Вопрос получения трудовой книжки после увольнения часто вызывает споры как у работников, так и у работодателей. В идеале сотрудник должен забрать документ лично, поставив подпись в книге учета. Однако жизненные обстоятельства (болезнь, переезд в другой город, длительная командировка) иногда делают это невозможным. В таких случаях возникает вопрос: законно ли получение трудовой книжки третьим лицом по доверенности?
Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности?
Да, это возможно. Согласно позиции Роструда и сложившейся юридической практике, работодатель не имеет достаточных оснований для отказа в выдаче трудовой книжки родственнику или иному третьему лицу, если предъявлено надлежащим образом оформленное доверенность.
Важно понимать, что трудовая книжка является персональным документом, поэтому к оформлению доверенности предъявляются строгие требования.
Какая доверенность необходима?
На практике работодатели требуют нотариально заверенную доверенность. Это гарантирует подлинность подписи работника и защищает компанию от возможных судебных исков о «невыдаче» документа при увольнении.
Чтобы доверенность была принята отделом кадров, в ней должны быть четко прописаны следующие данные:
- Данные доверителя (работника): ФИО полностью, гражданство, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и фактического проживания.
- Данные доверенного лица: ФИО полностью, гражданство, паспортные данные и адрес регистрации.
- Конкретные полномочия: В тексте должно быть прямо указано право на «получение трудовой книжки и других документов, связанных с работой» в конкретной организации (название компании).
- Право подписи: Должно быть указано, что представитель имеет право поставить подпись в книге учета или расписке о получении документа.
- Срок действия: Дата выдачи и срок, на который выдана доверенность.
Как оформить выдачу документа в отделе кадров?
Для кадровика выдача документа третьему лицу требует особого внимания к документальному оформлению, так как по закону в книге учета должна стоять подпись самого работника.
Порядок действий для работодателя:
- Проверка документа: Кадровик проверяет подлинность нотариальной доверенности и паспорт представителя.
- Фиксация в книге учета: В книге учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника» представитель ставит свою подпись.
- Важное примечание: Рядом с подписью представителя обязательно делается пометка: «Получено представителем по доверенности №___ от (дата)».
- Копия доверенности: Рекомендуется приложить копию доверенности к документам о выдаче или сохранить её в личном деле сотрудника.
Альтернативный способ: получение по почте
Если нет возможности оформить нотариальную доверенность или найти доверенного человека, работник может запросить отправку трудовой книжки по почте. В этом случае документ отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это также является законным способом подтверждения того, что работодатель исполнил свою обязанность по возврату документа.
Резюме
Получение трудовой книжки по доверенности — законная процедура. Главное условие — наличие нотариально заверенного документа с четко прописанными полномочиями представителя. Для работодателя таким способом подтверждается факт передачи документа, что исключает риск штрафов за задержку выдачи трудовой книжки.