Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако в практике кадрового делопроизводства нередко возникают ситуации, когда свободные страницы в разделе «Сведения о работе» заканчиваются. В таком случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. И одним из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровики, является правильное оформление подписей на этом вкладыше.
В этой статье мы подробно разберем, кто, где и как должен ставить подпись на вкладыше в трудовую книжку, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и замечаний со стороны проверяющих органов.
Зачем нужен вкладыш и когда он оформляется?
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225, вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в одном из разделов книжки (чаще всего это «Сведения о работе») не остается свободных строк. Вкладыш является продолжением трудовой книжки, а не самостоятельным документом. Без трудовой книжки он недействителен.
Главное правило: подпись лица, ответственного за ведение вкладыша
Самое главное, что нужно запомнить: на ьном листе вкладыша подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, в момент его оформления. Это может быть сотрудник отдела кадров, бухгалтер или руководитель организации (в малых предприятиях).
Частая ошибка — оставлять ьный лист вкладыша без подписи ответственного лица или ставить подпись работника вместо подписи кадровика. Разберем правильный порядок.
Кто ставит подпись на ьном листе вкладыша?
- Работник (владелец трудовой книжки), ставит свою подпись на ьном листе вкладыша только для заверения правильности внесенных персональных данных (ФИО, дата рождения, образование, профессия). Это делается аналогично тому, как работник расписывается на ьном листе самой трудовой книжки.
- Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек — ставит свою подпись обязательно. Эта подпись заверяет правильность внесенных сведений и сам факт выдачи вкладыша.
Где именно ставятся подписи?
На ьном листе вкладыша (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 225) в нижней части предусмотрены специальные строки:
- Строка «Работник» — здесь расписывается сам сотрудник.
- Строка «Дата заполнения» — указывается дата оформления вкладыша.
- Строка «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» — здесь ставит свою подпись кадровик или руководитель.
- Строка «М.П.» — здесь ставится печать организации (при ее наличии), которая заверяет подпись ответственного лица.
Подпись на вкладыше при вшивании: важный нюанс
Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли ставить подпись и печать на самом вкладыше в том месте, где он прошивается к трудовой книжке?
Ответ: Нет, это не требуется;
В Правилах ведения трудовых книжек нет указания о том, что вкладыш необходимо заверять подписью на корешке или на месте прошивки. Достаточно подписей на ьном листе вкладыша. Однако сам вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку. Обычно его пришивают между последним листом трудовой книжки и обложкой, либо в самом конце книжки.
Как оформить выдачу вкладыша в самой трудовой книжке?
Факт выдачи вкладыша обязательно должен быть зафиксирован на внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на ьном листе, если нет места на обложке). Там делается надпись по следующему образцу:
Образец записи:
«Выдан вкладыш в трудовую книжку серии АТ-IV № 1234567».
Под этой записью обязательно ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации. Именно эта подпись на обложке трудовой книжки связывает основной документ и вкладыш воедино;
Частые ошибки и их исправление
На вкладыше нет подписи ответственного лица
Это грубое нарушение. Если вкладыш уже вшит, а подпись кадровика на ьном листе отсутствует, необходимо внести подпись текущим числом (если вкладыш оформлялся недавно) или сделать это в рамках исправления ошибки. Если ответственное лицо, которое не поставило подпись, уже уволилось, подпись ставит текущий работник, ответственный за ведение трудовых книжек.
Подпись на вкладыше отличается от подписи в трудовой книжке
Это абсолютно нормально. Если трудовая книжка заводилась 15 лет назад одним кадровиком, а вкладыш оформляется сейчас другим сотрудником, подписи будут разными. Главное, чтобы подпись на вкладыше принадлежала реальному лицу, ответственному за ведение книжек на момент оформления вкладыша.
Работник отказывается или забыл поставить подпись
Подпись работника на ьном листе вкладыша обязательна, так как он подтверждает правильность своих данных. Без нее вкладыш считается оформленным с нарушением. Необходимо пригласить работника и попросить его расписаться.
Что делать, если закончился вкладыш?
Если в трудовой книжке есть вкладыш, и в нем также закончились страницы раздела «Сведения о работе», оформляется второй вкладыш. Правила проставления подписей на втором (и последующем) вкладыше абсолютно идентичны:
- Заполняется ьный лист с актуальными данными работника.
- Ставится подпись работника.
- Ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Ставится печать.
- На обложке трудовой книжки (под первой записью о выдаче вкладыша) делается отметка: «Выдан второй вкладыш серии… №…».
Ответственность за неправильное оформление
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства (в т.ч. правил ведения трудовых книжек и вкладышей к ним) влечет за собой административные штрафы:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Именно поэтому так важно следить за наличием всех необходимых подписей как на ьном листе вкладыша, так и на обложке самой трудовой книжки при фиксации факта его выдачи.
Краткий чек-лист для кадровика
Чтобы не допустить ошибок при оформлении вкладыша, проверьте себя по этому списку:
- Заполнен ли ьный лист вкладыша актуальными данными работника?
- Поставил ли работник свою подпись на ьном листе вкладыша?
- Поставили ли вы (как ответственное лицо) свою подпись на ьном листе вкладыша?
- Проставлена ли печать организации на ьном листе вкладыша?
- Сделана ли запись о выдаче вкладыша на внутренней стороне обложки трудовой книжки?
- Поставили ли вы подпись и печать под записью о выдаче вкладыша на обложке?
- Вшит ли вкладыш в трудовую книжку?
Подпись на вкладыше в трудовую книжку — это не просто формальность, а юридически значимый реквизит. Отсутствие подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или подписи самого работника делает документ недействительным и может создать серьезные проблемы для сотрудника при оформлении пенсии. Соблюдайте установленные правила, будьте внимательны к деталям, и тогда ваши кадровые документы всегда будут в полном порядке.