Тема получения трудовой книжки по доверенности часто вызывает вопросы и споры как у работников, так и у кадровиков. В этой статье мы подробно разберем, что говорит законодательство, какую позицию занимает Роструд, в каких исключительных случаях возможно получение по доверенности и как правильно ее оформить, чтобы избежать проблем.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс и Правила?
Основной документ, регулирующий порядок работы с трудовыми книжками, — это Постановление Правительства РФ от № 225 (далее — Правила). В нем прямо не предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по доверенности третьему лицу;
Ключевое требование Правил: при увольнении работник должен лично расписаться в двух местах:
- В своей личной карточке (форма Т-2).
- В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Если книжку передает доверенное лицо, эти подписи ставит уже не сам работник, а его представитель. Именно в этом и заключается основное противоречие и риск.
Позиция контролирующих органов: почему кадровики боятся?
Роструд в своих разъяснениях (Портал «Кадровик-практик») не рекомендует работодателям выдавать трудовые книжки по доверенности. Предпочтительной и безопасной схемой считается:
- Направление работнику уведомления о необходимости явиться за документом.
- При наличии письменного согласия работника — отправка трудовой книжки заказным письмом с уведомлением.
Причина осторожности: если при получении по доверенности произойдет порча или утеря документа, ответственность ляжет на работодателя. Кроме того, нет четкого регламента, как правильно оформить передачу в такой ситуации, что создает правовую неопределенность.
Когда все-таки можно? Единственный юридически корректный случай
Существует единственный, но очень важный нюанс. Согласно статье 185 ГК РФ (о получении заработной платы) и сложившейся судебной практике, право на получение личных документов (включая трудовую книжку) по доверенности возможно, только если доверенность нотариально удостоверена.
Логика следующая: нотариус, удостоверяя доверенность, проверяет личность доверителя и его дееспособность, тем самым подтверждая, что действие совершается по собственной воле и в интересах работника. Это снижает риски для работодателя.
Краткий вывод:
- Обычная доверенность (отдел кадров, работодатель) — не является достаточным основанием для выдачи трудовой книжки третьему лицу. Работодатель вправе отказать.
- Нотариально удостоверенная доверенность — основание для выдачи. Работодатель должен принять ее, но при наличии паспорта доверенного лица.
Как правильно оформить доверенность (образец и реквизиты)
Если вы все же решили оформить доверенность (рекомендуется только нотариальный вариант), в документе должны быть указаны:
Обязательные реквизиты доверителя (работника):
- ФИО полностью.
- Дата и место рождения.
- Серия и номер паспорта, кем и когда выдан.
- Адрес регистрации и фактического проживания.
Обязательные реквизиты доверенного лица (представителя):
- ФИО полностью.
- Дата и место рождения.
- Серия и номер паспорта.
Полномочия представителя (должны быть четко сформулированы):
- Получить в отделе кадров (указать наименование организации) мою трудовую книжку.
- Удостовериться в том, что она надлежащим образом оформлена (все записи сделаны, нет исправлений, подписей и печатей на каждом листе).
- Поставить роспись в моей личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек.
- Совершить иные действия, связанные с данным поручением (эта фраза расширяет полномочия, но лучше перечислить все конкретно).
Срок действия:
Максимальный срок, 6 месяцев (если не указан иной срок). Нотариус обычно рекомендует указывать срок, достаточный для получения (например, 1-2 месяца).
Примерная формулировка (нотариальная доверенность):
«Я, гр. [ФИО доверителя], … настоящей доверенностью уполномочиваю гр. [ФИО представителя] … получить в отделе кадров ОАО «Иванниковский молокозавод» мою трудовую книжку серия ___ № ___, удостовериться в ее правильном оформлении, а также поставить необходимые росписи в моей личной карточке (Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек. Доверенность выдана сроком на три месяца.»
Порядок действий для работодателя при получении по доверенности (нотариальной)
- Проверить доверенность: наличие нотариальной подписи, печати, срока действия.
- Проверить паспорт представителя: убедиться, что предъявлен паспорт гражданина РФ, что лицо в паспорте и доверенности совпадает.
- Проверить трудовую книжку: убедиться в целостности, отсутствии исправлений, наличии всех необходимых записей, подписей и печатей.
- Сделать записи: представитель ставит свою подпись в личной карточке (Т-2) доверителя и в Книге учета. В графе «Примечание» можно указать: «Выдана по доверенности № … от …».
- Выдать документ: передать трудовую книжку представителю под его расписку в журнале выдачи (если такой ведется) или в самой доверенности.
Ключевые риски и подводные камни
- Утеря или порча документа: если книжка пропадет у представителя, восстановление — сложная и долгая процедура. Работодатель может быть привлечен к ответственности за ненадлежащее хранение.
- Несовершенство оформления: если в книжке после выдачи окажется ошибка (непонятная запись, исправление), доказать, что она возникла не при работодателе, будет практически невозможно.
- Претензии от самого работника: работник может позже заявить, что не давал согласия на передачу третьему лицу, что доверенность поддельная или его подписали обманом. Без нотариального удостоверения такие претензии имеют высокие шансы на успех.
- Нарушение кадрового документооборота: запись в Книге учета будет сделана не тем лицом, которое увольнялось. Это нарушение Правил.
Альтернатива: отправка трудовой книжки почтой
Это самый безопасный и рекомендуемый Рострудом способ. Порядок:
- Работник письменно (заявлением) просит отправить ему трудовую книжку по почте и указывает почтовый адрес.
- Работодатель отправляет ее заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Копия уведомления и почтовой квитанции хранится в кадровом деле как подтверждение исполнения обязанности по выдаче документа.
- Правило №1: Трудовую книжку по простой доверенности (заверенной в отделе кадров) нельзя выдавать. Это прямое нарушение Правил.
- Правило №2: Выдачу можно произвести только по нотариально удостоверенной доверенности. Даже в этом случае работодатель должен действовать крайне осторожно.
- Правило №3: Оптимальный и безопасный способ, отправка заказным письмом по письменному заявлению работника.
- Правило №4: Если все же принимаете доверенность (нотариальную), — тщательно проверяйте все документы, делайте четкие отметки и сохраняйте копии.