Запись об увольнении в трудовой книжке, один из самых важных и ответственных этапов кадрового оформления. Неправильно оформленная запись может привести к юридическим последствиям как для работодателя, так и для сотрудника: отказ в трудоустройстве, проблемы с получением пенсии, споры с трудовой инспекцией. В этой статье вы найдете полное руководство по заполнению трудовой книжки при увольнении в 2026 году, включая образцы записей по всем основаниям, требования законодательства и типичные ошибки.
Правовые основания для внесения записи
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Запись должна быть сделана на основании приказа (распоряжения) работодателя и с обязательной ссылкой на пункт части первой статьи 77 ТК РФ (если увольнение происходит по инициативе работника) или на статью 81 ТК РФ (если по инициативе работодателя).
Важно: запись в трудовую книжку вносится только при бумажном варианте документа. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку (согласно п. 66.1 ТК РФ), то бумажная запись не делается — вместо этого работодатель подает форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
Общие правила заполнения трудовой книжки при увольнении
При внесении записи об увольнении необходимо соблюдать следующие требования:
- Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация идет последовательно, без пропусков).
- Графа 2 — дата увольнения (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3, формулировка основания увольнения с точной ссылкой на статью и пункт ТК РФ.
- Графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
Запись должна быть сделана четко, разборчиво, без помарок и исправлений. Использование карандаша, корректора или шариковой ручки не допускается, только гелевая или перьевая ручка с чернилами черного или синего цвета.
Образцы записей в трудовую книжку при увольнении
Увольнение по собственному желанию (по инициативе работника)
Основание: пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
Запись в графе 3:
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись в графе 4:
Приказ № 45 от
Примечание: Формулировка «по собственному желанию» допустима и соответствует требованиям Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не требуется подпись работника рядом с записью.
Увольнение по сокращению штата
Основание: пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ.
Запись в графе 3:
Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись в графе 4:
Приказ № 88 от
Важно: При сокращении работодатель обязан предупредить сотрудника за два месяца, предложить другие вакансии и выплатить выходное пособие. Эти действия должны быть документально подтверждены.
Увольнение по инициативе работодателя (нарушение трудовой дисциплины)
Основание: пункт 5 части первой статьи 81 ТК РФ (за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей).
Запись в графе 3:
Уволен за совершение дисциплинарного проступка, предусмотренного пунктом 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись в графе 4:
Приказ № 102 от
Важно: Для такого увольнения необходимо доказательство вины работника (акт, объяснительная, протокол и т.д.), а также соблюдение процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности (в течение месяца с момента обнаружения проступка).
Увольнение по соглашению сторон
Основание: пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ.
Запись в графе 3:
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись в графе 4:
Приказ № 55 от
Примечание: Соглашение сторон должно быть оформлено в письменной форме и подписано обеими сторонами. Дата увольнения — дата, указанная в соглашении.
Увольнение по истечении срока трудового договора
Основание: пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ.
Запись в графе 3:
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Запись в графе 4:
Приказ № 77 от
Что делать после внесения записи?
- Выдать трудовую книжку сотруднику в последний день его работы (согласно статье 84.1 ТК РФ).
- Зарегистрировать выдачу в книге учета движения трудовых книжек (форма № ТД-10).
- Сдать СЗВ-ТД в ПФР, если сотрудник использует электронную трудовую книжку.
- Сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления об увольнении (если применимо).
Типичные ошибки при заполнении
- Нет ссылки на статью ТК РФ — запись считается недействительной.
- Использование сокращений: «п. 3 ст. 77» — недопустимо, нужно писать полностью.
- Запись сделана не в день увольнения — нарушение срока, влечет штрафы от Роструда.
- Запись сделана карандашом или корректором — документ признается недействительным.
- Отсутствие номера и даты приказа в графе 4 — запись неполная.
- Подпись работника рядом с записью — не требуется и не допускается.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если запись в трудовой книжке содержит ошибку, ее нельзя исправлять путем зачеркивания или корректировки. Правильный порядок действий:
- Сделать новую, правильную запись с указанием номера, следующего за ошибочной.
- В графе 3 написать: «Запись № [номер ошибочной записи] признана недействительной».
- В графе 4 указать: «Приказ № [номер] от [дата] об аннулировании».
- Сделать новую корректную запись о увольнении.
Все действия должны быть оформлены приказом работодателя и согласованы с профсоюзом (если есть).
Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке — это не просто формальность, а гарантия прав работника на будущее трудоустройство, пенсионные начисления и юридическую чистоту его трудового стажа. Работодатель обязан соблюдать все требования Трудового кодекса РФ, Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69) и использовать только официально утвержденные формулировки.
Для удобства кадровых служб рекомендуется использовать базу готовых образцов записей (например, в системе «Кадры»), где представлены более 100 типовых и уникальных случаев — от приема на работу до отмены ошибочных записей. Это сэкономит время, снизит риски и обеспечит полное соответствие законодательству.
Помните: ваша точность сегодня — гарантия спокойствия сотрудника завтра.