Вопрос о необходимости заверения трудовой книжки остаётся актуальным даже в 2026 году․
С одной стороны, законодательство требует надлежащего оформления копий, с другой – многие работники и работодатели не всегда понимают, что именно и как нужно заверять․ Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах, ГОСТах и практических рекомендациях․
Что такое заверение и почему оно важно?
Заверение – это официальное подтверждение того, что копия документа полностью соответствует оригиналу․ В случае трудовой книжки заверенная копия становится юридически действительной при предъявлении в банки, ПФР, МФЦ и другие организации․
- Служит доказательством стажа и квалификации․
- Обеспечивает защиту от мошеннических действий․
- Соблюдение требований ГОСТ и приказа Росстандарта повышает доверие к документу․
Кто обязан заверять трудовую книжку?
Обязанность по заверению возлагается на работодателя (или его уполномоченного представителя)․ Внутренние копии, которые используются только внутри компании, могут не требовать заверения, но в большинстве случаев работодатели заверяют их для внутреннего учета․
Заверение копии для внешних пользователей
Для банков, Пенсионного фонда, государственных органов и других внешних организаций копия должна быть заверена в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (приказ Росстандарта от 25 ․05․2017 № 435‑ст)․
- Указывается место хранения оригинала, с которого изготовлена копия․
- Указывается номер и год дела, в котором находится оригинал․
- Подписывается полномочный представитель работодателя․
- При наличии печати – ставится оттиск печати․
Заверение копии для внутренних пользователей
Внутренние копии обычно заверяются по одному из двух вариантов:
- Заверить каждый лист отдельно․
- Заверить все листы вместе одним заверением․
Выбор зависит от количества страниц и требований конкретной организации․
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Ниже приведён пошаговый образец, актуальный для 2026 года․
- Сделайте полную копию всех страниц трудовой книжки․ Копия должна быть пронумерована и опломбирована․
- Укажите в копии место хранения оригинала (например, «Бюро кадров, 2‑й этаж, офис 12»)․
- Заполните номер и год дела в оригинале․
- Подпишите копию полномочным лицом (например, руководителем отдела кадров)․
- При наличии печати – поставьте оттиск печати работодателя․
- Сохраните копию в защищенном месте (например, в архиве компании)․
Если копия предназначена для банка, ПФР или МФЦ, обязательно добавьте в копию надпись «Заверено» и дату заверения․
Заверение записей в бумажной трудовой книжке
При каждом изменении статуса работника (принятие, перевод, повышение, увольнение) запись в трудовой книжке должна быть заверена:
- Подпись лица, оформившего запись․
- Указание должности и расшифровка подписи․
- Если организация использует печать, ставится её оттиск․
Например, при увольнении:
В разделе «Сведения о работе» внесите дату прекращения трудового договора․
2․ Оставьте одну строку пустой․
3․ В графе 3 подпишите запись, укажите должность и расшифровку подписи․
Заверение электронных записей (ЭЛКОД)
С переходом на электронную трудовую книжку (ЭЛКОД) появились новые требования:
- Запись о переходе на электронную трудовую книжку должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек․
- При наличии печати работодателя – ставится печатка кадровой службы․
- Электронная запись сохраняется в системе и автоматически считается заверенной․
Где хранить оригинал трудовой книжки?
Оригинал должен храниться в бюро кадров или в архиве компании․ Важно, чтобы:
- Оригинал был защищён от повреждений и несанкционированного доступа․
- В оригинале были внесены все необходимые записи․
- Копии, выданные сотруднику, были надёжно заверены․
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
- Не указание места хранения оригинала․
- Отсутствие номера и года дела․
- Неправильный формат подписи (без расшифровки)․
- Отсутствие печати (если печать обязана)․
- Неполная копия (пропущенные страницы)․
Практические рекомендации
- Всегда проверяйте актуальность ГОСТа и приказа Росстандарта․
- Сохраняйте копии в защищённом архиве с доступом только для уполномоченных лиц․
- При выдаче копии сотруднику уточняйте, для каких целей она нужна (банк, ПФР, МФЦ)․
- Если копия нужна только внутри компании, можно использовать неполное заверение (заверить каждый лист)․
- При переходе на ЭЛКОД обязательно заверяйте запись о переходе․
В 2026 году заверение трудовой книжки остаётся обязательным требованием для всех копий, предназначенных для внешних организаций․ Для внутренних нужд работодатели могут выбирать более гибкие варианты заверения․ Соблюдение ГОСТа, указаний приказа Росстандарта и корректное оформление подписей и печатей обеспечит юридическую силу документа и защитит интересы как работодателя, так и сотрудника․