В современном управлении персоналом 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) играет ключевую роль в ведении трудовой книжки. С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие вопросы, связанные с оформлением и получением выписок, стали более удобными, но при этом требуют точного соблюдения процедур. Ниже представлена подробная инструкция по получению выписки из трудовой книжки в 1С:ЗУП, включая регистрацию заявлений, заполнение необходимых форм и отмену заявлений.
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка из трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий факты трудового стажа, даты приема, перевода, увольнения и другие кадровые события. В 1С:ЗУП выписка формируется автоматически из реестра кадровых событий и может быть отправлена в Пенсионный фонд России (ПФР) в составе сведений СЗВ-ТД.
Как изменить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП
Существует два способа ведения трудовой книжки: бумажная и электронная. Переключение между ними осуществляется через заявление сотрудника и соответствующую запись в системе.
- Сотрудник подает заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Бухгалтер заполняет документ в 1С:ЗУП, отражая выбранный способ.
- Заявление отправляется в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приёме на работу.
Если сотрудник ранее работал с бумажной трудовой книжкой, то в 1С:ЗУП отражаем тот же способ, чтобы обеспечить непрерывность данных.
Регистрация заявления о выборе способа ведения трудовой книжки
Для регистрации заявления в 1С:ЗУП 8.3 используется документ СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Ниже приведены шаги по созданию и заполнению этого документа.
- Откройте Документы → Сведения о трудовой деятельности и выберите СТД-Р.
- Выберите сотрудника, для которого формируется заявка.
- В форме автоматически заполняются данные о кадровых событиях: приём, перевод, увольнение.
- Укажите дату подачи заявления о ведении трудовой книжки в электронном или бумажном виде.
- Сохраните документ. Он автоматически отправится в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД.
Для отмены заявления используйте тот же документ, но выберите пункт «Отменить» в меню действий.
Формы и документы: СТД-Р, СЗВ-ТД, ЕФС-1
- СТД-Р – основной документ для регистрации кадровых событий и выбора способа ведения трудовой книжки.
- СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности, отправляемые в ПФР. Включает данные о приёме, переводе, увольнении.
- ЕФС-1 – форма, используемая для заполнения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В 1С:ЗУП 2025 обновлена пошаговая инструкция по заполнению раздела 1.1 ЕФС-1.
Пошаговая инструкция по получению выписки
- Подготовка данных – убедитесь, что все кадровые события сотрудника зафиксированы в реестре.
- Создание документа СТД-Р – как описано выше.
- Проверка и отправка – проверьте корректность данных, затем отправьте документ в ПФР.
- Получение выписки – после обработки заявлений ПФР выдает выписку. В 1С:ЗУП она может быть сформирована напрямую из реестра налоговой.
- Скачивание и хранение – выписку можно скачать с портала Госуслуг, сайта Соцфонда, обратиться в МФЦ/СФР, либо запросить у работодателя.
В 2025 году выписка из ЕГРИП (Единый Государственный Реестр Имущественных Прав) доступна в электронном виде через сервис ФНС. Для юридических лиц выписка из ЕГРЮЛ также доступна бесплатно на официальном сайте ФНС.
Отмена заявления и корректировка данных
Если необходимо отменить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, выполните следующие действия:
- Откройте документ СТД-Р в 1С:ЗУП.
- Выберите пункт «Отменить» в меню действий.
- Подтвердите отмену. Система автоматически обновит статус заявления.
Для корректировки данных о сотруднике используйте документ Сведения о трудовой деятельности и внесите необходимые изменения. После сохранения изменений система пересчитаёт сведения и обновит выписку.
Часто задаваемые вопросы
- Где выдаётся выписка из ЕГРИП? – Через портал Госуслуг, сайт Соцфонда, МФЦ/СФР.
- Как отличить выписку из ЕГРЮЛ от выписки из ЕГРИП? – ЕГРЮЛ содержит сведения о юридических лицах, а ЕГРИП – о физических лицах.
- Сколько действует выписка из ЕГРЮЛ? – Выписка актуальна на день получения, но может быть обновлена в реестре.
- Как начать вести электронную трудовую книжку в 1С? – Сначала сотрудник подаёт заявление, затем бухгалтер регистрирует его в 1С:ЗУП через документ СТД-Р.
Ведение трудовой книжки в 1С:ЗУП становится все более автоматизированным и удобным благодаря интеграции с ПФР и возможностям электронного документооборота. Следуя приведённой инструкции, вы сможете корректно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, получить выписку и при необходимости отменить заявление. Это обеспечит соблюдение всех требований законодательства и повысит эффективность работы отдела кадров;