Вопрос о том, должна ли работник в трудовой книжке ставить подпись «с записями в трудовой книжке ознакомлен» после каждой записи, волнует как работодателей, так и самих сотрудников. В этой статье разберём актуальные требования, практику исполнения и ответы на частые вопросы.

Что изменилось в 2022‑м Порядке ведения трудовых книжек?

Новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый в 2022 г., уточняет процедуру подтверждения правильности внесённых сведений. В частности:

• После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (ьном листе) заверяет правильность внесенных сведений.
• Подпись работника считается подтверждением того, что он ознакомился с записью.

Таким образом, в соответствии с Порядком, подпись работника на ьном листе уже считается формой подтверждения ознакомления с содержимым книги.

Нужно ли ставить отдельную подпись «с записями в трудовой книжке ознакомлен»?

Согласно ответу службы Правового консалтинга ГАРАНТ (февраль 2024 г.) и множеству практических рекомендаций, достаточно подписи работника после каждой записи. Дополнительный листок с подписью работника не обязателен, если:

• Подпись работника ставится непосредственно в трудовой книжке после записи об увольнении, приёме, переводе и т.д.
• Подпись сопровождается печатью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

В некоторых организациях практикуется добавление отдельного листка «Ознакомление работника с записями в трудовой книжке», но это не требуется по закону. Главное – наличие подписи работника в самой книге.

Когда и как именно должна происходить процедура ознакомления?

Постановление о порядке ознакомления требует, чтобы работодатель:

1. Ознакомил работника с записью в трудовой книжке.
2. Получил подпись работника в личной карточке, где повторяется запись, внесённая в книгу.
3. Печатью работодателя подтвердил запись.

Таким образом, процедура выглядит так:

• Работодатель вносит запись в трудовую книжку.
• Сразу после этого работник подписывает запись в книге.
• Подпись заверяется печатью работодателя.

Если запись относится к увольнению, то работник должен подписать её сразу после оформления документов об увольнении.

Практические примеры оформления

Пример записи об увольнении

На странице трудовой книжки:

Дата увольнения: 
Причина увольнения: по инициативе работника
Сведения о выплате: 2 месяца зарплаты
Подпись работника: __________________
Печать работодателя: __________________

После заполнения работник ставит подпись «с записями в трудовой книжке ознакомлен» в том же месте, где он подписал запись об увольнении. Это подтверждает, что он ознакомился с данными.

Пример записи о переводе

Дата перевода: 
Перевод на должность: Менеджер по продажам
Новая должность: 3
Подпись работника: __________________
Печать работодателя: __________________

Точно так же работник подписывает запись и подтверждает ознакомление.

Что делать, если работник отказывается подписывать?

Если работник отказывается ставить подпись, это может стать основанием для отказа в выплате компенсации за неисполнение трудовых обязанностей. В таком случае работодатель может:

• Провести беседу с работником, разъяснить важность подписи.
• Обратиться в отдел кадров за консультацией.
• Если работник всё равно отказывается, можно оформить отказ в выплате компенсации, но это должно быть обосновано и задокументировано.

Где хранится подтверждение ознакомления?

Подтверждение находится в самой трудовой книжке, где работник ставит подпись после каждой записи. Дополнительно можно вести отдельный журнал в отделе кадров, где фиксируются даты ознакомления и подписи. Но это не является обязательным по закону.

Ключевые выводы

• Новый Порядок 2022 г. требует подписи работника на ьном листе и после каждой записи.
• Подпись работника в самой трудовой книжке считается подтверждением ознакомления; отдельный листок не обязателен.
• Подпись сопровождается печатью работодателя.
• Процедура должна проводиться сразу после внесения записи.
• В случае отказа работника от подписания, работодатель может отказать в выплате компенсации, но это должно быть обосновано.

Таким образом, для соблюдения законодательства достаточно, чтобы работник подписал запись в трудовой книжке после её внесения. Это и есть подтверждение того, что работник ознакомлен с записями. Дополнительные листы и подписи не требуются, если соблюдены основные условия.

Надеемся, что данная статья помогла прояснить правовые нюансы и практические аспекты оформления трудовой книжки.