Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей кадровой службы любой организации в Российской Федерации․ С 2021 года порядок учёта трудовых книжек и вкладышей в них регулируется Приказом Минтруда России от № 320н․ Одним из важнейших реквизитов в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них является графа:

«Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб․)»

Эта графа (№ 11 в форме, утверждённой Приказом № 320н) отражает сумму денежных средств, уплаченных работником за получение нового бланка трудовой книжки или вкладыша в неё․ Ниже — подробный разбор, зачем это нужно, как правильно заполнять и какие нормы регулируют этот процесс․

Что означает графа «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб․)»?

Эта графа предназначена для учёта денежных поступлений от работников, которые:

• Потеряли свою трудовую книжку или вкладыш и требуют выдачи дубликата;
• Получают новую трудовую книжку при первичном трудоустройстве, если ранее не имели её (в редких случаях);
• Получают вкладыш в трудовую книжку, потому что все страницы основной книжки заполнены․

Важно! Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 22, 66), работодатель обязан бесплатно выдать трудовую книжку при приёме на работу․ Однако если работник потерял или испортил книжку, он обязан возместить стоимость нового бланка․ Аналогично — при необходимости выдачи вкладыша по причине заполнения всех страниц основной книжки․

Когда возникает необходимость в получении денег за вкладыш или трудовую книжку?

Ситуации, при которых работодатель имеет право получить оплату за бланк:

1. Утрата трудовой книжки — работник потерял документ, и требуется выдача дубликата․ В этом случае он обязан возместить стоимость нового бланка․
2. Повреждение трудовой книжки — если книжка испорчена (промокла, порвана, нечитаемы записи), работодатель выдаёт дубликат, и работник оплачивает его․
3. Заполнение всех страниц основной трудовой книжки — по закону, если все страницы разделов «Работа по месту основной занятости» заполнены, работодатель обязан выдать вкладыш в трудовую книжку․ Работник оплачивает стоимость этого вкладыша․
4. Испорченный вкладыш при заполнении — если при заполнении вкладыша допущена ошибка, и он признан непригодным, работник оплачивает новый бланк․

Важно! Если трудовая книжка выдаётся впервые при приёме на работу — оплата не допускается․ Это обязанность работодателя․ Оплата возможна только при замене утраченного, повреждённого или заполненного документа․

Как правильно отражать сумму в Книге учёта?

В Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма по Приказу № 320н) графа №11 заполняется следующим образом:

• В графе 11 указывается сумма в рублях, полученная от работника за выдачу нового бланка (трудовой книжки или вкладыша)․
• Сумма указывается всегда цифрами (например: 450,00)․
• Если оплата не производилась — графа остаётся пустой․
• Сумма должна соответствовать фактической стоимости бланка, установленной поставщиком (например, типографией, уполномоченной Минтрудом)․

Пример заполнения:

Как оформляется оплата и бухгалтерский учёт?

После получения денег от работника:

1. Выдаётся кассовый ордер (форма КО-1) или приходный ордер на получение денежных средств․
2. Сумма отражается в кассе как поступление от физического лица (код операции — 1010 — «Поступление от работников за утраченные или испорченные трудовые книжки и вкладыши»)․
3. Составляется акт об уничтожении испорченных бланков (если вкладыш или книжка были испорчены при заполнении)․ Акт подписывается ответственным лицом и утверждается руководителем․
4. Ведётся отчёт по вкладышам — по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков вкладышей и о суммах, полученных за оформленные вкладыши, с приложением приходных ордеров․

Бухгалтерский учёт:

• Дебет 50 (Касса) — Кредит 91․01 (Прочие доходы) — отражается поступление денежных средств за бланк․
• При этом доходы от продажи бланков не облагаются НДС, так как не являются реализацией товаров или услуг (согласно п․ 2 ст․ 146 НК РФ)․

Что делать с испорченными бланками?

Если при заполнении трудовой книжки или вкладыша допущена ошибка (неправильная запись, нечитаемый штамп, разрыв бумаги и т․п․), бланк не может быть использован․ Он подлежит уничтожению с обязательным составлением акта об уничтожении испорченных бланков․

Акт должен содержать:

• Дата составления;
• ФИО ответственного лица;
• Серия и номер испорченного бланка;
• Причина уничтожения;
• Подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и руководителя организации;
• Отметка о фактическом уничтожении (например, «Уничтожен путём уничтожения в присутствии комиссии»)․

Акт хранится вместе с Книгой учёта в течение 5 лет․

Частые ошибки и как их избежать

1. Оплата при первичном трудоустройстве — строго запрещена․ Работодатель обязан бесплатно выдать трудовую книжку․
2. Неотражение суммы в книге учёта — если деньги получены, но не записаны в графе №11 — это нарушение порядка учёта, ведущее к штрафам․
3. Отсутствие приходного ордера — без документа, подтверждающего поступление денег, инспекция может признать факт незаконного получения средств․
4. Неуничтожение испорченных бланков — испорченные бланки должны быть уничтожены, а не храниться в архиве․ Иначе возможна утечка информации или их неправомерное использование․

Ответственность за нарушения

Нарушение правил учёта трудовых книжек и вкладышей влечёт административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․

В случае незаконного взимания денег за трудовую книжку при первичном трудоустройстве, это может быть квалифицировано как незаконное получение дохода и повлечь более серьёзные последствия, включая проверку со стороны трудовой инспекции и прокуратуры․

Графа «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб․)» — не просто формальность․ Это важный элемент контроля за соблюдением трудового законодательства и финансовой прозрачности в кадровом учёте․ Правильное заполнение этой графы позволяет:

• Избежать штрафов и проверок;
• Обеспечить законность получения средств от работников;
• Сохранить полную документальную цепочку — от получения бланка до его выдачи и уничтожения испорченных экземпляров․

Рекомендация: каждый месяц проверяйте, что все полученные суммы за бланки отражены в Книге учёта, приложены приходные ордера, а испорченные документы уничтожены с актом․ Это, основа профессионального и безупречного ведения кадрового учёта в 2026 году и далее․

📌 Помните: трудовая книжка — документ строгой отчётности․ Каждая запись, каждый бланк, каждая копия — должны быть учтены․ Иначе вы рискуете не только штрафами, но и репутацией вашей организации․