В современных условиях‚ когда бумажные трудовые книжки уходят в прошлое‚ а основным документом становится электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ у бухгалтеров и сотрудников возникает множество вопросов. Как правильно подтвердить периоды работы? Какие документы использовать для расчета пособия по временной нетрудоспособности? И главное — как не ошибиться в расчетах‚ учитывая изменения законодательства 2023–2026 годов?

В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий‚ опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и разъяснения Минтруда;

Основные изменения в расчете стажа

С 2023 года в порядок расчета страхового стажа для больничных листов были внесены существенные изменения. Перечень периодов трудовой деятельности‚ включаемых в стаж‚ был значительно расширен. Теперь для обоснования периодов работы используется не только классическая бумажная трудовая книжка‚ но и сведения о трудовой деятельности‚ сформированные работодателем в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Ключевым нормативным актом‚ регулирующим этот процесс‚ являются Правила (утвержденные приказом Минтруда)‚ которые учитывают формирование информации о стаже в электронном виде. Согласно пункту 9 этих Правил‚ периоды работы подтверждаются:

• Трудовой книжкой установленного образца (для периодов до 2020 года).
• Сведениями о трудовой деятельности (электронная выписка).
• В отдельных случаях — иными документами (трудовой договор‚ справки‚ лицевые счета).

Какие документы подтверждают стаж?

Чтобы страховой стаж был учтен при расчете больничного‚ его необходимо подтвердить официальными документами. Основным источником информации служат записи о трудовой деятельности и данные о страховых взносах.

Периоды до 31 декабря 2019 года

Для подтверждения стажа за период до перехода на электронные трудовые (до 2020 года) приоритетными остаются:

• Бумажная трудовая книжка (даже если сейчас она хранится у работника).
• Справки‚ выдаваемые работодателями или государственными органами.
• Выписки из приказов о приеме и увольнении.
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

> Важно: Минтруд разъяснил‚ что при переходе на ЭТК подтверждать стаж до 2020 года можно записями в бумажной трудовой книжке и справками с предыдущих мест работы. Отсутствие записей в электронной базе за старые периоды не является основанием для игнорирования стажа‚ если он подтвержден бумажными документами.

Периоды с 1 января 2020 года

Для работы после этой даты основным документом становятся сведения о трудовой деятельности‚ которые формируются работодателями и передаются в Социальный фонд России (СФР).
Для расчета используются формы:

• СТД-Р — сведения‚ предоставляемые текущим или предыдущим работодателем.
• СТД-ПФР (ныне СТД-СФР) — выписка из информационной системы фонда‚ содержащая полную историю трудовой деятельности.

Алгоритм расчета стажа для больничного

Расчет ведется на день‚ предшествующий началу болезни (первый день больничного листа). В стаж включаются только полные годы и месяцы.

Шаг 1: Сбор документов

Если у работника ведется электронная трудовая книжка‚ вам необходимо получить от него:
Выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р или СТД-СФР)‚ где видны все места работы с 2020 года.
Бумажную трудовую книжку (если она сохранилась у работника) для проверки записей до 2020 года.
При отсутствии записей в трудовой — трудовые договоры или архивные справки.

Шаг 2: Суммирование периодов

Необходимо сложить все периоды официальной занятости.

• Периоды работы по трудовому договору.
• Периоды государственной гражданской и муниципальной службы.
• Периоды иной деятельности‚ в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности.

Шаг 3: Перевод в годы и месяцы

Подсчет ведется с точностью до дней‚ но итоговый результат для определения процента оплаты (60%‚ 80% или 100%) округляется:

• 15 и более дней считаются полным месяцем.
• 12 месяцев считаются полным годом.

Пример:

Таблица зависимости размера пособия от стажа

Правильный расчет стажа напрямую влияет на процент от среднего заработка‚ который получит сотрудник:

| Страховой стаж | Размер пособия (% от среднего заработка) |
| :— | :— |
| Менее 5 лет | 60% |
| От 5 до 8 лет | 80% |
| 8 лет и более | 100% |
Примечание: Для ухода за ребенком до 8 лет больничный оплачивается в размере 100% независимо от стажа.

Частые вопросы и проблемные ситуации

Что делать‚ если в электронной трудовой нет старых записей?

Электронная трудовая книжка формируется с 2020 года. Данные о работе до этого времени в нее не вносятся автоматически‚ если работник не подавал заявление о включении сведений.
Решение: Запрашивайте у сотрудника бумажную трудовую. Если она утеряна‚ стаж подтверждается трудовыми договорами‚ справками от работодателей или выписками из архивов. Без документального подтверждения периоды не могут быть включены в расчет.

Можно ли использовать только данные СФР?

Да‚ выписка из СФР (СТД-СФР) является полноценным документом‚ подтверждающим стаж. Однако‚ если в выписке отсутствуют периоды до 2020 года (что нормально)‚ обязательно требуются дополнительные документы за этот период.

Как быть‚ если работник только что устроился и не предоставил данные о прошлом стаже?

Согласно законодательству‚ работник обязан предоставить сведения о стаже для правильного расчета пособия. Если данные не предоставлены‚ работодатель может рассчитать пособие исходя из имеющихся у него сведений‚ но это несет риски доплаты в будущем. Рекомендуется запросить у сотрудника выписку СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР через портал Госуслуг.

Переход на электронные трудовые книжки упростил обмен данными между работодателями и фондами‚ но потребовал внимательности при сборе документов для расчета больничных.
Главное правило: основным документом является трудовая книжка (бумажная для старого стажа) или сведения о трудовой деятельности (для нового). Комбинация этих документов позволяет точно определить страховой стаж и гарантировать работнику справедливую оплату больничного листа.

Не забывайте‚ что отсутствие необходимых документов может привести к занижению пособия‚ поэтому всегда запрашивайте у сотрудников актуальные выписки из электронной трудовой или подтверждающие справки за периоды до 2020 года.