Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. В процессе трудовых отношений или при их завершении часто возникают ситуации, когда сотруднику необходимо получить этот документ или его копию на руки. Несмотря на широкое внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность, и у работников возникает множество вопросов о порядке его получения.
Основания для выдачи трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в двух основных случаях:
- При увольнении — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет.
- По письменному заявлению работника — в период действия трудового договора для предоставления в различные инстанции (социальные фонды, банки, посольства и т.д.).
Выдача документа в период работы (по требованию)
Если сотрудник не увольняется, но ему нужна трудовая книжка, он должен написать соответствующее заявление. Работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Важные нюансы при выдаче:
- Срок хранения у работника: При выдаче по заявлению в период работы, сотрудник должен вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из организации, куда она предоставлялась.
- Ответственность: Весь период, пока оригинал документа находится на руках у работника, работодатель не несет ответственности за его сохранность.
- Расписка: При получении документа на руки работник обязан поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек.
Переход на электронную трудовую книжку и внутреннее совместительство
Часто возникают сложные ситуации на стыке старых и новых правил. Например, сотрудник работает в организации как штатный работник и как внутренний совместитель, и при этом пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Как это оформляется?
Особенности оформления:
- Единый документ: Несмотря на наличие двух должностей (основной и по совместительству), бумажная трудовая книжка у работника одна.
- Внесение записей: При переходе на ЭТК, работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о том, что сотрудник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Выдача на руки: После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение, а все последующие записи (как по основному месту работы, так и по совместительству) будут вестись только в электронном виде и передаваться в ПФР/СФР.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Иногда пути работодателя и специалиста расходятся по желанию одной из сторон или по обоюдному согласию. Важно правильно оформить процесс увольнения, чтобы избежать штрафов и судебных исков.
Порядок действий:
- Издание приказа об увольнении.
- Внесение записи об увольнении в бумажную трудовую книжку (если она еще ведется) и/или формирование электронных сведений.
- Выдача трудовой книжки в последний день работы.
- Получение подписи работника в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек.
Что делать, если работник не явился за документом?
Если в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать трудовую книжку, работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Справки и выписки: обязанность работодателя
Многие работники помимо самой трудовой книжки запрашивают у бывших или действующих работодателей дополнительные документы. Возникает вопрос: обязан ли работодатель предоставить бывшему работнику по его запросу копии платежных поручений о заработной плате или выписки из их реестра?
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан по письменному заявлению работника (в т.ч. и бывшего) выдать ему копии документов, связанных с работой. К таким документам относятся:
- Справки о заработной плате;
- Справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
- Копии приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д.
Однако платежные поручения и выписки из реестров являются внутренними банковскими и бухгалтерскими документами организации. Они содержат информацию о движении средств на расчетном счете работодателя и могут включать данные о других сотрудниках или контрагентах. Работодатель не обязан выдавать копии платежных поручений. Вместо этого, для подтверждения заработка и удержаний, работнику предоставляется:
- Официальная справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ;
- Справка о доходах, на которые не начислялись страховые взносы;
- Расчетные листки (при выдаче зарплаты).
Ответственность работодателя
Несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки или отказ в предоставлении заверенных копий документов грозит работодателю серьезными последствиями:
- Административная ответственность: Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц).
- Материальная ответственность: Если задержка выдачи трудовой книжки лишила работника возможности трудоустроиться, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки.
Процесс выдачи трудовой книжки по требованию работника строго регламентирован законом. Будь то переход на электронный формат с совмещением должностей, увольнение или запрос копий документов — работодатель должен действовать в рамках установленных сроков. Своевременная выдача документов и правильное оформление расписок защитит компанию от юридических и финансовых рисков, а работнику позволит реализовать свои права в полной мере.