Оформление увольнения сотрудника — ответственная процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и руководителей: кто именно имеет право ставить подпись в бумажной трудовой книжке при увольнении работника, и должен ли расписываться сам увольняемый? В этой статье мы подробно разберем актуальные правила на 2026 год, опираясь на требования ТК РФ и актуальные разъяснения.
Кто заверяет записи со стороны работодателя?
Согласно действующим Правилам ведения и хранения трудовых книжек, записи в трудовой книжке при увольнении работника заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (при её наличии).
Руководитель организации
Генеральный директор (или иной руководитель) всегда имеет право подписи в трудовой книжке. Как законный представитель работодателя, он несет ответственность за все кадровые решения.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек
На практике подпись ставит не сам директор, а специально уполномоченный сотрудник. Обычно это:
- Специалист отдела кадров;
- Инспектор по кадрам;
- Главный бухгалтер (в небольших организациях);
- Офис-менеджер или секретарь (на него приказом возложены обязанности по ведению трудовых книжек).
Важно: право подписи такому лицу передается только на основании официального документа, приказа (распоряжения) работодателя. Если такого приказа нет, подпись лица, не являющегося руководителем, может быть признана недействительной.
Нужна ли подпись работника в трудовой книжке?
Это самый важный и часто вызывающий споры вопрос. В 2026 году действуют обновленные правила, которые существенно изменили порядок заверения записей.
Изменения в законодательстве: подпись работника больше не требуется
В соответствии с последними разъяснениями Роструда и актуальными нормативными актами, подпись работника рядом с записью об увольнении в самой трудовой книжке больше не нужна. Ранее работник должен был заверять своей подписью все записи, внесенные за время работы у данного работодателя. Теперь это правило отменено.
Таким образом, на странице «Сведения о работе» в графе «Подпись» после внесения записи об увольнении расписывается только работодатель или ответственное лицо. Работник ставит свою подпись лишь в Книге учета движения трудовых книжек, подтверждая тем самым факт получения документа на руки в день увольнения (ч. 5 ст. 80 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Что делать, если закончился раздел «Сведения о работе»?
Бывают ситуации, когда при внесении записи об увольнении на странице не остается места для подписи ответственного лица и печати. В соответствии с п. 36 Правил, если раздел «Сведения о работе» закончился, необходимо:
- Внести запись об увольнении (или иную запись) в этот раздел до конца (насколько позволяет место).
- Заверить внесенные записи подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
- Оформить вкладыш в трудовую книжку. Все последующие записи будут вноситься уже во вкладыш.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2020 года в России введен электронный формат трудовой книжки. В 2026 году работники имеют право выбирать: вести бумажную трудовую, электронную или обе одновременно. При увольнении сотрудника с ЭТК есть свои нюансы:
- Отчетность в СФР: При увольнении работника работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 в Социальный фонд России (СФР). Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ).
- Электронная подпись: При выдаче электронных справок и выписок из ЭТК работодатель заверяет их своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Физическая подпись чернилами здесь не применяется.
Порядок выдачи трудовой книжки
Работодатель выдает работнику заполненную трудовую книжку в день увольнения — это последний день работы такого сотрудника. Процедура выглядит так:
- Внесение записи об увольнении (основание, ссылка на статью ТК РФ, дата, номер приказа).
- Заверение записи подписью уполномоченного лица (руководителя или кадровика) и печатью организации (кадровой службы).
- Ознакомление работника с внесенной записью (под роспись в личной карточке или журнале).
- Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек.
- Подпись работника в Книге учета, подтверждающая получение трудовой книжки на руки.
Если работник отсутствует в день увольнения или отказывается забирать документ, работодатель обязан направить ему уведомление (в свободной форме, заверенное подписью и печатью руководителя) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Краткие итоги
- Со стороны работодателя: Руководитель организации или сотрудник, назначенный приказом ответственным за ведение трудовых книжек.
- Со стороны работника: В самой трудовой книжке подпись увольняемого сотрудника больше не ставится. Его подпись требуется только в Книге учета движения трудовых книжек при получении документа.
- При электронной трудовой: Данные заверяются КЭП работодателя и оперативно (на следующий день) передаются в СФР через форму ЕФС-1.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантирует чистоту кадрового документооборота.