Вопрос о получении трудовой книжки (ТК) третьим лицом, в т.ч. родственником работника, часто вызывает путаницу. Трудовой кодекс РФ не содержит прямого запрета, но и не регламентирует этот процесс детально. Ответ зависит от конкретной ситуации: жив ли работник, есть ли у него возможность лично получить документ, а также от вида трудовой книжки (бумажной или электронной).

Стандартная ситуация: работник жив и может получить ТК лично

По общему правилу, при увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку непосредственно самому работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Это основное и предпочтительное правило.

Если работник по уважительной причине (болезнь, командировка, отсутствие в городе) не может прийти сам, он может:

• Написать заявление с просьбой выдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, доверенному лицу) с указанием причины.
• Оформить нотариальную доверенность на получение трудовой книжки (и, возможно, других документов) для конкретного лица.

Ключевой момент: Работодатель вправе выдать трудовую книжку третьему лицу только на основании письменного заявления работника или нотариально заверенной доверенности. Без такого документа выдача родственнику является нарушением.

Ситуация, когда работник не может получить ТК: утрата, повреждение

Если у работника на момент увольнения отсутствует трудовая книжка (утеряна, испорчена), работодатель обязан по его письменному заявлению оформить дубликат. Дубликат выдается работнику лично или по доверенности в течение 15 рабочих дней.

Случай смерти работника

Это наиболее четко урегулированная ситуация, когда передача документов родственникам не только возможна, но и является основной процедурой.

После смерти работника его трудовая книжка (оригинал или заверенная копия) выдается одному из его близких родственников (супруг, дети, родители) или иному законному представителю.

• Основанием является заявление родственника (или законного представителя).
• Для подтверждения родства могут потребоваться документы (свидетельство о рождении, браке, смерти).
• Выдача производится под расписку в журнале учета движения трудовых книжек.
• По письменному заявлению родственника трудовую книжку можно выслать по почте заказным письмом с уведомлением.

Важно: В случае смерти работника выдать документы родственникам можно даже без доверенности, так как право на получение возникает из факта родства и смерти работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России ведется электронная трудовая книжка. В этом случае вопрос «получения» оригинала не стоит.

• Все сведения об трудовой деятельности автоматически передаются в Социальный фонд России (СФР).
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (заверенную усиленной квалифицированной подписью) или в клиентской службе СФР/МФЦ.
• Если работник хочет получить бумажный документ, он может запросить у работодателя заверенную копию выписки из ЭТК. Получить ее может также родственник по доверенности или (в случае смерти) по заявлению.

Доверенность: когда и как оформлять

Если работник жив, но не может лично получить ТК, оптимальный способ — оформление доверенности.

• Доверенность должна быть нотариально заверенной (если иное не предусмотрено законом, для получения ТК требуется именно нотариус).
• В доверенности должно быть четко указано полномочие на «получение трудовой книжки и (или) выписки из трудовой книжки» у конкретного работодателя.
• Можно оформить доверенность на получение всех документов при увольнении (трудовая книжка, сведения о страховых взносах и т.д.).
• Работодатель вправе запросить у представителя паспорт и саму доверенность для проверки.

Важно: Выдача по доверенности, это право работодателя, а не обязанность. На практике большинство компаний идут навстречу при наличии правильно оформленного документа.

Что делать родственнику: пошаговая инструкция

1. Уточните статус трудовой книжки: Бумажная оригинальная или электронная?
2. Если работник жив:
   • Получите от работника нотариальную доверенность на ваше имя с полномочием на получение ТК.
   • Или получите от работника письменное заявление с просьбой выдать ТК вам, указав причину (болезнь, командировка). Подпись должна быть заверена (можно у работодателя по месту работы работника, если он еще не уволен).
   • Обратитесь в отдел кадров (бухгалтерию) последнего места работы работника с паспортом, доверенностью/заявлением и своей доверенностью (если вы не родственник, а иное лицо).
3. Если работник умер:
   • Подготовьте заявление от имени родственника (супруга, ребенка, родителя) с просьбой выдать трудовую книжку умершего.
   • Принесите документы, подтверждающие родство (свидетельства) и смерть работника (свидетельство о смерти).
   • Предъявите свой паспорт.
   • Получите ТК под расписку в журнале.
4. Если речь об электронной книжке:
   • Работник (или его представитель по доверенности) может получить заверенную выписку из ЭТК через СФР или у работодателя (последний обязан ее предоставить).
   • Для получения выписки у работодателя действуют те же правила, что и для бумажной ТК (доверенность/заявление).

Краткий итог: что можно, а что нельзя

Важное предупреждение

Выдача трудовой книжки родственнику без каких-либо документов от работника (ни доверенности, ни заявления) — незаконна. Работодатель в этом случае несет ответственность. Исключение, только случай смерти работника, когда право родственников на получение документа вытекает из закона.

Практический совет: Перед визитом в отдел кадров последнего места работы работника обязательно позвоните туда и уточните, какие документы они требуют для выдачи ТК третьему лицу в вашей конкретной ситуации. Это сэкономит время и nerves.