Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. Правильное оформление записей в ней имеет юридическую силу и защищает как работника, так и работодателя. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем Приказе Минтруда России № 320н от  г. (далее — «Порядок»), а также на практических рекомендациях, собранных из актуальных источников 2025‑2026 гг.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда № 320н от  г. – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также требования к оформлению каждой записи.
• С 2021 году часть работников переводится на электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Однако работники, получившие бумажную книжку до 2021 года и отказавшиеся от перехода, продолжают использовать традиционный документ.

Общие требования к записям

1. Запись вносится только уполномоченным лицом (начальником отдела кадров, бухгалтером, руководителем подразделения) в присутствии работника.
2. Каждая запись должна быть выполнена чёрными чернилами в блоках, предусмотренных формой трудовой книжки.
3. Порядок заполнения полей строго регламентирован:
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата фактического начала (или окончания) соответствующего события.
   • Графа 3 – наименование организации, её ИНН, ОКПО и др.
   • Графа 4 – основание (договор, приказ, решение суда и т.п.).
   • Графа 5 – должность, условия труда, режим работы.
4. После внесения записи работодатель обязан ознакомить работника с записью и получить его подпись в личной карточке (унифицированная форма Т‑2), где запись дублируется.
5. Если запись делается на втором официальном языке республики, она размещается сразу после русской записи, используя тот же способ оформления.

Порядок внесения записей по типам событий

3.1 Приём на работу

Запись делается в разделе «Сведения о работе». Пример оформления:

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567
Трудовой договор № 12 от 
Должность: инженер‑технолог, полная ставка
Условия труда: обычный режим, 40 ч/неделя

Важно: При приёме на неполную ставку (например, 0,5 ставки) указывать «неполная ставка» в графе 4 не требуется – достаточно указать должность и режим работы.

3.2 Увольнение (прекращение трудового договора)

Согласно пункту 84.1 ТК РФ запись об основании и причине прекращения договора должна соответствовать форме, установленной Порядком.

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567
Приказ № 45‑О от «Об увольнении Иванова И.И. по инициативе работодателя»
Должность: инженер‑технолог
Причина: сокращение численности

3.3 Перевод (временный → постоянный)

Если временный перевод признаётся постоянным, запись вносится в соответствии с пунктом 10 Порядка 320н:

1. В графе 1 ставится очередной порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей по новому месту.
3. В графе 3, наименование нового структурного подразделения, ИНН организации.
4. В графе 4 — основание (приказ о переводе, указание, что перевод стал постоянным).
5. В графе 5 — новая должность, условия труда.

3.4 Изменение персональных данных (фамилия, имя, отчество)

Изменения фиксируются на обратной стороне обложки трудовой книжки. Пример:

Основание: свидетельство о браке № 1234 от 
Дата внесения: 
Новая фамилия: Петрова
Подпись, печать должностного лица

3.5 Оформление дубликата

В случае утраты книжки оформляется дубликат. На ьном листе в правом верхнем углу ставится отметка «Дубликат» (штамп или запись). Затем вносятся все сведения о работнике, соответствующие документам, действующим на дату выдачи дубликата.

3.6 Переход на электронный формат (ЭТК)

Для работников, согласившихся на электронную книжку, запись производится в системе Госуслуги или в корпоративной базе данных. При этом:

• Сохраняются все реквизиты, указанные в бумажной форме.
• Работник получает уведомление о внесении записи в электронный реестр.
• При необходимости печатный вариант может быть выдан по запросу работника.

Образцы записей (2026 год)

Ответственность за ошибки

Согласно ТК РФ и Приказу 320н, за нарушение порядка оформления записей в трудовой книжке предусмотрена административная ответственность:

• Для работодателя – штраф от 5 000 до 30 000 рублей.
• Для ответственного лица – штраф от 2 000 до 10 000 рублей.

Кроме того, ошибки могут привести к признанию записи недействительной, что влечёт необходимость её исправления (зачеркивание, подпись, печать) и повторного внесения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в трудовую книжку вносить запись о частичной ставке?

Да, но в графе «Основание» указывается только договор и дата начала. Указание «неполная ставка» не является обязательным.

Что делать, если работник отказался от перехода на электронный формат?

Продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с Порядком 320н. На ьном листе делается отметка «Отказ от ЭТК».

Как оформить дубликат, если у работника несколько записей в разных организациях?

Необходимо собрать все оригиналы записей (копии приказов, договоров) и в дубликате воспроизвести их в том же порядке, соблюдая даты и номера записей.

Можно ли вносить запись о переводе сразу после записи о приёме?

Да, если перевод произошёл в тот же день. В этом случае в графе 2 указывается дата начала исполнения обязанностей в новом подразделении, а в графе 4 – основание (приказ о переводе).

Оформление записей в трудовые книжки — это строго регламентированный процесс, который требует внимательности и знания актуального законодательства. Соблюдение всех пунктов Порядка 320н, правильное заполнение полей и своевременное ознакомление работника позволяют избежать штрафов, споров и сохраняют достоверность трудовой истории.

Помните: каждый штрих в трудовой книжке — это юридический факт, который может влиять на пенсионные начисления, выплаты при увольнении и другие социальные гарантии; Поэтому подходите к оформлению ответственно и всегда проверяйте запись перед подписью.