Вопрос о том, кто имеет право вносить записи в трудовую книжку и заверять их своей подписью, часто возникает в небольших компаниях, где отсутствует штатный специалист по кадрам․ Может ли бухгалтер брать на себя эти функции? Как правильно оформить передачу полномочий и не нарушить трудовое законодательство? Разберемся во всех нюансах․
Имеет ли бухгалтер право подписи в трудовой книжке?
Согласно законодательству, вести трудовые книжки должен работодатель․ На практике это означает, что руководитель организации назначает ответственное лицо․ Если в штате нет кадровика, эта обязанность чаще всего возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера․
Самое главное правило: бухгалтер имеет право вносить записи и ставить свою подпись в трудовой книжке только в том случае, если на него приказом руководителя возложена ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек․ Без соответствующего приказа подпись бухгалтера будет незаконной․
Как оформить передачу полномочий бухгалтеру?
Чтобы бухгалтер мог на законных основаниях заверять записи в трудовых книжках, необходимо выполнить следующую процедуру:
- Издание приказа․ Руководитель организации выпускает приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, а также приказ, разрешающий право подписи данному лицу;
- Ознакомление; Бухгалтер должен ознакомиться с приказом под подпись․
- Дополнительное соглашение․ Если ведение кадрового учета не входит в изначальные должностные обязанности бухгалтера, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с соответствующей доплатой․
Должность ответственного лица (бухгалтер, главный бухгалтер, секретарь и т․д․) значения не имеет — ключевую роль играет именно распорядительный документ работодателя․
Особенности подписи при увольнении работника
При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями двух сторон:
- Работника — подтверждает ознакомление с записями․
- Работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек — в данном случае это бухгалтер, на которого возложены обязанности․
Существует распространенное заблуждение, что подпись в трудовой книжке при увольнении должен ставить только руководитель организации․ Это не так: если ответственным лицом назначен бухгалтер, он имеет полное право заверять записи своей подписью․
Подпись на титульном листе трудовой книжки
Титульный лист (первая страница) трудовой книжки заполняется при первичном оформлении сотрудника․ Минтруд России разъясняет: лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (в нашем случае — бухгалтер, назначенный приказом), подписывает первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, после чего ставится печать организации (при ее наличии)․
Заверение копии трудовой книжки бухгалтером в 2026 году
Часто сотрудникам требуются копии трудовых книжек для банков, соцорганов и т․д․ Если предприятие не может позволить себе содержать кадровика, заверение копий поручается бухгалтеру․
В 2026 году действует строгий стандарт заверения копий (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Бухгалтерии необходимо:
- На копии трудовой написать слово «Верно»․
- Указать должность того, кто ее заверяет (например, «Главный бухгалтер»)․
- Поставить подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы ответственного сотрудника)․
- Указать дату, когда копия заверена․
- При необходимости сделать отметку о месте нахождения оригинала (например: «Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Белла», дело 1-31 за 2024 год»)․
- Поставить печать организации так, чтобы она не перекрывала подпись ответственного лица․
Книга учета трудовых книжек
Назначенный приказом бухгалтер отвечает не только за заполнение книжек, но и за их учет․ Для этого ведутся специальные книги учета․ К ним предъявляются строгие требования:
- Все листы в обеих книгах (учета трудовых книжек и книги движения) должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации․
- При выдаче трудовой книжки на руки (например, при увольнении) работник обязан поставить свою подпись в книге учета (в графе 13 — «Расписка работника в получении трудовой книжки»)․
Что делать, если запись об увольнении уже внесена, а подпись поставить некому?
Иногда возникает ситуация, когда запись об увольнении внесена, но ответственное лицо (например, прежний кадровик) уволилось, а новое еще не назначено․ В этом случае можно оформить приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера․ Либо в трудовой книжке создается новый блок: вновь пишется заголовок с наименованием организации, затем ставится порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и текущая дата, после чего бухгалтер ставит свою подпись․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки часть процессов автоматизирована․ Выписка из электронной трудовой книжки приходит в личный кабинет работника с электронной подписью работодателя․ Однако за работодателем сохраняется обязанность вести бумажную трудовую книжку по заявлению сотрудника, а значит, необходимость в подписи ответственного лица (бухгалтера или кадровика) остается актуальной․
Бухгалтер может вносить записи в трудовую книжку, заверять копии и ставить свою подпись на титульном листе и при увольнении․ Главное условие — наличие официально изданного приказа руководителя о возложении на бухгалтера ответственности за ведение, хранение и учет трудовых книжек․ При соблюдении этой процедуры подпись бухгалтера имеет полную юридическую силу и не вызовет нареканий со стороны проверяющих органов․