С 1 января 2026 года в России завершился переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все новые сотрудники, принимаемые на работу впервые, должны иметь исключительно электронную трудовую книжку. Бумажные трудовые книжки больше не оформляются при первичном трудоустройстве, за исключением случаев, когда работник добровольно сохранил бумажный вариант и подал заявление о его сохранении.
Для кадровых служб и работодателей это требует пересмотра процедур приёма на работу, обновления внутренних регламентов и адаптации программных решений (например, 1С:ЗУП). Ниже — подробная пошаговая инструкция, как правильно принять сотрудника с электронной трудовой книжкой.
Уточнение наличия электронной трудовой книжки
Первый шаг при приёме на работу — подтверждение, что сотрудник имеет электронную трудовую книжку. Для этого необходимо:
- Попросить сотрудника предоставить согласие на обработку персональных данных (включая сведения о трудовой деятельности).
- Запросить у сотрудника СНИЛС — он является ключевым идентификатором для доступа к ЭТК в Пенсионном фонде РФ.
- Предложить сотруднику воспользоваться порталом Госуслуг или приложением «Электронная трудовая книжка» для получения выписки из ЭТК.
Сотрудник может предоставить:
- Выписку из ЭТК в электронном виде (PDF-файл с электронной подписью ПФР);
- Печатную выписку, полученную в офисе Пенсионного фонда;
- Доступ к личному кабинету на сайте ПФР (через Госуслуги).
Оформление трудового договора
Трудовой договор с новым сотрудником оформляется в стандартном порядке, но с важной оговоркой:
- В пункте 1 договора указывается: «Трудовая книжка ведётся в электронной форме».
- В приложении к договору (или отдельном заявлении) сотрудник должен подписать заявление о выборе электронной формы ведения трудовой книжки.
Образец формулировки в заявлении:
«Я, [ФИО], настоящим подтверждаю, что выбираю ведение моей трудовой книжки в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ. Согласен на передачу сведений о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации».
Запрос сведений в Пенсионный фонд РФ
Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с момента заключения трудового договора направить в ПФР сведения о приёме на работу. Это делается через:
- Специализированную программу (например, 1С:ЗУП с модулем «Электронная трудовая книжка»);
- Сервис «Кабинет работодателя» на сайте ПФР;
- Электронный документооборот через оператора ЭДО (например, СБИС, Контур, Тендер-Сервис).
В передаваемых данных обязательно указываются:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Дата приёма на работу;
- Должность;
- Наименование организации;
- ОКПО, ОГРН.
Важно! Если сотрудник ранее работал и его трудовой стаж уже есть в ЭТК, ПФР автоматически синхронизирует данные. Работодатель не должен вносить информацию о прошлых местах работы — это делает ПФР на основании данных от предыдущих работодателей.
Внесение данных в учётную систему (1С:ЗУП)
Для корректной работы с ЭТК в программе 1С:ЗУП необходимо:
- Обновить программу до версии 3.1.14.108 или выше.
- Включить функцию «Ведение электронной трудовой книжки» в настройках учётной политики.
- Заполнить справочник «Трудовые функции» и «Коды ОКЗ» — они обязательны для корректного формирования отчётов в ПФР.
- При оформлении приказа о приёме на работу выбрать опцию «Электронная трудовая книжка» вместо «Бумажная».
После этого система автоматически формирует XML-файл для передачи в ПФР и сохраняет все изменения в локальной базе. В дальнейшем все изменения (увольнения, переводы, повышения) также будут передаваться в электронном виде.
Работа с сотрудниками, имеющими бумажную трудовую книжку
Если сотрудник приходит на работу с бумажной трудовой книжкой — это допустимо, но только если он ранее уже имел бумажную книжку и подал заявление о её сохранении. В этом случае:
- Бумажная книжка сохраняется у работодателя;
- В трудовом договоре указывается: «Трудовая книжка ведётся в бумажной форме»;
- Все последующие записи (приёмы, увольнения, переводы) вносятся в бумажную книжку вручную;
- Сотрудник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК — тогда бумажная книжка передаётся ему, а дальнейшая работа ведётся в электронном виде.
Проверка и архивирование
Работодатель обязан:
- Хранить все выписки из ЭТК, полученные от сотрудников, в течение 5 лет после увольнения;
- Обеспечивать доступ к электронным данным в случае запроса от сотрудника, ПФР или государственных органов;
- Регулярно проверять, что все сведения о сотруднике корректно переданы в ПФР — для этого можно использовать отчёт «Проверка передачи сведений» в 1С:ЗУП.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Не запрашивают согласие на обработку персональных данных.
Решение: Всегда получайте подписанное заявление от сотрудника. - Ошибка: Вносят данные о прошлых местах работы в ЭТК самостоятельно.
Решение: Только ПФР формирует историю трудовой деятельности. Работодатель передаёт только текущее трудоустройство. - Ошибка: Используют устаревшую версию 1С:ЗУП.
Решение: Обновляйте программу и проверяйте наличие модуля ЭТК. - Ошибка: Не передают сведения в ПФР в срок.
Решение: Установите внутренний контроль — например, автоматическое уведомление в кадровой службе.
Принятие сотрудника с электронной трудовой книжкой — это не просто изменение формы документа, а переход на цифровую модель кадрового учёта. Это повышает прозрачность, снижает риски потери документов и упрощает взаимодействие с государственными органами.
Ключевые принципы успешного внедрения:
- Соблюдение сроков — передача данных в ПФР в течение 3 дней;
- Точность данных — особенно СНИЛС и ФИО;
- Автоматизация — используйте 1С:ЗУП и другие профессиональные системы;
- Обучение персонала, кадровики должны понимать разницу между бумажной и электронной формой.
Электронная трудовая книжка — это не временная мера, а будущее российского кадрового учёта. Те компании, которые уже адаптировались к новым требованиям, получают преимущество: меньше ошибок, меньше бумажной волокиты и более высокий уровень доверия со стороны сотрудников.
Помните: ваша задача — не вести трудовую книжку, а обеспечить точную и своевременную передачу данных в Пенсионный фонд. Всё остальное — за системой.