Приём сотрудника в организацию – это процесс, требующий соблюдения множества нормативных требований. Основной документ, фиксирующий трудовые отношения, – трудовая книжка (или её электронный аналог). Ниже перечислен полный набор документов, которые обычно оформляются и проверяются кадровой службой при приёме на работу в 2025 году.

Личные документы сотрудника

• Паспорт гражданина РФ (или документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина) – копия первой страницы и страницы с регистрацией.
• СНИЛС – оригинал или заверенная копия; при отсутствии – заявление о выдаче.
• ИНН – копия свидетельства или выписка из налоговой инспекции.
• Военный билет / приписное удостоверение (для мужчин призывного возраста) – копия.
• Документы об образовании и квалификации – дипломы, сертификаты, аттестаты, выписки из учебных заведений; при необходимости – нотариально заверенные переводы.
• Медицинская справка (форма № 086/у или иная, предусмотренная отраслевым законодательством) – подтверждает отсутствие противопоказаний к выполняемой работе.
• Справка о несудимости – требуется для должностей, связанных с работе с несовершеннолетними, финансами, государственной тайной и т.п.
• Фотографии 3×4 см – обычно 2‑3 шт. для оформления пропуска, личного дела и трудовой книжки.

Документы, связанные с трудовыми отношениями

1. Заявление о приёме на работу – написано сотрудником собственноручно или в электронном виде; подтверждает его намерение трудоустроиться.
2. Трудовой договор (контракт) – основной правовой акт, регулирующий условия труда (должность, оклад, режим работы, испытательный срок, права и обязанности сторон). Договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатью организации (если она имеется).
3. Приказ о приёме на работу – внутренний документ организации, оформляемый в соответствии с ТК РФ (ст. 68). В приказе указываются: ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, дата приёма, условие испытательного срока (если есть), ссылка на трудовой договор.
4. Запись в трудовой книжке (или электронной трудовой книжке) – после издания приказа кадровая служба делает запись о приёме: номер и дата приказа, наименование организации, должность, дата начала работы. При переходе на электронную трудовую книжку запись формируется в личном кабинете на портале «Госуслуги» и направляется в ПФР.
5. Соглашение о конфиденциальности и неконкуренции (при необходимости) – подписывается, если работа предполагает доступ к коммерческой тайне или интеллектуальной собственности.
6. Положение о внутреннем трудовом распорядке – ознакомление под роспись; сотрудник получает копию.
7. Инструкция по охране труда и технике безопасности – обязательное ознакомление под роспись перед допуском к работе.
8. Согласие на обработку персональных данных – оформляется в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» (ФЗ‑152).

Документы, направляемые в государственные органы

После оформления внутренних документов работодатель обязан уведомить соответствующие ведомства о принятии на работу нового сотрудника.

• Уведомление Пенсионного фонда РФ (СЗВ‑ТД) – подаётся электронно через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» не позднее одного рабочего дня с даты приёма. Содержит сведения о приёме, переводе или увольнении.
• Уведомление Фонда социального страхования (ФСС) – необходимо для начисления пособий по временной нетрудоспособности и материнству; подаётся также электронно.
• Информация в налоговую инспекцию (форма 2‑НДФЛ) – хотя сама справка 2‑НДФЛ выдаётся сотруднику по запросу, работодатель обязан вести учёт доходов и удерживать НДФЛ, а также предоставлять сведения в ИФНС при необходимости.
• Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» – если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель передаёт сведения о приёме в ПФР через ЕГИСЗ.

Особенности оформления в 2025 году

В 2025 году действуют следующие изменения, которые стоит учитывать при приёме на работу:

• Обязательное использование электронной трудовой книжки для всех newly hired сотрудников, если они не заявили об обратном (ведение бумажной книжки допустимо только по заявлению сотрудника).
• Упрощённая подача СЗВ‑ТД через API Госуслуг – возможна автоматическая выгрузка данных из 1С, SAP или других кадровых систем.
• Усиленные требования к медицинским осмотрам для работников вредных и опасных производств – теперь необходимо проходить предварительный осмотр каждые 6 месяцев вместо ежегодного.
• Расширение списка обязательных документов для иностранных граждан – помимо паспорта и визы, требуется разрешение на работу и патент (если applicable).

Пошаговый алгоритм оформления документов при приёме на работу

1. Приём заявления и пакета личных документов – специалист отдела кадров проверяет подлинность и completeness.
2. Проведение обязательных проверок – проверка судимости (при необходимости), медицинский осмотр, проверка подлинности дипломов.
3. Подготовка и подписание трудового договора – согласование условий с руководителем и юристом.
4. Издание приказа о приёме на работу – оформление в соответствии с внутренним регламентом.
5. Внесение записи в трудовую книжку (электронную или бумажную) – сразу после издания приказа.
6. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами (ПВТР, инструкции по ОТ, политика конфиденциальности) – под роспись.
7. Направление уведомлений в ПФР, ФСС и ИФНС – в электронном виде не позднее установленного срока.
8. Выдача сотруднику копий документов (трудовой договор, приказ, инструкции, лист ознакомления) и получение расписки о получении.
9. Внесение данных в личную карточку сотрудника и кадровый учёт – формирование личного дела.

Что делать, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он предпочитает электронный вариант:

• Кадровик делает запись в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
• Бумажная книжка не заводится, но employer обязан хранить копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника.
• При увольнении или переводе сотрудник получает выписку из ЭТК, которую можно распечатать при необходимости.

Правильное оформление всех необходимых документов при приёме на работу по трудовой книжке гарантирует соблюдение трудового законодательства, защищает права как работника, так и работодателя, и минимизирует риски штрафов и судебных споров. В 2025 году ключевыми моментами являются переход на электронную трудовую книжку, своевременная подача уведомлений в ПФР и ФСС, а также тщательная проверка личных и квалификационных документов кандидата.

Соблюдение представленного алгоритма позволит кадровой службе эффективно и безошибочно проводить процедуру приёма, а новому сотруднику – приступить к своим обязанностям в полном соответствии с законом.