Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. При увольнении работодатель обязан выдать её на руки. Однако на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник не может явиться за документом лично в последний рабочий день. В таких случаях составляется специальное письмо (уведомление), а затем работник забирает трудовую книжку, подтвердив этот факт документально.

Зачем нужно письмо о получении трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки. Если в день увольнения выдать документ невозможно (сотрудник отсутствует или отказывается забирать), работодатель обязан:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
• Получить от работника письменное подтверждение (расписку или заявление) о том, что документ им получен.

Это защищает работодателя от штрафов и судебных исков о задержке выдачи документов. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Порядок действий при выдаче трудовой книжки

1. Увольнение сотрудника: издается приказ, вносится запись в трудовую книжку.
2. Отсутствие работника: если в последний рабочий день сотрудника нет на месте, кадровик или руководитель направляет ему заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Явка работника: сотрудник приходит в организацию и забирает документ.
4. Фиксация факта: работник пишет заявление с просьбой выдать трудовую книжку и/или расписку о её получении.

Виды писем и документов при получении трудовой книжки

В делопроизводстве понятие «письмо» может трактоваться двояко. Рассмотрим два основных варианта документов, которые необходимо оформить.

Письмо-уведомление от работодателя (если работник не забрал документ)

Это исходящее письмо, которое отправляется сотруднику по адресу его проживания.

Образец уведомления

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5

От: ООО «Ромашка»
Адрес: 654321, г. Москва, ул. Деловая, д. 15

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что в связи с прекращением трудового договора от г. № 45, Вам необходимо забрать Вашу трудовую книжку в отделе кадров ООО «Ромашка» по адресу: г. Москва, ул. Деловая, д. 15, каб. 10.

В случае невозможности личной явки, просим Вас направить в наш адрес письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ).

Генеральный директор
ООО «Ромашка» _____________ /Петров А.А./

Заявление (письмо) от работника о получении трудовой книжки

Когда сотрудник всё-таки приходит за документом, он должен написать письмо-заявление на имя руководителя. Это служит доказательством того, что работник забрал трудовую книжку лично и претензий не имеет.

Образец заявления работника

Директору ООО «Ромашка»
Петрову А.А.
от Иванова Ивана Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию (приказ от г. № 45).

Также подтверждаю, что претензий к работодателю по поводу задержки выдачи трудовой книжки не имею.

«22» мая 2026 г. _____________ /Иванов И.И./

Расписка в получении трудовой книжки

Помимо заявления, в Книге учета движения трудовых книжек сотрудник должен поставить свою подпись. Дополнительно можно взять с работника краткую расписку, которая подшивается к его личному делу.

Образец расписки

РАСПИСКА

Я, Иванов Иван Иванович (паспорт серия 11 22 № 333444, выдан ОВД района Примерный г. Москвы г.), подтверждаю, что 22 мая 2026 г. получил на руки свою трудовую книжку (серия ТК № 1234567) от работодателя ООО «Ромашка» в связи с увольнением.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Важные нюансы

• Отправка по почте: Пересылка трудовой книжки ценным письмом возможна только при наличии письменного согласия (заявления) работника. Иначе документ должен храниться у работодателя до востребования.
• Ответственность: Если работодатель не отправил уведомление и не выдал книжку, он обязан возместить работнику средний заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Доверенное лицо: Если работник забирает трудовую книжку не лично, а через представителя, у представителя должна быть нотариально заверенная доверенность. В этом случае письмо-заявление пишет представитель, а в Книге учета он расписывается с указанием реквизитов доверенности.

Правильное оформление факта выдачи трудовой книжки — залог безопасности для работодателя. Наличие на руках уведомления с отметкой почты о вручении, а также заявления и расписки от работника исключит любые риски привлечения компании к административной или материальной ответственности. Всегда фиксируйте факт того, что работник забрал трудовую книжку, на бумаге с личной подписью сотрудника.