С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь все записи о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, должны вноситься в ЭТК, хранящуюся в Социальном фонде РФ. Однако порядок оформления таких записей имеет свои особенности, особенно когда речь идёт о совместителе (внутреннем или внешнем). Ниже подробно рассмотрен процесс подачи заявления о внесении записи о работе по совместительству в электронную трудовую книжку.
Нормативная база
- Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовой книжки и возможность внесения записи о работе по совместительству только по заявлению работника.
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит электронные трудовые книжки и определяет, что основной работодатель обязан информировать сотрудников о переходе на ЭТК и принимать от них заявления о выборе способа ведения книжки.
- Приказ Минтруда России № 320н – устанавливает форму и порядок заполнения заявления о внесении записи о работе по совместительству в трудовую книжку (в т.ч. электронную).
Кто подаёт заявление?
Согласно разъяснениям Минтруда и практике кадровых служб:
- Внутренний совместитель (работает по совместительству в той же организации, где является основным сотрудником) подаёт заявление непосредственно своему руководителю по основному месту работы.
- Внешний совместитель (работает по совместительству в другой организации) также подаёт заявление по основному месту работы, т.е. в той организации, где он состоит в штате на постоянной основе. Работодатель по совместительству не требует от него отдельного заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Таким образом, независимо от типа совместительства, инициатором подачи заявления является сам работник, а адресат – его основной работодатель.
Содержание заявления
Заявление может быть оформлено в свободной форме, но для удобства рекомендуется включить следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (основного места работы) и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес).
- ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
- Сведения о совместительстве:
- Наименование организации‑совместителя (если внешний совместитель).
- Должность по совместительству.
- Дата начала работы по совместительству (день, месяц, год).
- При необходимости – срок действия договора о совместительстве.
- Просьба внести запись о работе по совместительству в электронную трудовую книжку.
- Дата составления заявления и подпись сотрудника (с расшифровкой).
Пример текста заявления
Заявление о внесении записи в электронную трудовую книжку о работе по совместительству Кому: генеральному директору ООО «Основная Компания» От: Иванова Анны Сергеевны, бухгалтера, отдел финансов Прошу внести в мою электронную трудовую книжку запись о работе по совместительству:
- Организация‑совместитель: ООО «Внешний Партнер»;
- Должность: менеджер по продажам;
- Дата начала работы: ;
- Срок действия договора: бессрочно.
При оформлении заявления в электронном виде (например, через корпоративный портал или ЭДО) достаточно заполнить соответствующие поля формы, предусмотренной приказом Минтруда № 320н.
Порядок действий работодателя
- Получение заявления – отдел кадров принимает заявление от сотрудника (в бумажном или электронном виде).
- Проверка документов – при наличии внешнего совместителя требуется копия трудового договора или соглашения о совместительстве, подтверждающая факт работы.
- Внесение записи в ЭТК – с использованием личного кабинета работодателя в системе Социального фонда РФ делается запись о работе по совместительству. Согласно приказу Минтруда, для таких записей используется специальный код «А» (работа по совместительству).
- Уведомление сотрудника – после внесения записи работник получает подтверждение (выписку из ЭТК или уведомление в личном кабинете).
- Хранение заявления – оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как и другие кадровые документы).
Особенности для внешних совместителей
Важно помнить, что внешний совместитель не может вести бумажную трудовую книжку у работодателя‑совместителя, поэтому требовать от него отдельного заявления о выборе способа ведения книжки незаконно. Всё, что необходимо – это получить от него заявление по основному месту работы, а уже основной работодатель осуществляет внесение записи в ЭТК.
Что делать, если сотрудник отказывается подавать заявление?
Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ, запись о работе по совместительству вносится только по письменному заявлению работника. Если сотрудник отказывается подать такое заявление, работодатель не вправе вносить запись самостоятельно. В этом случае трудовая деятельность по совместительству не будет отражена в ЭТК, что может повлиять на подсчёт стажа для пенсии и социальных выплат. Рекомендуеться провести разъяснительную работу с сотрудником о последствиях отсутствия записи.
Заявление на электронную трудовую книжку для совместителя – это простой, но обязательный документ, который обеспечивает корректное отражение трудовой деятельности в ЭТК. Основные моменты, которые следует запомнить:
- Заявление подаётся работником по основному месту работы.
- В заявлении указываются данные о совместительстве (наименование организации, должность, дата начала).
- Основной работодатель вносит запись в ЭТК с использованием кода «А».
- Для внешних совместителей отдельное заявление о выборе способа ведения книжки не требуется.
- Отсутствие заявления приводит к невозможности внесения записи о совместительстве в ЭТК.
Соблюдение указанного порядка гарантирует легальность учёта трудового стажа, защищает права работника и упрощает взаимодействие с Социальным фондом РФ.