Подпись об ознакомлении – это подтверждение того, что работник получил и прочитал определенную запись, внесённую в его трудовую книжку. Несмотря на кажущуюся простоту, оформление такой подписи регулируется рядом нормативных актов и имеет важное значение для обеих сторон трудовых отношений.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 68 (ознакомление с локальными нормативными актами), ст. 84.1 (увольнение).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях» (в редакции, действующей на 2026 г.).
• ФЗ № 432-ФЗ от «О трудовой книжке» (в части электронной трудовой книжки).
• Письма и разъяснения Минтруда, Роструда, КонсультантПлюс, Гарант (2021‑2026 гг.).

Где ставится подпись об ознакомлении

В бумажной трудовой книжке

Согласно п. 4 Правил ведения трудовых книжек, подпись работника ставится в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» того раздела, в котором внесена запись, требующая ознакомления. Это касается:

• записи о приёме на работу;
• записи о переводе на другую работу (в т.ч. внутри организации);
• записи о изменении данных о работнике (ФИО, дата рождения и т.п.);
• записи о награждении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания;
• записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г. ведение ЭТК осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги». Ознакомление подтверждается электронной подписью работника (УКЭП) в соответствующем поле системы; При отсутствии УКЭП допускается подтверждение ознакомления посредством направления работнику уведомления с требованием подтвердить получение в личном кабинете.

Кто и когда обязан ознакомить работника

Обязанность лежит на работодателе (или уполномоченном лице – специалист отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек). Ознакомление проводится:

1. При приёме на работу – до подписания трудового договора работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка и иными ЛНА (ст. 68 ТК РФ).
2. При внесении любой записи в трудовую книжку – сразу после того, как запись сделана и подписана уполномоченным лицом (например, приказом о переводе).
3. При увольнении – работник ставит подпись об ознакомлении с записью об увольнении в графе 6 трудовой книжки (п. 5 Правил).
4. При исправлении ошибок – после внесения исправления работник также подписывается об ознакомлении с исправленной записью.

Порядок оформления подписи об ознакомлении

1. Внесение записи – ответственный сотрудник делает запись в трудовой книжке (или в ЭТК) и ставит свою подпись, дату и, при необходимости, печать организации.
2. Ознакомление работника – работнику предоставляется возможность прочитать запись (в бумажном виде – показать запись; в электронном – открыть соответствующий раздел в личном кабинете).
3. Подпись работника – в графе 6 ставится собственноручная подпись (или электронная подпись) с указанием даты ознакомления.
4. Подтверждение со стороны работодателя – при необходимости (например, при увольнении) ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример оформления в бумажной трудовой книжке:

Раздел: Сведения о работе
Запись: «Переведён на должность ведущего специалиста отдела маркетинга с .»
Дата внесения: 
Подпись уполномоченного лица: _____________________
Подпись работника (ознакомление): _____________________

Особенности и часто задаваемые вопросы

Нужно ли подписывать каждую запись?

Да, согласно п. 4 Правил ведения трудовых книжек, подпись об ознакомлении ставится под каждой записью, за исключением случаев, когда законом прямо предусмотрено иное (например, некоторые справки, выдаваемые работнику, не требуют подписи в трудовой книжке).

Можно ли использовать электронную подпись в бумажной трудовой книжке?

Нет. В бумажном варианте допускается только собственноручная подпись. Электронная подпись применяется исключительно в ЭТК.

Что делать, если работник отказывается расписаться?

Отказ от подписи об ознакомлении считается нарушением трудовой дисциплины. Работодатель должен:

• составить акт об отказе (с участием двух свидетелей);
• предупредить работника о возможных последствиях (дисциплинарное взыскание);
• при необходимости применить меры, предусмотренные внутренними локальными актами (выговор, замечание и т.д.).

Однако сам факт отказа не аннулирует запись в трудовой книжке – запись остаётся действительной, а отсутствие подписи может быть использовано в споре как доказательство того, что работник не был ознакомлен.

Нужно ли ставить подпись об ознакомлении при внесении исправления ошибки?

Да. После исправления ошибки (зачёркивание неправильной записи, внесение правильной и заверение подписью уполномоченного лица и печатью) работник обязан расписаться об ознакомлении с исправленной записью.

Как оформить подпись об ознакомлении при увольнении?

При увольнении запись о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе». После этого:

1. уполномоченное лицо ставит свою подпись, дату и печать;
2. работник расписывается в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки» с указанием даты ознакомления;
3. при наличии электронной трудовой книжки – подтверждение происходит в личном кабинете работника.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Создать шаблон акта ознакомления – включает ФИО работника, должность, дату, содержание записи, подписи сторон.
• Вести журнал ознакомления – фиксировать даты и подписи при каждом внесении записи, что упрощает внутренний контроль и подготовку к проверкам.
• Обучать сотрудников отдела кадров – регулярно проводить инструктажи по изменениям в законодательстве и правилам ведения трудовых книжек.
• Использовать электронные сервисы – при переходе на ЭТК минимизировать риски потери подписи и упростить процесс ознакомления.
• Сохранять копии документов – скан или фото страницы трудовой книжки с подписью об ознакомлении хранить в личном деле работника не менее 50 лет.

Подпись об ознакомлении в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент документооборота, подтверждающий соблюдение прав работника на получение информации о своих трудовых отношениях. Правильное оформление такой подписи защищает интересы обеих сторон: работник получает гарантию того, что сведения о его трудовой деятельности являются достоверными и согласованными, а работодатель избегает претензий и штрафов со стороны контролирующих органов.

Соблюдение установленного порядка, использование актуальных нормативных актов и внимание к деталям позволят избежать ошибок и обеспечат прозрачность ведения трудовых книжек в любой организации.