Вопрос о необходимости подписи работника под записью об увольнении в трудовой книжке — один из самых частых и неоднозначных в кадровом делопроизводстве․ Многие сотрудники, особенно увольняющиеся по собственному желанию, ожидают, что им нужно будет расписаться под итоговой записью․ Однако действующее законодательство и разъяснения контролирующих органов дают на этот счет четкий, но не всегда очевидный ответ․
Краткий ответ: подпись работника НЕ требуется
Согласно действующим нормам, при внесении записи об увольнении в трудовую книжку подпись самого работника обязательной не является․ Эта позиция прямо закреплена в официальных разъяснениях и типовых ситуациях, рассматриваемых экспертами (например, в системе КонсультантПлюс)․
Что требует закон?
Трудовой кодекс РФ (в частности, п․ 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек) устанавливает, что записи в трудовой книжке, в т․ч․ об увольнении, должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации․ Подпись работника в этом перечне отсутствует․
Таким образом, минимальный и обязательный набор для записи об увольнении выглядит так:
- Текст записи (с указанием даты, основания увольнения и ссылки на статью ТК РФ или иной нормативный акт)․
- Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (часто это кадровик, начальник отдела кадров или, в его отсутствие, руководитель организации)․
- Печать организации․
Когда подпись работника МОЖЕТ потребоваться?
Хотя подпись под самой записью об увольнении не нужна, есть два ключевых случая, когда работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке в момент увольнения:
Ознакомление с записью об увольнении
По закону (ст․ 74, 77 ТК РФ) работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с документами, связанными с увольнением (приказ, трудовой договор и т․д․)․ Часто эту процедуру оформляют непосредственно в самой трудовой книжке․ Работник ставит подпись с пометкой «Ознакомлен» или «С записью об увольнении ознакомлен» на отдельной строке ниже записи или на следующей странице․
Пример:
Запись об увольнении: Уволен по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
Подпись кадровика/руководителя: _______________ / Иванова А․П․ /
Печать: [печать]
Ознакомлен: _______________ / Петров С․И․ / «21» мая 2026 г․
Закрытие блока записей
Это самая частая причина путаницы․ Если в трудовой книжке закончилось место для записей (например, она уже заполнена на 100%), перед выдачей книжки работнику необходимо закрыть существующий блок записей; Для этого на последней странице блока (обычно это страница «Сведения о работе» или «Сведения об обучении») делается запись:
«Все записи, внесенные в настоящую трудовую книжку, соответствуют действительности и заверены подписью ответственного лица и печатью организации․»
Эту запись, как и все предыдущие, заверяют подписью ответственного лица и печатью․ И именно здесь, под этой итоговой записью о закрытии блока, часто требуется подпись самого работника как подтверждение, что он получил свою трудовую книжку с полным и верным набором записей․ Это практический способ избежать будущих претензий о неполноте или искажении данных․
Ситуации, требующие особого внимания
Увольнение директора организации
Если увольняется единоличный исполнительный орган (генеральный директор), запись в его трудовую книжку вносит лицо, уполномоченное собственником (учредителем) (например, председатель совета директоров)․ Подпись ставит это уполномоченное лицо, печатью заверять запись не нужно (так как директор сам является представителем организации)․
Увольнение по совместительству
В записи об увольнении с работы по совместительству обязательно должно быть указано: «Уволен с работы по совместительству»․ Порядок подписания (только работодатель/кадровик + печать) остается прежним․
Если полномочия директора переданы по доверенности
Запись в трудовую книжку (в т․ч․ об увольнении) вносит и заверяет лицо, фактически ведущее кадровое делопроизводство (ответственный за ведение ТК)․ Если это не генеральный директор, а иное лицо по доверенности, то подпись ставит это лицо․ Генеральный директор, передавший полномочия, свою подпись не ставит․
Что делать, если в прошлой трудовой книжке нет записи об увольнении?
Если у работника на предыдущем месте работы в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении, текущий работодатель не обязан и не имеет права вносить такую запись․ Он обязан заверить (подписать и поставить печать) только те записи, которые были внесены в период работы у него․ Отсутствие записи об увольнении с прошлого места — проблема бывшего работодателя․ Работнику в такой ситуации рекомендуется самостоятельно запросить у прежнего работодателя исправление записи или выдачу трудовой книжки с правильными сведениями․
Практические выводы и рекомендации
- Подпись под записью «Уволен․․․» ставит только представитель работодателя (кадровик, руководитель) и ставится печать организации․ Подпись самого увольняемого сотрудника под этой конкретной записью — необязательна․
- Обязательно ознакомьте работника с текстом записи об увольнении под его роспись (можно на отдельной строке с пометкой «Ознакомлен»)․ Это защитит обе стороны от споров․
- При закрытии блока записей (когда кончаются страницы) под итоговой формулировкой о заверении блоков часто требуется подпись работника как подтверждение получения документа․ Уточните этот порядок в своей организации․
- Все записи, включая увольнение, должны быть сделаны разборчиво, без исправлений и помарок, чернилами одного цвета (обычно синим или черным)․
- Если работник отказывается ставить подпись об ознакомлении, об этом составляется акт в присутствии свидетелей․
Образец записи об увольнении (минимальный обязательный вариант)
"21" мая 2026 г․ уволен по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․
Подпись ответственного лица: _______________ / Иванова А․П․ /
Печать организации
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных ситуациях необходимо руководствоваться актуальными редакциями нормативных правовых актов и внутренними правилами ведения трудовых книжек вашей организации, а также консультироваться с юристом․