Трудовая книжка на протяжении многих лет остается главным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию гражданина․ Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос работы с бумажным подлинником остается крайне актуальным․ В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой подлинник трудовой книжки, как проверить его authenticity, как правильно снять копию и в каких случаях выдается дубликат․
Эпоха перемен: бумажный подлинник и электронная трудовая книжка
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом формате․ С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять преимущественно электронные трудовые книжки․
Однако бумажный подлинник не исчез бесследно․ Важно помнить ключевое правило: если у вас сохранилась бумажная трудовая книжка, она продолжает иметь юридическую силу и является полноценным документом․ Работодатели обязаны принимать и учитывать подлинники наряду с данными электронного реестра․ Кроме того, Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н был утвержден новый порядок ведения и хранения бумажных трудовых книжек, а также новая форма вкладыша к ней․
Как проверить подлинность трудовой книжки
Кадровикам и работодателям крайне важно уметь отличать оригинальный документ от подделки․ Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, в первую очередь необходимо обратить внимание на ее бланк․
Защита бланка
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это защищенная полиграфическая продукция․ Они содержат ряд степеней защиты, присущих официальным государственным документам․ При проверке подлинности следует обратить внимание на:
- Качество бумаги и шрифт;
- Наличие водяных знаков;
- Серийный номер и формат документа (соответствие году выпуска);
- Отсутствие следов исправлений, подчисток и неоговоренных исправлений в записях․
Соответствие инструкциям
В связи с появлением Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года, а также новыми приказами (включая Приказ № 320н), существуют строгие правила внесения записей․ Любые отклонения от стандартов могут сигнализировать как о невнимательности кадровика, так и о фальсификации документа․
Копия трудовой книжки: как правильно заверить
Часто для получения кредита, оформления визы или социальных выплат требуется предоставить данные о трудовой деятельности․ Если у вас бумажная трудовая книжка, работодатель может выдать заверенные копии всех её страниц․ Забирать подлинник из отдела кадров категорически не рекомендуется — это нарушение правил хранения․
Порядок получения копии
Чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, сотрудник должен подать работодателю письменное заявление․ Унифицированной формы для него нет, поэтому оно составляется в произвольной форме․ По закону работодатель обязан выдать копию в установленные сроки․
Правила заверения
Как правильно заверить копию трудовой книжки? Ключевой принцип заключается в том, что при оцифровке (сканировании) или ксерокопировании необходимо воспроизвести все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, включая пустые страницы разделов, если они идут до конца заполненных․ На каждой странице или после последней страницы должна быть отметка, включающая:
- Слово «Верно»;
- Название должности работника, заверившего копию;
- Его собственноручную подпись;
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
- Дату заверения;
- Печать организации (при наличии)․
Трудовую книжку можно заверить не только у работодателя, но и нотариально․ Копия, заверенная с соблюдением законодательных норм, имеет такую же юридическую силу, что и подлинник для предъявления в соответствующие инстанции․
Дубликат трудовой книжки: когда нужен и как оформить
Жизненные ситуации бывают разными: подлинник может потеряться, быть испорчен или украден․ В таких случаях оформляется дубликат․ Согласно действующим Правилам, при оформлении дубликата необходимо строго соблюдать сроки․
Сроки выдачи
Законодательство устанавливает четкие временные рамки для выдачи дубликата:
- Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (согласно п․ 32 Правил)․
- В некоторых нормативных актах (в зависимости от юрисдикции и специфических положений) указывается, что дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 20 календарных дней со дня поступления заявления работника․
Что вносится в дубликат?
В дубликат вносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю, а затем периоды работы у текущего работодателя․ Стаж подтверждается официальными документами (справками, выписками из приказов, архивными справками)․ В опись, формируемую при восстановлении данных, вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела и иные важные сведения․
Учет и хранение подлинников
Подлинник трудовой книжки — это строгий отчетный документ․ Работодатель несет за него полную материальную ответственность․ При приеме на работу работник обязан предъявить подлинник (если он не отказался от его ведения в пользу ЭТК); У многих кадровиков возникает вопрос: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки? ЭТК ведутся в информационных системах, однако подлинники бумажных книжек обязательно вносятся в книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․
Подлинник трудовой книжки, несмотря на развитие электронных технологий, остается важнейшим источником информации о трудовом пути человека․ Кадровым специалистам важно уметь отличать подлинный бланк от фальшивого, правильно заверять копии и своевременно выдавать дубликаты․ А самим работникам стоит бережно относиться к этому документу, не оставлять его без надобности на руках и всегда помнить, что оригинал должен храниться у работодателя, а для третьих лиц достаточно правильно заверенной копии․