Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ Её правильное оформление и заверение имеют важное значение как для работника, так и для работодателя․ В статье подробно рассмотрены нормы, регулирующие подпись работодателя (или уполномоченного лица) в трудовой книжке, порядок её проставления при приёме на работу, переводе внутри организации и увольнении, а также особенности в особых ситуациях (например, когда в организации только один сотрудник)․
Нормативная база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» – определяет общие требования к ведению, хранению и заполнению трудовых книжек․
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утв․ Приказом Минтруда России от № 727н) – содержат конкретные пункты о заверении записей․
- Письма и разъяснения Минтруда России (в т․ч․ консультации КонсультантПлюс за 2023‑2026 гг․) – уточняют практические вопросы, связанные с подписью․
Кто имеет право подписывать трудовую книжку?
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
«При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесённые в его трудовую книжку за время работы, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника»․
Таким образом, подпись может ставиться:
- Работодателем – непосредственно руководителем организации (генеральным директором, президентом и т․п․)․
- Уполномоченным лицом – сотрудником кадровой службы, ответственным за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству, секретарь и др․), если такая ответственность закреплена локальным нормативным актом или приказом․
Важно, что лицо, ставящее подпись, должно быть наделено соответствующими полномочиями приказом (распоряжением) работодателя․ Без такого приказа подпись считается незаконной․
Когда ставится подпись работодателя?
При приёме на работу
При поступлении сотрудника в организацию в трудовой книжке делается запись о приёме (должность, подразделение, дата)․ Эта запись заверяется:
- подписью работодателя или уполномоченного лица;
- печатью организации (если она есть);
- подписью самого работника (с расшифровкой ФИО)․
При переводе внутри организации
Запись о переводе (изменение должности, структурного подразделения, условия труда) также заверяется подписью работодателя/уполномоченного лица и печатью․ Подпись работника ставится только в случае, если перевод оформляется как новый трудовой договор (например, при смене условий оплаты труда)․
При увольнении (прекращении трудового договора)
Согласно пункту 36 Правил, все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются:
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью организации (кадровой службы) – при наличии;
- подписью самого работника (с расшифровкой)․
Если в организации отсутствует печать, достаточно подписи уполномоченного лица и работника (пункт 36 допускает отсутствие печати у индивидуальных предпринимателей и некоторых малых предприятий)․
Особенности подписи в организациях с одним сотрудником
В ситуации, когда в организации работает только один человек (например, генеральный директор – единственный сотрудник), возникает вопрос: кто ставит подпись от имени работодателя?
Ответ содержится в пункте 35 Правил и подтверждается разъяснениями Минтруда:
«Если в организации только один сотрудник – генеральный директор, то подпись от имени работодателя ставит сам генеральный директор, действующий в соответствии с уставом или локальным нормативным актом организации»․
То есть директор одновременно выступает и как работодатель, и как уполномоченное лицо․ Его подпись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью самого работника (в данном случае – тоже директора)․ На практике в такой ситуации делают две подписи: одну – от имени работодателя, другую – от имени сотрудника (оба подписи могут быть одинаковыми, но с разными пояснениями: «Работодатель» и «Сотрудник»)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек․ В ЭТК подпись работодателя заменяется электронной подписью (ЭП) уполномоченного лица или работодателя, подтверждённой квалифицированным сертификатом․ При переходе на ЭТК сотрудник подаёт заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности; после получения согласия работодатель направляет сведения в ПФР через личный кабинет работодателя․
Тем не менее, если работник ведёт бумажную трудовую книжку параллельно с электронной (например, по личной инициативе), то при внесении записей в бумажный вариант применяются те же правила, что и выше․
Как правильно оформить подпись: пошаговая инструкция
- Подготовка записи – в трудовой книжке делается необходимая запись (приём, перевод, увольнение и т․д․) с указанием даты, наименования организации, должности, структурного подразделения и т․п;
- Подпись работодателя/уполномоченного лица – ставится от руки чёрной или синей пастой․ Рядом указывается расшифровка (ФИО, должность)․
- Печать организации – ставится рядом с подписью (в правом нижнем углу записи)․ Если печать отсутствует, делается пометка «Печать отсутствует» (для ИП и некоторых малых предприятий)․
- Подпись работника – ставится работником лично, с расшифровкой ФИО и датой․
- Журнал учёта движения трудовых книжек – в соответствующей графе делается отметка о получении трудовой книжки работником (расписка)․
Пример оформления записи об увольнении:
Запись № 12 г․ Уволен по собственному желанию․ Должность: ведущий специалист отдела продаж․ Подпись работодателя: ______________________ Иванов И․И․, генеральный директор Печать организации: [круглая печать] Подпись работника: ______________________ Петров П․П․
Что делать, если подпись и печать не помещаются на странице?
Согласно пункту 36 Правил, если место для подписи и печати недостаточно, запись переносится на следующую страницу трудовой книжки, а в конце текущей страницы делается пометка «Запись продолжена на с; №»․ Подпись и печать ставятся на странице, где завершается запись․
Подпись работодателя (или уполномоченного лица) в трудовой книжке является обязательным элементом заверения записей о приёме, переводе и увольнении сотрудника․ Её правомерность зависит от наличия приказа о возложении соответствующих обязанностей на конкретное лицо․ В организациях с единственным сотрудником подпись ставит сам руководитель, действующий одновременно в качестве работодателя и уполномоченного лица․ При переходе на электронные трудовые книжки подпись заменяется квалифицированной электронной подписью, однако правила оформления бумажных вариантов остаются неизменными․
Соблюдение указанных норм гарантирует законность трудовой книжки, защищает права работника и минимизирует риски споров с контролирующими органами․