Данная статья представляет собой подробное руководство по организации работы с трудовыми книжками в соответствии с действующим законодательством РФ. В ней рассмотрены нормативные основы, порядок изготовления бланков, правила заполнения, внесения изменений, выдачи дубликатов и хранения документов.

Нормативная база

• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – основной правовой акт, утверждающий Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 69, ред. от ) – регламентирует порядок внесения сведения о работнике.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 и ст. 66.1 – определяют форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также право на получение дубликата.
• Последующие изменения и дополнения:
  • Постановление Правительства РФ от № 132;
  • Постановление Правительства РФ от № 373;
  • Приказ Минтруда России от № 320н (новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 г.).

Общие положения

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Её ведение и хранение осуществляются работодателем, который обязан:

• обеспечить наличие бланков трудовой книжки, изготовленных в соответствии с утверждённым образцом;
• назначить уполномоченное лицо (обычно специалист отдела кадров или бухгалтерии) ответственное за ведение книжек;
• хранить трудовые книжки как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Изготовление бланков трудовой книжки

Бланки изготавливаются специализированными полиграфическими предприятиями по образцу, утверждённому Минтрудом России. Основные требования:

• формат – А5 (148 × 210 мм);
• обложка – плотный картон, цвет – тёмно‑синий;
• внутренние листы – бумага плотностью не менее 80 г/м², с предварительно нанесёнными полями для заполнения;
• каждый бланк должен иметь уникальный серийный номер и степень защиты (водяные знаки, микротекст).

После изготовления бланки передаются работодателю и учитываются в журнале прихода‑расхода бланков строгой отчетности.

Заполнение трудовой книжки при приёме на работу

При оформлении трудовой книжки вносятся следующие сведения о работнике (п; 9 Правил):

1. Фамилия, имя, отчество;
2. Дата рождения (день, месяц, год);
3. Место рождения;
4. Образование (уровень, специальность, квалификация);
5. Профессия, должность, которую работник будет занимать;
6. Дата приёма на работу;
7. Наименование организации, её структурное подразделение;
8. Трудовой функционал (оклад, тарифная ставка, режим работы).

Все записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком. После каждой записи ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена).

Внесение изменений и исправлений

Изменения в трудовой книжке допускаются только в случаях:

• перевода на другую должность или профессию;
• изменения размера заработной платы;
• присвоения звания, награды, учёной степени;
• иных событий, предусмотренных законодательством (например, увольнение, выход на пенсию).

Порядок внесения:

1. В соответствующей графе делается новая запись;
2. Предыдущая запись зачёркивается одной тонкой линией (не замазывается);
3. Рядом указывается дата внесения изменения и подпись уполномоченного лица;
4. При необходимости ставится печать организации.

Запрещается использовать корректор, скотч или иные способы полного стирания записи.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении. В книжке указываются:

• дата увольнения;
• основание (пункт статьи ТК РФ, например, п. 1 ст. 81 – по инициативе работника);
• наименование организации и её реквизиты;
• подпись уполномоченного лица и печать.

Если работник потерял трудовую книжку, ему выдаётся дубликат.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся по заявлению работника в случае утраты, порчи или необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Порядок:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата;
2. Уполномоченное лицо проверяет наличие сведений в личном деле и делает запрос в архив организации;
3. На основании полученных данных заполняется новый бланк трудовой книжки, в котором делаются записи о всех периодах работы, подтверждённых документами;
4. Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
5. В оригинальную трудовую книжку (если она находится у работника) делается отметка о выдаче дубликата.

Дубликат имеет равную юридическую силу с оригиналом.

Учёт и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или ином уполномоченном подразделении) в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• в металлических шкафах или сейфах, защищённых от огня и влаги;
• при температуре не ниже +10 °C и не выше +25 °C, относительной влажности не более 60 %;
• в отделе, доступном только уполномоченным лицам;
• с ведением журнала учёта прихода и расхода бланков и готовых трудовых книжек.

Срок хранения трудовых книжек после увольнения работника составляет 50 лет (ст. 66 ТК РФ). По истечении этого периода документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации;

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения

Нарушение установленных требований может повлечь:

• административную ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисциплинарную ответственность сотрудников отдела кадров;
• возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа работы.

Поэтому важно регулярно проводить внутренние аудиты, обучать ответственных сотрудников и актуализировать локальные нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства.

Соблюдение Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей является обязательным условием законной кадровой деятельности любой организации. Чёткое следование нормативным актам, правильное заполнение, своевременное внесение изменений и надёжное хранение документов гарантируют защиту прав работников и минимизируют риски для работодателя;

Актуальная информация о изменениях в законодательстве регулярно публикуется на официальных сайтах Минтруда России, Роструда и в системах консультант‑плюс, гарант. Рекомендуется подписаться на их рассылки и оперативно вносить поправки во внутренние регламенты.