Вопрос о выдаче копии трудовой книжки (бумажной или электронной) часто возникает у сотрудников, которые планируют оформить новые документы, подавать заявления в банки, паспортно‑визовые центры или другие организации. Ниже подробно рассматриваем, какие нормы Трудового кодекса РФ и сопутствующие акты регулируют этот вопрос.
Правовая основа
Согласно Статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. копию трудовой книжки, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Эта норма подтверждена также Постановлением Правительства РФ № 531 «Об утверждении Положения о порядке выдачи копий трудовой книжки», которое уточняет порядок оформления и подписания такой копии.
Кто может запросить копию?
Копию трудовой книжки могут потребовать:
- Сам сотрудник (по его инициативе);
- Лицо, имеющее законное право (например, банк, паспортно‑визовый центр);
- Судебные органы или другие контролирующие органы по требованию.
Важно, что работодатель обязан выдать копию по любым запросам, даже если сотрудник не предоставил письменного заявления – достаточно устного запроса, подтверждённого запиской в журнале.
Сроки выдачи копии
Работодатель обязан выдать копию не позже трёх рабочих дней с момента получения запроса. Если копия требуется для оформления новых документов (например, в банке), срок может быть сокращён, но не должен превышать установленный законом предел.
Как оформить копию
Копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем. Для этого обычно используют:
- Государственную печать организации (если она имеется);
- Штамп с надписью «Копия заверена»;
- Подпись уполномоченного лица.
В случае, когда у организации нет обязательной печати (например, в некоторых малых предприятиях), вместо печати используется штамп или подпись руководителя.
Особенности электронной трудовой книжки
С 2020 года в РФ вводится система электронной трудовой книжки (ЭТК). По правилам:
- Электронная копия выдаётся в течение трёх рабочих дней после получения запроса;
- Для подтверждения достоверности электронной копии используется СТД‑Р (стандартный документ, подтверждающий запрос);
- ЭТК хранится в базе Фонда социального страхования (ФСС) и может быть предоставлена в электронном виде через личный кабинет сотрудника.
Работодатель обязан обеспечить доступ к электронной копии, даже если сотрудник предпочитает её получать в бумажном виде.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Если работодатель отказывается предоставить копию без законных оснований, сотрудник может:
- Подать официальное письменное заявление с требованием о выдаче копии;
- Обратится в прокуратуру или службу трудового инспектора;
- Подать иск в суд о защите своих прав.
По закону, любое неправомерное отторжение копии влечёт за собой административную ответственность работодателя.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли копия, если у сотрудника уже есть оригинал?, Нет, оригинал не заменяет копию, но при необходимости оформить документы в сторонних организациях копия всё равно требуется.
- Можно ли взимать плату за копию? — Нет, согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель не вправе требовать оплаты за выдачу копий.
- Сколько копий можно запросить? — По закону сотрудник имеет право запросить столько копий, сколько потребуется для выполнения законных требований.
- Что делать, если в копии ошибка? — Ошибку следует устранить путём подачи уточнённого заявления и переиздания копии с корректировкой.
Таким образом, работодатель обязан выдавать копию трудовой книжки по запросу сотрудника в течение трёх рабочих дней, оформив её с помощью штампа, печати или подписи. Это требование закреплено в ТК РФ и подтверждается рядом нормативных актов. Несоблюдение сроков или отказ в выдаче копии влечёт за собой административную ответственность и может привести к обращению в суд.
Сотрудникам рекомендуется сохранять копию заявления и подтверждающие документы, чтобы в случае спорных ситуаций иметь основания для защиты своих прав.