Смерть работника влечет за собой ряд организационных и юридических вопросов, один из которых — получение его трудовой книжки. С 1 сентября 2021 года изменились правила ведения и хранения трудовых книжек, что повлияло и на процедуру их выдачи наследникам. Данная статья подробно разберет, как правильно оформить заявление, кто имеет право на получение документа и какие документы потребуются.

Правовая основа и кто может получить трудовую книжку?

До действовали Правила, где прямо указывалось на «ближайших родственников». Сейчас действует Постановление Правительства РФ от № 787 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…». В них такого ограничения нет.

Кто может получить трудовую книжку:

• Родственники (супруг, дети, родители, братья, сестры, бабушки, дедушки и т.д.) — при предъявлении свидетельства о смерти и документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении, браке и пр.).
• Иные лица (друзья, соседи) — только по нотариально заверенной доверенности, в которой четко указана цель, получить трудовую книжку умершего.
• Представители органов опеки — если наследником является несовершеннолетний ребенок.

Важно: При личном получении работодатель вправе запросить паспорт получателя для сверки данных.

Пошаговая инструкция для родственника

1. Подготовьте документы:
   • Свидетельство о смерти умершего (оригинал или нотариально заверенную копию).
   • Документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, браке и т.д.).
   • Паспорт самого заявителя.
2. Напишите заявление. Образец приведен ниже. Укажите точные данные умершего (ФИО, дату рождения, номер трудовой книжки, если известен) и цель — получить трудовую книжку для архивного хранения или для последующего оформления наследства.
3. Подайте заявление и документы в отдел кадров (кадровую службу) работодателя (юридического лица или индивидуального предпринимателя), где работал умерший. Если работодатель прекратил деятельность, ищите правопреемника (например, организацию, которая его поглотила) или архивное управление по месту нахождения бывшего работодателя.
4. Получите трудовую книжку и распишитесь в ее получении (см. образец расписки ниже). Если получаете по почте, заявление должно содержать просьбу об отправке, а работодатель должен зафиксировать факт отправки (например, описью вклеить в трудовую книжку или сделать отметку в журнале).

Образец заявления родственника на выдачу трудовой книжки

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.

Образец расписки в получении трудовой книжки (при личной выдаче)

Работодатель должен потребовать расписку для своей защиты. Её можно оформить на отдельном листе или в виде отметки в заявлении.

Особые случаи и ответы на частые вопросы

Какую запись делают в трудовой книжке умершего?

В трудовую книжку умершего работника вносится запись об увольнении в связи со смертью (п. 40 Правил). Формулировка: «Уволен в связи со смертью (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек)». Эту запись делает кадровик на основании приказа (распоряжения) работодателя об увольнении и свидетельства о смерти. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Можно ли получить трудовую книжку по почте?

Да, можно. Для этого в заявлении нужно прямо указать: «Прошу направить трудовую книжку по почте по адресу: [ваш почтовый адрес]». Работодатель вправе отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае расписка не подписывается, но работодатель должен сохранить копию заявления и почтовую квитанцию как доказательство отправки.

Что делать, если родственников нет?

Если у умершего не обнаружено наследников, трудовую книжку (как и другие документы) хранит работодатель. При последующем установлении факта принятия наследства (например, через суд) наследник может обратиться за документом вновь. Если работодатель ликвидирован, документы, включая трудовые книжки, передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.

Нужно ли платить за выдачу трудовой книжки?

Нет. Выдача трудовой книжки (как и ее дубликат) является бесплатной обязанностью работодателя. Любые требования об оплате незаконны.

Краткий чек-лист для родственника

• Найти и подготовить свидетельство о смерти и документы на родство.
• Написать заявление с четким указанием, чью книжку просите и зачем.
• В заявлении указать способ получения: лично или по почте (с адресом).
• При личном получении: получить книжку, проверить записи (особенно об увольнении), подписать расписку.
• При получении по почте: дождаться отправки, проверить целостность конверта и содержимого.