С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на то, что основная часть сведений о трудовой деятельности теперь хранится в Социальном фонде, работодатель по‑прежнему обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (или её копию) при увольнении, если работник этого требует. В случае, когда личное получение документа невозможно, заявление можно направить по почте. Ниже – пошаговая инструкция, образец заявления и важные нюансы.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – право работника на получение трудовой книжки при расторжении трудового договора.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения доступа к электронным трудовым книжкам» – регулирует переход на ЭТК.
- Постановление Правительства РФ от № 1845 «О порядке выдачи и хранения трудовых книжек в условиях перехода на электронный формат» – уточняет процедуру отправки документов по почте.
Когда нужно подавать заявление
Заявление о выдаче трудовой книжки по почте подаётся:
- В день увольнения (в последний рабочий день) – если вы не можете лично забрать документ.
- В течение трех рабочих дней после даты расторжения трудового договора, если работодатель задерживает выдачу.
- При утере или порче трудовой книжки – в этом случае заявление подаётся одновременно с запросом о выдаче дубликата.
- Копия паспорта (страница с ФИО и данными о прописке).
- Копия СНИЛС (если требуется подтверждение личности в Социальном фонде).
- Трудовой договор или его копия (для подтверждения факта работы в организации).
- Если заявление отправляеться представителем – доверенность, заверенная нотариально.
- Конверт с обратным адресом и маркой достаточной nominal стоимости (рекомендуется отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении).
- Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения или в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
- При отправке по почте срок начинает течь с даты получения письма организацией (подтверждается уведомлением о вручении).
- Если работодатель нарушает срок, сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о выдаче документа и компенсации за задержку.
- Проверьте статус отправки на сайте почтовой службы (по трек‑номеру).
- Если письмо отмечено как «вручено», но вы не получили документ – напишите претензию работодателю с требованием выдать дубликат.
- При отсутствии ответа в течение 10 дней – подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) либо в суд.
- В качестве временной меры можно запросить выписку из электронной трудовой книжки в Социальном фонде (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ). Эта выписка имеет юридическую силу и может использоваться для подтверждения стажа при устройстве на новую работу или оформлении пенсии.
- Явно укажите в заявлении, что вам необходима бумажная трудовая книжка (или её заверенная копия).
- Если вы хотите получить обе формы (бумажную и электронную), укажите это в заявлении – работодатель обязан предоставить оба варианта.
- Помните, что электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде и доступна вам через личный кабинет на портале «Госуслуги»; Выписку из ЭТК можно получить в любой момент бесплатно.
- Портал Госуслуг – личный кабинет, запрос выписки из ЭТК
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) – информация о правах работников
- Министерство труда и социальной защиты РФ – нормативные акты по трудовым книжкам
- Почта России – отслеживание отправлений и тарифы
Что необходимо приложить к заявлению
Образец заявления
[Ваше ФИО] [Ваш адрес проживания] [Контактный телефон] [E‑mail] «____» __________ 2026 г. Наименование организации Адрес организации ИНН/КПП (если известен) Заявление о выдаче трудовой книжки по почте Я, [ФИО полностью], работавший(ая) в вашей организации в должности __________________ с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 2026 г. (приказ № ___ от «__» __________ 20__ г.), прошу выдать мне трудовую книжку (или её заверенную копию) и направить её заказным письмом с уведомлением о вручении на следующий адрес: [Полный почтовый адрес получателя] [Индекс] Прилагаю к заявлению: Копия паспорта (страница с ФИО и пропиской); Копия СНИЛС; Копия трудового договора (или приказ о приёме на работу); Доверенность (если заявление подаёт представитель). Прошу подтвердить получение данного заявления и сообщить о дате отправки трудовой книжки. С уважением, [Подпись] [Расшифровка подписи]
Примечание: текст заявления можно оформить в виде обычного печатного документа; главное – чётко указать свои реквизиты, реквизиты организации, просьбу о выдаче трудовой книжки и адрес для отправки.
Куда отправлять заявление
Заявление направляется на юридический адрес организации (указанный в учредительных документах или в трудовом договоре). Если организация имеет отдельный отдел кадров или службу по работе с персоналом, заявление можно отправить туда же, указав в конверте «Отдел кадров».
Сроки рассмотрения и выдачи
Что делать, если трудовая книжка не пришла
Особенности в период перехода на электронные трудовые книжки
С 1 января 2026 года трудовые книжки в бумажном виде выдаются только по требованию сотрудника. Если вы не подадите заявление, работодатель может считать, что вы согласны получать сведения исключительно в электронном виде. Поэтому: