В процессе трудовой деятельности у сотрудника нередко возникает необходимость подтвердить свой стаж или текущее место работы. Чаще всего это требуется при оформлении банковского кредита, получении визы, субсидий или для других государственных и коммерческих структур. В таких случаях на помощь приходит заверенная копия трудовой книжки. Однако не все работники знают, как быстро работодатель обязан ее выдать, и не все работодатели соблюдают установленные законом сроки;

Что говорит закон?

Одна из главных обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Это правило регулируется статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, работодатель обязан бесплатно выдавать работнику копии документов, связанных с работой, включая трудовую книжку.

Важно отметить, что данная обязанность возникает независимо от того, ведет работодатель учет стажа в бумажной трудовой книжке или использует электронную форму (ЕФС-1). В случае с электронной трудовой книжкой (выпиской из СТД-Р) действуют те же самые сроки и правила предоставления.

Сроки предоставления копии

Срок предоставления заверенной копии строго регламентирован законодательством. Работодатель не имеет права растягивать этот процесс на недели или месяцы.

Установленный законом срок

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.

Важные нюансы исчисления срока:

• Отсчет начинается со следующего рабочего дня после регистрации заявления сотрудника.
• Выходные и праздничные нерабочие дни в этот срок не включаются.
• Если третий день выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Частные случаи: запросы от банков

Многие банки устанавливают свои внутренние правила для заемщиков. Например, клиент должен предоставлять в банк копию трудовой книжки 1 раз в календарный год (а также справку о доходах) для подтверждения своего финансового положения. Банки нередко оповещают клиентов о необходимости обновить документы. Тем не менее, эти требования банков не отменяют и не продлевают законный трехдневный срок для работодателя. Если сотрудник подал заявление на работе, копия должна быть готова в течение 3 дней.

Порядок получения копии трудовой книжки

Чтобы процедура прошла без задержек, сотруднику и работодателю следует соблюдать определенный алгоритм.

Шаги для работника:

1. Подача заявления. Заявление должно быть письменным. Лучше всего составить его в двух экземплярах: один передать в отдел кадров или руководству, а на втором (остающемся у работника) получить отметку о принятии с датой и подписью ответственного лица. Это послужит доказательством в случае спора о сроках.
2. Ожидание. Ожидание не должно превышать 3 рабочих дней.
3. Получение документа. При получении копии следует проверить правильность ее оформления и заверения.

Шаги для работодателя (кадровой службы):

1. Регистрация заявления. Фиксация даты получения запроса.
2. Снятие копий. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки (развороты), начиная с ьного листа и заканчивая последней записью.
3. Заверение документа. (Подробно об этом в следующем разделе).
4. Выдача работнику. Под роспись в журнале учета выданных документов или иным способом, подтверждающим факт передачи.

Правила заверения копии

Просто сделать ксерокопию недостаточно — документ должен быть заверен надлежащим образом, иначе принимающая организация (банк, консульство и т.д.) его не примет. С 1 июля 2018 года действуют новые правила заверения, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как правильно заверить копию трудовой книжки:

• На каждом скопированном листе проставляется печать организации и подпись ответственного лица (кадровика, бухгалтера или руководителя) с расшифровкой (ФИО и должность).
• На каждом листе должна быть надпись: «Верно» или «Копия верна».
• Если копия предназначена для предоставления внешнему адресату (в банк, МФЦ, посольство и т.д.), на последней странице обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации)».
• Указывается дата заверения.

Допускается заверение копии трудовой книжки способом прошивки. В таком случае все листы прошиваются ниткой, концы которой выводятся на последний лист и заклеиваются наклейкой с печатью и подписью. На наклейке указывается количество прошитых листов.

Срок действия заверенной копии

Трудовой кодекс не устанавливает срок «годности» заверенной копии. Однако этот срок диктуется организациями, для которых она предоставляется:

• Для банков: Обычно принимают копию, заверенную не позднее 1 месяца назад на момент обращения. При этом, как упоминалось выше, для действующих кредитов банк может запрашивать обновленную копию раз в год.
• Для визовых центров и посольств: Как правило, требуется копия не старше 3 месяцев.
• Для органов соцзащиты: Сроки устанавливаются внутренним регламентом, чаще всего, 1 месяц.

Ответственность работодателя за нарушение сроков

Нарушение 3-дневного срока выдачи заверенной копии трудовой книжки является прямым нарушением трудового законодательства.

Если работодатель отказывается выдавать документ или затягивает сроки, работник имеет право:

1. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). По результатам проверки работодателю грозит административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций, от 30 000 до 50 000 рублей).
2. Обратиться в суд. В судебном порядке можно не только обязать работодателя выдать документ, но и потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — это не право, а обязанность работодателя. Закон отводит на выполнение этого требования строго 3 рабочих дня. Работнику важно правильно оформить запрос (подать письменное заявление), а работодателю — соблюсти не только сроки, но и актуальные правила заверения копий. Взаимное уважение и знание закона помогают избежать ненужных конфликтов и штрафных санкций.