С 1 января 2021 года в Российской Федерации начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным форматам ведения сведений о трудовой деятельности. Этот процесс регулируется Федеральным законом от № 439-ФЗ и статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ. Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат является добровольным. Однако для новых сотрудников, трудоустраивающихся впервые с 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется — сразу заводится электронная.

В этой статье вы найдёте полное руководство по составлению заявления на переход на электронную трудовую книжку, включая образцы, правильную формулировку, порядок подачи и юридические нюансы.

Кто должен подавать заявление на переход?

• Работники, которые уже имеют бумажную трудовую книжку и хотят перейти на электронный формат.
• Работники, которые ранее отказались от электронной трудовой, но теперь передумали и хотят её получить.
• Новые сотрудники, трудоустраивающиеся впервые с 1 января 2021 года — им электронная трудовая книжка заводится автоматически, заявление не требуется.

Важно! Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, ваш работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Но при этом он обязан вносить сведения и в электронную базу. То есть у вас есть право в любой момент подать заявление и перейти на электронный формат.

Как правильно составить заявление?

Заявление на переход на электронную трудовую книжку — это официальный документ, который подаётся в письменной форме на имя руководителя организации. Оно не требует строгой формы, но должно содержать обязательные элементы, чтобы быть юридически значимым.

Обязательные реквизиты заявления:

1. Наименование организации — полное название работодателя.
2. ФИО и должность руководителя — к кому обращается сотрудник.
3. ФИО, должность, подразделение сотрудника — кто подаёт заявление.
4. Название документа: «Заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде».
5. Ссылка на закон: «в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ».
6. Суть заявления: просьба о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде и прекращении ведения бумажной трудовой книжки.
7. Дата подачи заявления.
8. Подпись сотрудника с расшифровкой (ФИО).

Пример формулировки заявления:

Заявление

Руководителю
ООО «Прогресс»
И.И. Иванову
от сотрудника отдела продаж
Петрова Сергея Владимировича
ИНН 770123456789

Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.

Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки с даты подачи настоящего заявления и передать сведения о моей трудовой деятельности в электронную форму.

Подпись: ___________ /С.В. Петров/
Расшифровка: Петров Сергей Владимирович

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Проверить бумажную трудовую книжку — кадровый работник должен убедиться, что все записи в ней корректны, нет ошибок, пропущенных записей или неоформленных увольнений/приёмов.
2. Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку. Формулировка записи должна быть следующей:

Пример записи в трудовой книжке:

Графа 1: № 123
Графа 2:
Графа 3: Подано письменное заявление Петрова Сергея Владимировича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ.

После этого работодатель передаёт все сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд РФ (ПФР), который является оператором электронных трудовых книжек.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, в любой момент сотрудник может отменить своё решение и вернуться к бумажной трудовой книжке. Для этого нужно подать новое заявление: «Об отказе от ведения трудовой книжки в электронном виде и о выдаче бумажной трудовой книжки».

Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку с полным набором записей в течение трёх рабочих дней с момента подачи такого заявления.

Что делать, если у вас нет бумажной трудовой книжки?

Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, то:

• Бумажная трудовая книжка вам не выдаётся.
• Работодатель сразу заводит электронную трудовую книжку в ПФР.
• Вы получаете доступ к своим данным через Госуслуги или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда.

Заявление в этом случае подавать не нужно — переход на электронный формат для новых сотрудников является обязательным.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

После перехода на электронный формат вы можете:

• Зайти на сайт www.pfrf.ru и авторизоваться через Госуслуги.
• Открыть раздел «Электронная трудовая книжка».
• Просмотреть все записи о вашей трудовой деятельности: места работы, должности, даты приёма и увольнения.

Также вы можете запросить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде — она будет иметь юридическую силу, как и оригинал.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за электронную трудовую книжку?

Нет. Все услуги по ведению электронной трудовой книжки предоставляются бесплатно как работодателю, так и сотруднику.

Можно ли подать заявление через email или мессенджер?

Нет. Заявление должно быть подано в письменной форме — на бумаге с личной подписью. Электронная подпись не принимается для этого документа.

Что будет, если работодатель не внесёт запись о переходе?

Это нарушение трудового законодательства. Вы можете обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в прокуратуру. Работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней после получения заявления.

Будут ли сохранены все записи из бумажной книжки?

Да. Все сведения, внесённые в бумажную трудовую книжку до перехода, автоматически передаются в электронную базу ПФР. Никакие данные не теряются.

Переход на электронную трудовую книжку, это удобный, безопасный и современный способ хранения информации о вашей трудовой деятельности. Он исключает риск потери, порчи или подделки документа, а также упрощает процесс трудоустройства в будущем.

Если вы решили перейти на электронный формат — не откладывайте подачу заявления. Составьте его по приведённому образцу, подайте в кадровый отдел и убедитесь, что запись о переходе внесена в вашу бумажную трудовую книжку. Это защитит ваши права и обеспечит полную прозрачность вашей трудовой истории.

Важно помнить: Вы имеете право на выбор. Никто не может заставить вас отказаться от бумажной трудовой книжки, если вы не подали заявление. Но если вы хотите современный и надёжный способ хранения данных — электронная трудовая книжка, это лучший выбор на 2026 год и далее.

Скачать актуальный образец заявления в формате DOCX вы можете на официальном сайте Пенсионного фонда РФ или в системе КонсультантПлюс.