Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Процесс увольнения всегда связан с обязательным оформлением бумаг, и у многих сотрудников и начинающих кадровиков возникает вопрос: обязательно ли ставить подпись работодателя в трудовой книжке при увольнении? Однозначный ответ — да. Это не просто рекомендация, а строгое требование законодательства.
Что говорит закон
Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется специальными Правилами. Согласно пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, подлежат обязательному заверению.
Для закрытия блока записей необходимо:
- Подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Печать работодателя (кадровой службы), при условии, что печать используется в организации;
- Подпись самого работника.
Кто именно должен ставить подпись со стороны работодателя?
Далеко не всегда подпись в документе ставит лично генеральный директор. Законодательство позволяет делегировать это право. Разберемся в нюансах:
Подписание руководителем организации
Генеральный директор, как работодатель, имеет полное право подписывать трудовые книжки увольняемых сотрудников. Однако на практике это происходит редко в крупных компаниях из-за высокой загруженности руководства.
Подписание специалистом по кадрам
Специалист по кадрам (или иной работник, ответственный за ведение трудовых книжек) имеет полное право ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении работника. Это закреплено законодательно. Также заверить запись может тот сотрудник, который подписал приказ об увольнении.
Если полномочия директора переданы по доверенности
Возникают ситуации, когда трудовые книжки ведет сам генеральный директор, а полномочия по увольнению переданы другому лицу по доверенности. В таком случае запись об увольнении заверяется подписью работодателя (директора) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью работника.
Нужна ли подпись самого работника?
Этот вопрос вызывает немало споров из-за противоречивой информации. Согласно Правилам (п. 35), записи заверяются в т.ч. и подписью самого работника. Работник обязан заверить своей подписью записи, внесенные за время его работы у данного работодателя.
Однако в некоторых разъяснениях (например, в материалах КонсультантПлюс для типовых ситуаций 2025–2026 годов) указывается, что подпись работника рядом с самой записью об увольнении не нужна. Как это понимать на практике?
- Подпись работника на развороте «Сведения о работе» (в графе с подписями после всех записей) — обязательна. Она подтверждает, что сотрудник ознакомлен со всеми внесенными данными.
- Подпись работника именно под строкой записи об увольнении (вместо подписи кадровика) — не требуется. Там должны стоять подпись работодателя/кадровика и печать.
Что делать, если место на странице закончилось?
Бывают случаи, что при внесении записи об увольнении на странице раздела «Сведения о работе» не хватило места для подписи и печати. В соответствии с п. 36 Правил, если в трудовой книжке заполнены все страницы, работодатель обязан оформить вкладыш. Записи заверяются подписью работодателя или ответственного лица и печатью (при наличии) уже на вкладыше.
Цифровая трудовая книжка
Цифровизация коснулась и трудовых отношений. Сегодня россиянам доступна электронная трудовая книжка (ЭТК). Любой работник имеет право запросить выписку из своей цифровой трудовой книжки. Работодатель же обязан предоставить форму СТД-Р не позднее 3 дней после запроса, а также в обязательном порядке — при увольнении. В электронной версии вопрос физических подписей и печатей отпадает сам собой, так как данные заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП) работодателя при передаче сведений в Социальный фонд России.
Последствия отсутствия подписи
Если владелец трудовой книжки не ставит свою подпись, а работодатель (или кадровик) забыл поставить свою и печать, это может привести к серьезным проблемам:
- Для работника: отсутствие заверенных записей может вызвать сложности при подтверждении стажа на новом месте работы или при оформлении пенсии. Новому работодателю будет сложно оценить подлинность незаверенной записи.
- Для работодателя: нарушение Правил ведения трудовых книжек грозит административной ответственностью и штрафами со стороны трудовой инспекции.
Если работник не получил документы лично в руки при увольнении, ему необходимо написать запрос на выдачу трудовой книжки, чтобы работодатель мог направить её по почте или выдать иным способом.
Краткий чек-лист при увольнении
Чтобы избежать ошибок при закрытии блока записей в трудовой книжке, проверьте следующее:
- Внесена ли запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ?
- Есть ли подпись работодателя (руководителя) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика)?
- Проставлена ли печать работодателя или кадровой службы (при ее наличии в организации)?
- Расписался ли сам работник в графе ознакомления на развороте трудовой книжки?
- Выдана ли бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р (для электронных вариантов) в день увольнения?
Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту документа и защитит как права работника, так и интересы работодателя.