Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника.
С 2021 г. в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажный вариант всё ещё используется в ряде организаций. Ниже приведено полное руководство по оформлению трудовой книжки при приёме на работу‚ включая правила заполнения‚ необходимые документы и особенности работы с ЭТК.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Официальный документ‚ фиксирующий все кадровые события: приём‚ перевод‚ увольнение.
- Нужна для расчёта пенсионных прав‚ отпуска‚ пособий и т.д;
- Обязательна для всех сотрудников‚ как постоянных‚ так и временных (часть 3 статьи 66 ТК РФ).
Виды трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка (ТК) – классический вариант‚ который постепенно уходит в прошлое.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ‚ который в 2021 г. стал официально обязательным для всех новых сотрудников.
Кому и когда нужно оформить ТК/ЭТК?
При приёме на основное место работы сроком более 5 дней работодатель обязан внести запись о приёме в трудовую книжку. Если работник впервые поступает на работу‚ бумажная ТК не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 439‑ФЗ). В таком случае оформляется только ЭТК.
Шаги по оформлению трудовой книжки при приёме на работу
Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ (свидетельство о личности).
- СНИЛС (если есть);
- Диплом‚ свидетельство о браке (при необходимости).
- Трудовой договор (или его копия).
- Приказ о приёме на работу (реквизиты‚ дата‚ должность).
- В случае ЭТК – электронный сертификат‚ подтверждающий личность.
Заполнение ьной страницы
Ответственный специалист работодателя заполняет ьную страницу‚ используя данные из представленных документов. В ьной странице фиксируются:
- ФИО‚ дата рождения‚ место жительства.
- СНИЛС‚ серия и номер паспорта.
- Данные о работе: название организации‚ должность‚ отдел.
- Дата выдачи ТК/ЭТК.
Внесение записи о приёме
В графе 3 указывается отдел и должность‚ а в графе 4 – реквизиты приказа о приёме. Если в трудовом договоре указаны другие данные‚ они также отражаются в ТК.
Пример записи:
Приём на работу Должность: Менеджер по продажам Отдел: Продажи Приказ № 123 от
Внесение записи в ЭТК
Для электронного варианта работодатель вводит данные в систему ЭТК‚ подтверждая их цифровой подписью. После подтверждения работник получает электронный сертификат‚ который можно хранить в личном кабинете.
Проверка и подпись
После внесения записи работник проверяет правильность данных‚ а затем подписывает запись. В бумажной ТК подпись ставится вручную‚ а в ЭТК — цифровой подписью.
Специфические случаи
Вахтовый метод работы
При приёме на вахтовый метод запись оформляется аналогично‚ но в графе «Должность» указываеться «Вахтовый работник».
Перевод внутри организации
При переводе сотрудника в другой отдел или на другую должность в той же организации в ТК фиксируется запись о переводе‚ а в ЭТК — обновляется соответствующая информация.
Увольнение
При увольнении работника в ТК фиксируется дата увольнения‚ причина (по приказу) и начисленные выплаты. В ЭТК данные обновляются автоматически.
Как получить дубликат трудовой книжки
Если оригинальная ТК потеряна или повреждена‚ работник может запросить дубликат. При обращении после шести месяцев после увольнения прежним работодателем выдаётся справка о периоде работы‚ которая служит основанием для заведения дубликата. Порядок оформления дубликата определяется пунктами 69‑70 Инструкции Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.
Ошибки и исправления
- Неправильная запись о приёме может быть исправлена в соответствии с инструкцией «Исправления в трудовой книжке неправильной записи о приёме на работу».
- В случае ошибок в бумажной ТК работник может запросить корректировку‚ но в ЭТК исправления вносятся автоматически после обновления данных в системе.
Практическая памятка для работодателя
- Соберите все необходимые документы до приёма.
- Заполните ьную страницу и внесите запись о приёме.
- Проверьте правильность всех данных.
- Получите подпись работника.
- Сохраните копию (для бумажной ТК) и/или электронный сертификат (для ЭТК).
- Обновляйте данные при переводах‚ увольнениях и других кадровых событиях.
Правильное оформление трудовой книжки — залог корректного расчёта трудового стажа и прав работника. Следуя приведённым шагам‚ вы сможете быстро и без ошибок оформить ТК или ЭТК при приёме на работу‚ а также избежать проблем с документами в будущем.
Для более подробной информации и актуальных нормативных актов рекомендуем обращаться к официальным источникам: Федеральный закон от 439‑ФЗ‚ Инструкция Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и сайт КонсультантПлюс.