Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Одним из ключевых моментов её оформления является подпись (расписка) работника; В статье подробно рассматриваются случаи, когда подпись обязательна, когда она не ставится, а также какие формулировки могут сопровождать подпись.

Общие требования к ведению трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Положению о порядке ведения трудовых книжек:

• Трудовую книжку обязаны вести работодатели‑юридические лица (за исключением физических лиц‑предпринимателей, не являющихся индивидуальными предпринимателями).
• Книга ведётся для каждого работника, проработавшего у данного работодателя более пяти дней, если работа у него является основной.
• Запись о работе по совместительству вносится, если совместительство было до трудоустройства у работодателя, у которого работа считается основной.
• В разделах, содержащих сведения о работе или награждении, зачёркивание записей запрещено.

Когда подпись работника обязательна

2.1 При приёме на работу

При оформлении нового сотрудника в трудовую книжку вносятся первые записи (дата, название организации, должность, условия труда). После внесения записи работник обязан:

1. Ознакомиться с записью.
2. Подписать (расписаться) в соответствующей графе, подтверждая, что запись сделана правильно.

Если работник находится в удалённом режиме, он может отправить книжку заказным письмом, а подпись поставить после получения книги.

2.2 При изменении условий труда

Любые изменения (перевод, повышение, изменение графика, смена должности) фиксируются в трудовой книжке. После внесения записи работник снова подписывается, подтверждая своё согласие и ознакомление.

2.3 При увольнении

Запись об увольнении вносится в раздел «Увольнение». По статье 84.1 ТК РФ (часть 5) и пункту 15 Порядка внесения записей об увольнении, работник обязан:

• Ознакомиться с записью об увольнении (указание причины, дата, основание).
• Подписать (расписаться) в графе «Подпись работника», тем самым подтверждая, что запись соответствует действительности.

Если работник отказывается подписать, запись всё равно вносится, но в книге делается отметка о том, что работник отказался от подписи.

2.4 При получении наград и повышений

Записи о награждении, повышении квалификации, присвоении званий также требуют подписи работника, подтверждающей, что он ознакомлен с фактами.

Когда подпись не ставится

• Если работник отсутствует на работе в момент внесения записи (например, находится в отпуске, командировке, на больничном) – подпись не ставится, но запись вносится.
• Если работник отказывается ознакомиться с записью – в книге делается отметка о таком отказе, а подпись не ставится.
• В случае увольнения из индивидуального предпринимателя (физическое лицо, не являющееся ИП) подпись ставит сам предприниматель, а не работник.

Как оформляется подпись работника

4.1 Формат подписи

Подпись в трудовой книжке – это обычная рукописная подпись без дополнительных слов. Однако в практике часто добавляют короткую фразу, подтверждающую ознакомление:

• «Ознакомлен» – самая распространённая формулировка.
• «Заверяю» – используется реже, обычно в случае, когда работник подтверждает правильность внесённой информации.
• Если работник отказывается подписываться, в книге делается запись: «Отказался от подписи».

4.2 Кто заверяет запись

После подписи работника запись заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек). При этом:

1. Работодатель ставит свою подпись в графе «Подпись работодателя».
2. Указывается дата подписи.
3. Если запись сделана в электронном виде (КЭДО, электронная трудовая книжка), используется электронная подпись в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи».

Специфические случаи

5.1 Трудоустройство удалённых сотрудников

Для удалённых работников необходимо:

• Отправить трудовую книжку заказным письмом.
• После получения книги работодатель вносит запись, а работник подписывает её в присутствии представителя работодателя (можно организовать видеоконференцию с подписью по видеосвязи, если используется электронная книга).

5.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. В этом случае подпись заменяется электронной подписью (ЭП):

1. Работник использует квалифицированную ЭП, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.
2. ЭП фиксирует дату и время подписи, а также её юридическую силу;
3. Все требования к оформлению остаются теми же, только в цифровом виде.

5.3 Увольнение из ИП

Если работник увольняется у индивидуального предпринимателя, который не является юридическим лицом, подпись в трудовой книжке ставит сам предприниматель. При этом работник обязан:

• Ознакомиться с записью об увольнении.
• Подписать в графе «Ознакомлен» (если он присутствует).

Практические рекомендации для работодателей

1. Контролировать срок пребывания работника – вести книжку только после 5‑дневного испытательного периода.
2. Обеспечить возможность ознакомления – предоставить работнику время и место для чтения записей.
3. Фиксировать отказ от подписи – в случае отказа работника делайте отметку в книге.
4. Внедрять электронные системы – использовать КЭДО и электронные подписи для ускорения процесса.
5. Обучать персонал – проводить инструктажи по правильному оформлению записей и подписи.

Подпись работника в трудовой книжке – обязательный элемент, подтверждающий, что сотрудник ознакомлен с внесёнными записями. Она ставится при приёме, изменении условий труда, получении наград и, главное, при увольнении. Отсутствие подписи возможно только в случае отсутствия работника или его отказа от подписи, при этом в книге делается соответствующая отметка. Современные технологии (КЭДО, электронные подписи) позволяют упростить процесс, но юридические требования остаются прежними.

Дата актуализации: