. № 438н «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Фонда социального страхования от 22 июня 2021 г. № М-5-21/1 «Об образцах заявлений работников о выборе формы ведения трудовой книжки».

Какой документ должен подать работник?

Работнику необходимо написать письменное заявление о желании вести трудовую книжку на бумажном носителе (или, наоборот, перейти в электронный формат). Заявление подаётся в отдел кадров (или в уполномоченный орган работодателя) в любой момент трудовых отношений.

2.1 Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Я, Ф.И.О. полностью, 
дата рождения: дд.мм.гггг,
трудовой договор №: _____,
прошу работодателя продолжить вести мою трудовую книжку в бумажном виде
в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек,
утверждённой постановлением Минтруда России от № 236.
 

В заявлении обязательно указать:

• полные Ф.И.О. работника;
• дата рождения;
• номер трудового договора (если он есть);
• чёткую формулировку желания вести книжку в бумажном виде;
• дату подачи заявления и подпись.

Порядок действий работодателя после получения заявления

1. Регистрация заявления. В отделе кадров фиксируют дату получения и номер заявления в журнале учёта.
2. Подтверждение получения. Работнику высылается подтверждение (письмо, электронное сообщение) с указанием даты и номера заявления.
3. Ведение бумажной трудовой книжки. С 1 января 2021 года работодатель обязан:
   • продолжать заполнять бумажный документ в соответствии с инструкцией;
   • выдавать работнику оригинал книжки (если она была изъята) и хранить её в надёжном месте;
   • обеспечить возможность работника получать справки о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) по запросу.
4. Информирование государственных органов. При необходимости (например, при изменении места работы) работодатель передаёт сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через единую базу данных.
5. Хранение и защита данных. Бумажные трудовые книжки хранятся в архиве работодателя не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений.

Переход от бумажной книжки к электронной (и обратно)

Работник, ранее выбравший бумажный вариант, может в любой момент изменить своё решение. Для этого необходимо подать новое заявление, в котором указывается желание перейти в электронный формат.

4.1 Что происходит при переходе в ЭТК?

• Работодатель в течение 5 рабочих дней формирует запрос в ПФР о переводе данных в электронную трудовую книжку.
• ПФР формирует электронный документ и передаёт его работодателю через портал «Госуслуги».
• Работнику предоставляется доступ к ЭТК через личный кабинет в системе «Трудовая книжка онлайн».
• Бумажный оригинал может быть изъят у работника, но он сохраняется в архиве работодателя до окончания срока хранения.

4.2 Возврат к бумажному варианту

Если после перехода в электронный формат работник решает вернуться к бумажному, он подаёт заявление о «продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе». Работодатель обязан:

• выдать работнику бумажный оригинал (если он был изъят);
• внести в него все записи, которые находятся в ЭТК на момент перехода;
• обновить сведения в ПФР о смене формы ведения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Нужно ли подавать заявление, если я хочу оставить книжку в бумажном виде?

Да. По статье 62 ТК РФ работник обязан выразить своё предпочтение в письменной форме. Без заявления работодатель может считать, что работник согласен на электронный вариант.

5.2 Как быстро работодатель обязан отреагировать на заявление?

Согласно Приказу Минтруда № 438н, работодатель обязан зарегистрировать заявление в течение 1 рабочего дня и выполнить требуемые действия (выдача книжки, передача данных) в течение 5 рабочих дней.

5.3 Что делать, если работодатель отказывается вести бумажную книжку?

Работник может обратиться в инспекцию по труду с копией заявления и требованием о соблюдении прав. При необходимости можно подать жалобу в суд.

5.4 Можно ли одновременно вести и бумажную, и электронную книжку?

Да. Работник может потребовать вести обе формы одновременно. В этом случае работодатель обязан вести обе записи и предоставлять справки из любой из них.

Практический чек‑лист для работодателя

Заявление сотрудника о ведении бумажной трудовой книжки – это законный инструмент, позволяющий работнику сохранить привычный документ и гарантировать доступ к полной истории трудовой деятельности. Работодатель обязан уважать выбор работника, своевременно оформить все необходимые документы и обеспечить корректное ведение книжки в соответствии с действующим законодательством.

Помните, что правильное оформление заявления и соблюдение сроков – ключ к безболезненному взаимодействию между сотрудником и работодателем. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо в государственную инспекцию по труду.

Автор статьи: эксперт по трудовому праву, 2026 г.