Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Вопрос о том, кто и при каких условиях может получить этот документ на руки, часто вызывает споры между кадровыми службами и сотрудниками. В данной статье мы детально разберем все законные способы получения трудовой книжки;

Получение трудовой книжки лично работником

Это стандартная процедура, предусмотренная трудовым законодательством. Существует две основные ситуации, когда работник забирает документ лично:

При увольнении

В последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной записью о прекращении трудового договора. Документ должен быть заверен подписью ответственного лица и печатью организации, а работник должен поставить свою подпись о получении в книге учета.

Без увольнения (для хранения)

Работник имеет право по письменному требованию забрать свою бумажную трудовую книжку для хранения лично, даже если он продолжает работать в организации. В этом случае документ выдается на определенный срок.

Получение трудовой книжки через представителя (по доверенности)

Если работник по объективным причинам не может явиться в офис работодателя лично, он имеет право поручить забрать документ третьему лицу.

Кто может быть представителем?
Любой человек: родственник, друг, коллега или профессиональный юрист.

Требования к доверенности:
Чтобы работодатель имел законные основания выдать документ третьему лицу, представитель должен предъявить доверенность, оформленную в соответствии со ст. 185–189 Гражданского кодекса РФ. Доверенность может быть:

• Нотариально заверенной (самый надежный вариант, который работодатели принимают без вопросов).
• Удостоверенной организацией, в которой доверитель работает или учится.
• Удостоверенной администрацией стационарного лечебного учреждения, если работник находится на излечении.

Важно для работодателя: В книге учета выдачи трудовых книжек необходимо указать, что документ выдан не самому работнику, а его представителю, с обязательным указанием реквизитов доверенности (дата, номер, кем удостоверена).

Получение трудовой книжки родственниками умершего работника

В случае смерти сотрудника трудовая книжка выдается его родственникам. Существует два способа получения:

1. Лично: Родственник пишет заявление о выдаче документа и расписывается в получении.
2. По почте: Родственник направляет письменное заявление с просьбой отправить документ почтовым отправлением.

Дистанционные способы получения

Если работник уволен, но не может приехать за документом и не хочет оформлять доверенность, возможен вариант отправки по почте. Однако это требует согласия работника. Работодатель обычно направляет уведомление о необходимости забрать книжку или дать согласие на её пересылку.

Что делать, если работник отказывается забирать трудовую книжку?

Ситуации, когда уволенный сотрудник «исчезает» и не забирает документ, встречаются часто. В этом случае алгоритм действий работодателя следующий:

• Направить работнику официальное уведомление о необходимости явиться за книжкой.
• Если работник обратится позже, работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
• Если работник так и не явился и не дал согласия на отправку по почте, документ продолжает храниться в организации.

Резюме: таблица прав на получение

Примечание: С 2020 года многие работники перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае физический документ не выдается, а сведения храняться в Социальном фонде РФ и доступны через портал Госуслуг.